Основи оформлення

Звичайним прикладом службового листа є документ формату А4, при цьому деталі розташовуються у верхньому куті. У середині бланка реквізити розташовують рідко, в основному муніципальні установи вживають цю форму. У разі листів з маленьким розміром тексту (менше 8 рядків) допускається формат A5.

При написанні необхідно звернути увагу на наступні моменти щодо оформлення службового листа:

• воно повинно бути написано на спеціальному бланку;
• форма зобов’язана містити всі деталі організації;
• готове до відправки лист повинен містити всі необхідні дані: дату, вихідний номер, одержувача, назву, реальний текст, зазначення можливих додатків, потрібні підписи, в деяких варіантах – друк, деталі офіційного листа також містять примітки про схвалення і дозволі;
• в організації, яку було відправлено лист, після його отримання на ньому розташовується примітка про його напрямку в архів;
• вірно представлене лист підписується офіційним особою;
• вся інформація, представлена в листі, повинна бути чіткою;
• листи складаються у двох примірниках, один з яких надсилається, а інший залишається в організації;
• тип письма складається на базі міститься в ньому інформації: листи з питанням, листи-нагадування і т. д.