Лист – це письмова форма мови, адресована одній особі або кільком людям. В залежності від одержувача (тобто особи, якій адресовано лист) або життєвої ситуації відправника, лист може приймати різні форми. Це може бути службовий, офіційний, особистий характер.

Особисті списки можуть бути в будь-якій формі. Однак якщо лист повинен мати більш формальну форму, слід дотримуватися кількох принципів, представлених нижче.

Поняття

Службовий лист відноситься до документів, различаемым за змістом теми. Воно використовується для зв’язку між організаціями, організаційними підрозділами в компанії, клієнтами та колегами по бізнесу. Листи надають адресату різні дані: вони інформують, попереджають, нагадують і т. д.

Обмін подібними листами є одним з видів ділового спілкування. Тому слід звернути увагу на стиль вираження і написання в листі, оскільки в залежності від цього створюється загальне враження про одержувача. Однак є шаблони, формують офіційні листи. Також є ряд деталей, які повинні бути включені в подібний лист.

Текст кожного типу листа повинен бути коротким, компетентним, містити чіткі і точні дані.

Службовий лист – це письмовий документ, який може бути:

• відповіддю на більш ранні запити та документи;
• супровідним елементом до іншим документам;
• ініціативним листом.

Види

Систематизація кореспонденції може проводитися за різними підставами, які можуть бути пов’язані з призначенням і змістом документів, їх важливістю і терміновістю, значенням при вирішенні певних завдань, статусом автора і адресата, рисами матеріального носія і способу реєстрації технологією передачі та впровадження засобів зв’язку, функцією обробки в системах управління.

Перелік обставин для класифікації видів службових листів надзвичайно широкий. На різних етапах створення, передачі та використання ділової інформації вирішуються певні завдання і використовуються належні атрибути систематизації документів.

В залежності від інформації, яка представлена в подібного роду документах, виділяють наступні види службових листів:

• Інформаційне: адресат проінформований про що-небудь.
• Супровідний: якщо відправлені одержувачу, крім листи, інші документи.
• Повідомлення: адресат інформує відправника про одержання від нього кореспонденції (документи, посилки, перекази тощо).
• Гарантійне: якщо воно підтверджує реалізацію певних обов’язків. Даний тип офіційного листа має юридичну силу. Міститься в ньому інформація повинна бути представлена вірно, без двозначності. На відміну від усіх інших офіційних листів, обов’язково проставлення візи керівника і бухгалтера, та печатки компанії.
• Повідомлення: напрям уваги про те, що одержувач надає факти, які його цікавлять.
• Запрошення: адресат інформується про організацію громадських заходів (конференцій, семінарів, конкурсів) і запрошується на них.

Ці типи офіційних листів є основними. Однак існує багато інших поглядів на класифікацію службових листів:

• запит: направляється в компанію з запитом будь-якої інформації;
• вимога: у ньому вимагається виконання певних зобов’язань;
• відповідь: це відповідь на запит, пропозицію;
• претензія із зазначенням невідповідностей у процесі виконання договорів, його призначення – спонукати адресата заплатити штраф, який пов’язаний з цим;
• вітання, надіслані під час офіційних свят;
• подяка: орієнтована компанії, її працівникові або одній особі в якості відповіді на будь-які діяння, які мають позитивні результати;
• запит є одним з більш поширених типів офіційних листів, так як під час роботи компанії існує величезна кількість ситуацій, в яких необхідно щось просити.

Зазвичай службовий лист охоплює лише одне питання. Один одержувач отримує стільки листів, скільки питань необхідно вирішити. Об’єднання декількох запитань один лист може бути тільки в тому випадку, якщо вони з’єднані разом.

Особливості

Серед основних особливостей службових листів можна виділити:

• Лист будують за спеціальною певною схемою: вступ із зазначенням мотивів і причин написання, фактів і посилань на події, докази і обґрунтування, висновок з викладенням висновків та пропозицій, прохань, вимог.
• Метою листа є певні спонукальні мотиви.
• Відображення одного питання.
• Текст викладається у третій особі і однині.

Структура і зміст

Головною умовою змісту службового листа є стислість. До того як написати лист, необхідно продумати його зміст і уявити сутність питання у більш зрозумілою та простою формою. У відповідності з прийнятими еталонами, службовий лист не повинно займати більше одного аркуша. Заголовок не повинен бути написано маленькими літерами.

У прикладі службового листа присутні дві частини – вступна і заключна. Вступна частина відкриває тему листа, передумови, які спонукали його скласти документ. В останній частині зазначаються дії, які адресат повинен виконати після прочитання листа: виконати запит, прийняти запрошення, розгледіти пропозицію, виконати гарантії, зробити висновки, виконати вимогу і т. д. Є також ситуації, коли лист складається лише з обігу без будь-яких пояснень.

Щоб полегшити роботу з величезним числом листів зі схожим змістом, можна створити шаблони, в яких певні дані будуть вводитися в порожні поля.

Зразок службового листа

Для того щоб зрозуміти, як правильно заповнювати цей документ, наведемо конкретний приклад.

Можна написати службовий лист, задіюючи наступний шаблон:

• деталі організації знаходяться в центрі форми;
• дані одержувача праворуч вгорі;
• в середині форми необхідно звернення до одержувача, задіюючи оборот «Шановний» або «Шановна»;
• вказівка передумови, які спонукали вас написати лист;
• виклад дій, фактів, подій, пропозицій тощо;
• виклад пропозицій на базі попереднього абзацу;
• підпис та ініціали.

