Номенклатура справ, строки зберігання документоы, зразок примірної номенклатури справ організації, перелік статей, зразок наказу про затвердження та формуванні

Основні функції номенклатури справ

Номенклатура справ дозволяє оперативним чином:

  • розміщувати в папки і шукати важливі папери у відділі архіву;
  • закріплювати індекси на документацію;
  • ставити терміни на документах і проводити перевірку їх цінності;
  • враховувати кількість пакетів справ у фірмі;
  • позбавлятися від паперів з закінченим терміном придатності;
  • розподіляти вхідну документацію відділ архіву;
  • отримувати інформацію про стан і наявність якихось паперів;
  • отримувати інформацію про склад з вмістом конкретної документації для робочого процесу.

Види номенклатури справ

Є три різновиди номенклатури справ в службі ДОП. Кожна з них має своє визначення, створюється відділом ДОУ і виконує конкретну функцію в ньому.

Типова

Покликана призначати склад справ, що утворюються в службі ДОУ відділі архіву у однотипного відділу компанії. В ній знаходяться базові розділи, які згодом стануть прикладом для створення аналогічних паперів.

Ця номенклатура — зразок. Вона є у всіх осіб фірми документознавців. Але для її створення потрібно відправна точка — приблизний вигляд номенклатури.

Дивіться також:  Оборотні кошти, поняття, склад власних оборотних коштів підприємства, нормовані і ненормовані оборотні засоби, аналіз, які стадії проходять, середньорічна вартість, показники

Приблизна

Покликана встановити точний склад справ в компанії, порядок їх складання. Зазвичай володіє рекомендаційним характером. По суті вважається чернеткою для dokumentoveda та секретаря, які складають типову номенклатуру.

В якості прикладу беруться загальні приклади, створені за Гостом, і умовно передруковуються під поточну структуру організації та її запити. Як і типова, примірна створюється службою ДНЗ. Згодом стає методичним довідником для працівників компанії.

Індивідуальна

Покликана встановити конкретний список справ для майбутнього складу документів. Для її формування в організації може застосовуватися два принципи складання: структурний і функціональний.

Перший застосовується, коли потрібно розробити номенклатуру районного, міського відділу. Другий використовується, коли потрібно розподілити основні напрямки роботи у структурних підрозділів, служб і окремих виконавців.

При створенні будь-якої номенклатури за зразок йде установча організаційна документація: статути з положеннями компанії, розкладами штатних одиниць, положеннями про відділи, плановими паперами, звітними паперами, переліками документації зі строками списання, номенклатурою справ за минулий час.

Сторінка: 1 2 3 4