Службові відповідні листи

Так як ряд надісланих текстів передбачає відповідь від отримувача, у діловому середовищі були введені форми листів за згодою і відмовою. Вони застосовуються для запитів, пропозицій, прохань і ряду інших текстів.

Лист-відмова

Незгода передбачає відмову від того, що зазначено в посланні.

Приклад – керівництво компанії вирішило не приймати пропозицію маркетингового відділу і відмовило у розробці рекламної компанії.

Лист-згода

Якщо організація зацікавлена в участі в заході або впровадженні будь-якої технології, вона відповідає згодою.

Наприклад, адміністрація фірми підтримала ідею присутності на економічному форумі і погодилася на запрошення.

Службові листи з підтвердженням, гарантією, зобов’язанням

У великих компаніях прийнято оборот кореспонденцією. У більшості випадків бланки мають стандартну форму. Розглянемо ключові приклади службових записок.

Лист-рекомендація

Рекомендації застосовуються в корпоративному світі для оцінки характеристик фізичних та юридичних осіб.

Це свого роду піар об’єкта для інших. В якості прикладу можна зазначити рекомендаційний лист працівникові при звільненні.

Лист-підтвердження

Підтвердження надсилається у випадку, коли потрібно підтвердити отримання яких-небудь даних.

Наприклад, компанія відправила запит на участь, оргкомітет відповів, що прийняв їх заявку, і вона перебуває на розгляді. Листування — запорука того, що звернення не загубиться. Часто такі повідомлення відправляються автоматично при отриманні листа.

Лист-гарантія

Формат передбачає надання відомостей про наявність зобов’язань компанії перед третіми особами. Спрямовується як партнерам, так і споживачам товарів і послуг.

Приклад – фірма-виробник надсилає гарантійні послання клієнтам про те, що у випадку шлюбу вони зобов’язуються компенсувати витрати у подвійному розмірі та запит про погодження умов.

Етикетні листа

Етикетні листи, як правило, також мають стандартизовану форму і використовуються багаторазово для типових ситуацій. В зразок вставляються персональні дані одержувача і дата. Вони не так формалізовані, як розпорядче, але теж володіють структурою.

Вдячність

На особливі заслуги перед компанією допустимо використання різних позитивних санкцій. Найпростіша – лист подяки.

Наприклад, за високі показники по обороту співробітникові відправили електронний текст, висловивши словами вдячність і обґрунтування подяки.

Привітання

Невеликого формату текстовий файл, що включає добрі слова і побажання особі, у якої урочиста подія.

Приклад – секретар керівника регулярно розсилає привітання з днем народження співробітникам підприємства від імені директора.

Вибачення

Такий варіант часто застосовується у відношенні клієнтів керівництвом компанії.

Приклад – споживач не задоволений якістю наданих послуг і повідомив про це відділу по роботі з клієнтами. У відповідь на це уповноважені співробітники відправили вибачення у письмовій формі.

Співчуття

Коли в сім’ї людини трапляється нещастя, прийнято направляти тексти, які виражають співчуття.

Застосовується у разі смерті працівника або когось з його рідних.