Номенклатура справ, строки зберігання документоы, зразок примірної номенклатури справ організації, перелік статей, зразок наказу про затвердження та формуванні

Змістовна частина номенклатури

Номенклатура включає в себе чіткі розділи відділів, які в неї входять. Перший — служба ДОУ.

У малих компаніях, де не вироблена організована структура впорядкування справ у розділах представлені всі напрями її роботи у вигляді управлінського та наказного напрямки, фінансів, бухгалтерії, відділу менеджменту, кадрів і т. д.

У неї входять заголовки справ для групування вхідної та вихідної документації, індекси для довідкових паперів. Не входять у неї електронна документація, книги, буклети та брошури.

За змістом вона виглядає як таблиця з п’ятьма графами.

Індекс справи

Йде першим і складається з призначеного і підтвердженого в компанії арабського коду її напрямки роботи по ГОСТу і порядкового арабського номери відділення. Наприклад, у коледжу з навчальної частини номер 2 та код 02, як і в будь-якому освітньому закладі та бібліотеці.

Заголовок справи

В заголовку повинна бути чітко відображена змістова і складова частина документації, що знаходиться в пакеті зі справами. Часто заголовок представлений з найменуванням різновиди пакету, відправника або одержувача, невеликим вмістом документації, найменуванням місця, де знаходяться справи, часом і копийностью.

У ньому не повинно бути неправдивих, незрозумілих назв, не пов’язаних між собою за змістом. Всередині розділів вони прописуються за значенням. На початку розміщуються заголовки управлінської і наказовий документації. Потім йдуть назви планів, звітів, інформаційної документації, бухгалтерських документів.

Дивіться також:  Штрих-код товару, його розшифрування і перевірка, таблиця штрих-кодів країн виробників, види штрих-кодів, яку інформацію несе в собі штрихкодування товарів

Кількість одиниць зберігання

Її заповнюють за настання кінця року в діловодстві, вказуючи кількість документів у папці. Так, в одній папці може перебувати не більше 250 штук паперів. Якщо їх більше, то заводять ще одну. Щоб не заплутатися в них, застосовують додатковий символ.

Термін зберігання справи, перелік статей

Він прописується у відповідність з базовим ГОСТом збереження справ. В одній справі не можуть перебувати документи з тимчасовим та постійним строком зберігання. Також прописується перелік статей під термінами.

Примітки

В останній графі проставляються відмітки про те, що було заведено справу, переведено в інший відділ, відредаговано, передано в іншу організацію, передано на знищення, доповнено новими паперами тощо. Позначки для електронних справ, у тому числі їх дата заклади, також ставляться.

Щодо заповнення всіх граф номенклатуру підписує керівник ДНЗ, погодивши свої дії з відділенням архіву. Потім дається на затвердження начальнику. Тільки потім вона вводиться в дію і входить до складу паперів організації.

Сторінка: 1 2 3 4