Номенклатура справ, строки зберігання документоы, зразок примірної номенклатури справ організації, перелік статей, зразок наказу про затвердження та формуванні

Номенклатура справ-це збірне поняття. Це справи організації, оформлені і зберігаються по ГОСТу.

Що включає це поняття, як її скласти, які функції і різновиди є?

Розглянемо докладніше далі.

Основні поняття

Справою в службі ДОУ позначають один пакет документів або їх добірку, яка об’єднана з якого-небудь фактору і зберігається разом. Вони формуються в ДНЗ або у відділенні структурного підрозділу компанії.

У відділі компанії зберігаються в упорядкованому вигляді з відповідним списком. Це називається номенклатурою справ.

У подібні справи потрапляють:

  • документи, що зберігаються тимчасово до їх заміни новими (ДЗН) або зберігаються постійно до минования потреби (ДМН), термінові і нетермінові;
  • вхідні та вихідні, складні та прості документи, оригінали та копії;
  • документи особового складу, виконавчі, звітні, організаційно-розпорядчі, фінансові;
  • документи експертної комісії (розшифровка ЕК) і документи експертної перевірної комісії (ЕПК);
  • документи ТП список документації, що утворюється при роботі державного комітету із зазначенням термінів збереження.

Основні функції номенклатури справ

Номенклатура справ дозволяє оперативним чином:

  • розміщувати в папки і шукати важливі папери у відділі архіву;
  • закріплювати індекси на документацію;
  • ставити терміни на документах і проводити перевірку їх цінності;
  • враховувати кількість пакетів справ у фірмі;
  • позбавлятися від паперів з закінченим терміном придатності;
  • розподіляти вхідну документацію відділ архіву;
  • отримувати інформацію про стан і наявність якихось паперів;
  • отримувати інформацію про склад з вмістом конкретної документації для робочого процесу.

Види номенклатури справ

Є три різновиди номенклатури справ в службі ДОП. Кожна з них має своє визначення, створюється відділом ДОУ і виконує конкретну функцію в ньому.

Типова

Покликана призначати склад справ, що утворюються в службі ДОУ відділі архіву у однотипного відділу компанії. В ній знаходяться базові розділи, які згодом стануть прикладом для створення аналогічних паперів.

Ця номенклатура — зразок. Вона є у всіх осіб фірми документознавців. Але для її створення потрібно відправна точка — приблизний вигляд номенклатури.

Приблизна

Покликана встановити точний склад справ в компанії, порядок їх складання. Зазвичай володіє рекомендаційним характером. По суті вважається чернеткою для dokumentoveda та секретаря, які складають типову номенклатуру.

В якості прикладу беруться загальні приклади, створені за Гостом, і умовно передруковуються під поточну структуру організації та її запити. Як і типова, примірна створюється службою ДНЗ. Згодом стає методичним довідником для працівників компанії.

Індивідуальна

Покликана встановити конкретний список справ для майбутнього складу документів. Для її формування в організації може застосовуватися два принципи складання: структурний і функціональний.

Перший застосовується, коли потрібно розробити номенклатуру районного, міського відділу. Другий використовується, коли потрібно розподілити основні напрямки роботи у структурних підрозділів, служб і окремих виконавців.

При створенні будь-якої номенклатури за зразок йде установча організаційна документація: статути з положеннями компанії, розкладами штатних одиниць, положеннями про відділи, плановими паперами, звітними паперами, переліками документації зі строками списання, номенклатурою справ за минулий час.

Дивіться також:  Фактори виробництва та факторні доходи виробництва: що це таке в економіці

Змістовна частина номенклатури

Номенклатура включає в себе чіткі розділи відділів, які в неї входять. Перший — служба ДОУ.

У малих компаніях, де не вироблена організована структура впорядкування справ у розділах представлені всі напрями її роботи у вигляді управлінського та наказного напрямки, фінансів, бухгалтерії, відділу менеджменту, кадрів і т. д.

У неї входять заголовки справ для групування вхідної та вихідної документації, індекси для довідкових паперів. Не входять у неї електронна документація, книги, буклети та брошури.

За змістом вона виглядає як таблиця з п’ятьма графами.

Індекс справи

Йде першим і складається з призначеного і підтвердженого в компанії арабського коду її напрямки роботи по ГОСТу і порядкового арабського номери відділення. Наприклад, у коледжу з навчальної частини номер 2 та код 02, як і в будь-якому освітньому закладі та бібліотеці.

Заголовок справи

В заголовку повинна бути чітко відображена змістова і складова частина документації, що знаходиться в пакеті зі справами. Часто заголовок представлений з найменуванням різновиди пакету, відправника або одержувача, невеликим вмістом документації, найменуванням місця, де знаходяться справи, часом і копийностью.

У ньому не повинно бути неправдивих, незрозумілих назв, не пов’язаних між собою за змістом. Всередині розділів вони прописуються за значенням. На початку розміщуються заголовки управлінської і наказовий документації. Потім йдуть назви планів, звітів, інформаційної документації, бухгалтерських документів.

Кількість одиниць зберігання

Її заповнюють за настання кінця року в діловодстві, вказуючи кількість документів у папці. Так, в одній папці може перебувати не більше 250 штук паперів. Якщо їх більше, то заводять ще одну. Щоб не заплутатися в них, застосовують додатковий символ.

Термін зберігання справи, перелік статей

Він прописується у відповідність з базовим ГОСТом збереження справ. В одній справі не можуть перебувати документи з тимчасовим та постійним строком зберігання. Також прописується перелік статей під термінами.

Примітки

В останній графі проставляються відмітки про те, що було заведено справу, переведено в інший відділ, відредаговано, передано в іншу організацію, передано на знищення, доповнено новими паперами тощо. Позначки для електронних справ, у тому числі їх дата заклади, також ставляться.

Щодо заповнення всіх граф номенклатуру підписує керівник ДНЗ, погодивши свої дії з відділенням архіву. Потім дається на затвердження начальнику. Тільки потім вона вводиться в дію і входить до складу паперів організації.

Висновок

В цілому, номенклатура справ являє собою чіткий перелік справ у компанії. Вона призначена систематизувати всю документацію для спрощення роботи з нею, потрібна для наведення порядку в паперах. Буває типовою, примірно і індивідуальної і складається з 5 граф, обов’язкових до заповнення.