Текст службового листа повинен бути коротким, зрозумілим, містити достовірні факти.

Зразок службового листа представлений на малюнку нижче. Даний зразок представлений у вигляді гарантійного листа і відображає правильність розміщення інформації на документі.

Реквізити

Розглянемо, які основні реквізити повинні бути відображені в досліджуваному документі.

Службові листи складаються на фірмовому бланку організації, спеціально створеному для цього виду кореспонденції. Структури розробляються і затверджуються спеціальною службою.

Необхідно неодмінно вказувати наступні реквізити службового листа:

• назва компанії (організація, компанія);
• відділ, в який надсилається офіційний лист;
• посаду виконуючого особи, його повне ім’я і прізвище;
• адреса одержувача;
• дата, вихідний номер листа і, якщо це відповідь лист, номери і дати тих документів, на які був написаний відповідь;
• заголовок має бути написано в одному реченні. Якщо лист малий, то заголовок не потрібно.

Зазначені на листі знаки та резолюції про отриманні також відносяться до деталей листи.

Детальна інформація про «номері вихідного і вхідного документа записується у журналах вихідної та вхідної кореспонденції.

Основи оформлення

Звичайним прикладом службового листа є документ формату А4, при цьому деталі розташовуються у верхньому куті. У середині бланка реквізити розташовують рідко, в основному муніципальні установи вживають цю форму. У разі листів з маленьким розміром тексту (менше 8 рядків) допускається формат A5.

При написанні необхідно звернути увагу на наступні моменти щодо оформлення службового листа:

• воно повинно бути написано на спеціальному бланку;
• форма зобов’язана містити всі деталі організації;
• готове до відправки лист повинен містити всі необхідні дані: дату, вихідний номер, одержувача, назву, реальний текст, зазначення можливих додатків, потрібні підписи, в деяких варіантах – друк, деталі офіційного листа також містять примітки про схвалення і дозволі;
• в організації, яку було відправлено лист, після його отримання на ньому розташовується примітка про його напрямку в архів;
• вірно представлене лист підписується офіційним особою;
• вся інформація, представлена в листі, повинна бути чіткою;
• листи складаються у двох примірниках, один з яких надсилається, а інший залишається в організації;
• тип письма складається на базі міститься в ньому інформації: листи з питанням, листи-нагадування і т. д.

Основні вимоги

Серед основних вимог до службових листів можна представити:

• Спочатку треба конкретизувати мету листи.
• Позначити вид або тип.
• Думки слід викладати чітко і ясно.
• Прописати очікувані від адресата дії.
• Визначити терміновість листи.
• Стиль листа повинен бути офіційно-діловим з спрямованістю на співпрацю.
• Суть претензії треба викладати точно і чітко.
• Факти повинні бути конкретними і реальними.
• Правильне розміщення реквізитів.
• Текст повинен бути отредактированным і не містити помилок.
• Не застосовувати категоричних виразів.

Основні правила

Для того щоб зрозуміти, як написати службовий лист, необхідно знати базові правила. Серед них можна виділити:

• складається лист на фірмовому бланку компанії, який розробляється заздалегідь;
• обов’язково вказівку реквізитів;
• розгляд лише одного питання;
• інформація викладається стисло, але зрозуміло;
• при наявності декількох адресатів спочатку вказується основний, а далі – всі інші.

Основи написання

У таблиці нижче представлені основи написання окремих моментів службового листа.

Розділ	Основи написання
Реквізити	Зазначаються: дата, номер, посилання на документи, заголовок. Реквізити, складові службовий лист: · назва компанії; · структурний підрозділ; · посада виконавця; · Ф. В. О.; · адреса одержувача.
Введення	Опис обставин, за яких вимагається написання листа. Посилання на правові норми
Змістовна частина	Конкретні вимоги, роз’яснення і переконання. Можна викладати конкретні цифри
Висновок	Наслідки, які настануть при ухиленні від вимог.
Додатка	Додатки присутні тоді, коли є посилання на них в листі.
Підписи	Підписи керівництва та друк

У прикладі службового листа визначено порядок дій при його створенні:

• вивчення обставин питання і додається інформації;
• складання проекту листа;
• узгодження тексту з можливими доповненнями та редагуванням;
• затвердження листа керівником;
• остаточне оформлення і підписання документа;
• реєстрація;
• відправка кореспонденції.

Правила набору тексту

Існують спеціальні правила набору тексту, які викладені нижче:

• застосовують популярний шрифт Times New Roman;
• розмір шрифту регламентований для основного тексту: 14, для позначок – 12.

У прикладі службового листа визначені правила розміщення реквізитів:

• міжрядковий інтервал – 1;
• вирівнювання тексту за шириною»;
• автоматична розстановка переносів;
• проміжок від номера реєстрації до заголовка становить 2 інтервали, далі до основного тексту – 3 інтервалу.

Основні помилки

Серед найбільш популярних помилок при складанні листів можна назвати:

• немає структури документа;
• застосування неофіційною стилістики;
• неправильне оформлення документа;
• порушення правил ділового спілкування;
• подача інформації неефективна;
• документ занадто довгий або, навпаки, занадто короткий;
• застосування різних форм при складанні одного і того ж документа;
• текст перевантажений номенклатурної лексикою і абревіатурами;
• відсутність мети в документі.

Виконання всіх зазначених вимог на практиці дозволить компанії вдосконалювати свій документообіг і спростити завдання служб діловодства.