Основні вимоги
Серед основних вимог до службових листів можна представити:
- Спочатку треба конкретизувати мету листи.
- Позначити вид або тип.
- Думки слід викладати чітко і ясно.
- Прописати очікувані від адресата дії.
- Визначити терміновість листи.
- Стиль листа повинен бути офіційно-діловим з спрямованістю на співпрацю.
- Суть претензії треба викладати точно і чітко.
- Факти повинні бути конкретними і реальними.
- Правильне розміщення реквізитів.
- Текст повинен бути отредактированным і не містити помилок.
- Не застосовувати категоричних виразів.
Основні правила
Для того щоб зрозуміти, як написати службовий лист, необхідно знати базові правила. Серед них можна виділити:
- складається лист на фірмовому бланку компанії, який розробляється заздалегідь;
- обов’язково вказівку реквізитів;
- розгляд лише одного питання;
- інформація викладається стисло, але зрозуміло;
- при наявності декількох адресатів спочатку вказується основний, а далі – всі інші.