Особливості

Серед основних особливостей службових листів можна виділити:

• Лист будують за спеціальною певною схемою: вступ із зазначенням мотивів і причин написання, фактів і посилань на події, докази і обґрунтування, висновок з викладенням висновків та пропозицій, прохань, вимог.
• Метою листа є певні спонукальні мотиви.
• Відображення одного питання.
• Текст викладається у третій особі і однині.

Структура і зміст

Головною умовою змісту службового листа є стислість. До того як написати лист, необхідно продумати його зміст і уявити сутність питання у більш зрозумілою та простою формою. У відповідності з прийнятими еталонами, службовий лист не повинно займати більше одного аркуша. Заголовок не повинен бути написано маленькими літерами.

У прикладі службового листа присутні дві частини – вступна і заключна. Вступна частина відкриває тему листа, передумови, які спонукали його скласти документ. В останній частині зазначаються дії, які адресат повинен виконати після прочитання листа: виконати запит, прийняти запрошення, розгледіти пропозицію, виконати гарантії, зробити висновки, виконати вимогу і т. д. Є також ситуації, коли лист складається лише з обігу без будь-яких пояснень.

Щоб полегшити роботу з величезним числом листів зі схожим змістом, можна створити шаблони, в яких певні дані будуть вводитися в порожні поля.