Зразок службового листа

Для того щоб зрозуміти, як правильно заповнювати цей документ, наведемо конкретний приклад.

Можна написати службовий лист, задіюючи наступний шаблон:

• деталі організації знаходяться в центрі форми;
• дані одержувача праворуч вгорі;
• в середині форми необхідно звернення до одержувача, задіюючи оборот «Шановний» або «Шановна»;
• вказівка передумови, які спонукали вас написати лист;
• виклад дій, фактів, подій, пропозицій тощо;
• виклад пропозицій на базі попереднього абзацу;
• підпис та ініціали.

Текст службового листа повинен бути коротким, зрозумілим, містити достовірні факти.

Зразок службового листа представлений на малюнку нижче. Даний зразок представлений у вигляді гарантійного листа і відображає правильність розміщення інформації на документі.

Реквізити

Розглянемо, які основні реквізити повинні бути відображені в досліджуваному документі.

Службові листи складаються на фірмовому бланку організації, спеціально створеному для цього виду кореспонденції. Структури розробляються і затверджуються спеціальною службою.

Необхідно неодмінно вказувати наступні реквізити службового листа:

• назва компанії (організація, компанія);
• відділ, в який надсилається офіційний лист;
• посаду виконуючого особи, його повне ім’я і прізвище;
• адреса одержувача;
• дата, вихідний номер листа і, якщо це відповідь лист, номери і дати тих документів, на які був написаний відповідь;
• заголовок має бути написано в одному реченні. Якщо лист малий, то заголовок не потрібно.

Зазначені на листі знаки та резолюції про отриманні також відносяться до деталей листи.

Детальна інформація про «номері вихідного і вхідного документа записується у журналах вихідної та вхідної кореспонденції.