Види

Систематизація кореспонденції може проводитися за різними підставами, які можуть бути пов’язані з призначенням і змістом документів, їх важливістю і терміновістю, значенням при вирішенні певних завдань, статусом автора і адресата, рисами матеріального носія і способу реєстрації технологією передачі та впровадження засобів зв’язку, функцією обробки в системах управління.

Перелік обставин для класифікації видів службових листів надзвичайно широкий. На різних етапах створення, передачі та використання ділової інформації вирішуються певні завдання і використовуються належні атрибути систематизації документів.

В залежності від інформації, яка представлена в подібного роду документах, виділяють наступні види службових листів:

• Інформаційне: адресат проінформований про що-небудь.
• Супровідний: якщо відправлені одержувачу, крім листи, інші документи.
• Повідомлення: адресат інформує відправника про одержання від нього кореспонденції (документи, посилки, перекази тощо).
• Гарантійне: якщо воно підтверджує реалізацію певних обов’язків. Даний тип офіційного листа має юридичну силу. Міститься в ньому інформація повинна бути представлена вірно, без двозначності. На відміну від усіх інших офіційних листів, обов’язково проставлення візи керівника і бухгалтера, та печатки компанії.
• Повідомлення: напрям уваги про те, що одержувач надає факти, які його цікавлять.
• Запрошення: адресат інформується про організацію громадських заходів (конференцій, семінарів, конкурсів) і запрошується на них.

Ці типи офіційних листів є основними. Однак існує багато інших поглядів на класифікацію службових листів:

• запит: направляється в компанію з запитом будь-якої інформації;
• вимога: у ньому вимагається виконання певних зобов’язань;
• відповідь: це відповідь на запит, пропозицію;
• претензія із зазначенням невідповідностей у процесі виконання договорів, його призначення – спонукати адресата заплатити штраф, який пов’язаний з цим;
• вітання, надіслані під час офіційних свят;
• подяка: орієнтована компанії, її працівникові або одній особі в якості відповіді на будь-які діяння, які мають позитивні результати;
• запит є одним з більш поширених типів офіційних листів, так як під час роботи компанії існує величезна кількість ситуацій, в яких необхідно щось просити.

Зазвичай службовий лист охоплює лише одне питання. Один одержувач отримує стільки листів, скільки питань необхідно вирішити. Об’єднання декількох запитань один лист може бути тільки в тому випадку, якщо вони з’єднані разом.