Види листів у діловодстві, зразки інформаційного, службового, офіційного, розпорядчого, статутного, листи-повідомлення, сповіщення, підтвердження, обгрунтування

Передача інформації за допомогою текстового повідомлення здавна була популярна і необхідна.

У сучасному світі існує кілька видів листів.

Розглянемо специфіку створення та утримання базових типів послань.

Види листів ділового призначення

Одне з ключових місць застосування листування – ділове середовище. Компанії регулярно обмінюються повідомленнями один з одним і всередині фірми.

До базових критеріїв класифікації ділових листів ставляться:

  1. Територіальна ознака – в межах міста, країни або пари держав.
  2. Спосіб доставки – паперова кореспонденція, факс і використання електронної пошти.
  3. Статус суб’єктів – спілкування між юридичними і фізичними особами.
  4. Кількість отримувачів – один об’єкт або група осіб.
  5. Предмет спілкування – запитання керівництва, судові розгляди, особистий обмін інформацією та інші.
  6. Рівень регламентації – формальні (зі строгою структурою) і неформальні послання.

Припустимо виділення і інших критеріїв класифікації. Вони базуються на проблеми, метою та ієрархії вирішуваних питань.

Листи інформаційної спрямованості

Якщо єдиним завданням повідомлення є необхідність передати певні відомості, то послання називає інформаційним. В залежності від типу даних, тексти бувають кількох різновидів. Розглянемо ключові види інформаційних листів.

Лист-повідомлення

Повідомлення направлено на то, щоб повідомити важливі відомості групі осіб.

Наприклад, всіх співробітників інформують про те, що відбудеться корпоратив і на нього запрошені всі працівники з подружжям. Іноді повідомлення буває повторним, воно носить характер нарочного виправленого тексту.

Лист-реклама

Рекламні повідомлення російською мовою – це короткий опис переваг товару або послуги, що спонукає зробити покупку.

Іноді статутні послання інформують виключно про акції і знижки.

Лист-повідомлення

Подібного роду послання в більшості випадків містять офіційну інформацію, призначену для широкого кола одержувачів.

В якості прикладів допустимо відзначити роз’яснення нових нормативних актів, відомості про графік роботи.

Лист-повідомлення

Повідомлення передбачає необхідність оповістити про важливої офіційної інформації широку аудиторію.

Нерідко відомості друкуються в ЗМІ або всередині корпоративних видань.

Лист-нагадування

У матеріалі містяться відомості про певний зобов’язанні людини або про домовленості.

Приклад – всім учасникам конференції за день до заходу прийшло повідомлення про те, що початок сесії о дванадцятій годині. Вони знали про це і раніше, це було лише нагадуванням.

Супровідний або лист-роз’яснення

Супровідний повідомлення є доповненням до конкретного пакету матеріалів або файлу.

Наприклад, людина надсилає керівництву річний звіт, що складається з десяти файлів. Щоб перевіряючому особі було простіше, співробітник доповнює відправку посланням, в якому коротко зафіксована суть кожної частини звіту.

Інші

Інші види інформаційних листів так чи інакше пов’язані з цими текстами. Вони відображають відомості і не передбачають отримання відповіді на нього, наприклад, циркулярний лист про передачу документів.

Листи-прохань і пропозицій

На відміну від інформаційних повідомлень листи-прохання та пропозиції передбачають отримання відповіді. Вони, як правило, закінчуються закликом до конкретної дії. Розглянемо ключові типи подібних текстів.

Лист-заявка

Бажання брати участь у чому-небудь або запросити конкретний товар або послугу формується у вигляді заявки. Наприклад, організація планує бути членом експо виставки та надсилає відповідне текст в організаційний комітет.

Іншим варіантом є замовлення продуктів у постачальника. Лист іноді передбачає відповідь, іноді ні – залежить від домовленостей між сторонами та існуючого регламенту.

Лист-замовлення

Повідомлення замовлення частіше виступає як відповідь на пропозицію. Поряд з цим може бути і ініціативним.

Приклад – організація знайшла нового постачальника ресурсів і сформувала замовлення на кілька найменувань.

Лист-запрошення

При необхідності здійснити явку людей на захід розсилаються запрошення. Вони бувають загального характеру і спеціальні.

Найчастіше використовуються офіційні бланки. Наприклад, представників філій запрошують на зустріч у головному офісі допомогою електронного текстового файлу.

Лист-прохання

Прохання про що-небудь формується за допомогою повідомлення-прохання.

Заклик до дії – крок або письмова відповідь. Приклад – прохання про проходження співбесіди на більш високу посаду.

Лист-пропозиція

Форма ініціативного послання, в якому формується конструктивну пропозицію від однієї людини іншій.

В якості прикладу відзначимо варіант, при якому відділ маркетингу пропонує проведення акції в новорічну ніч для залучення нових клієнтів.

Лист із запитом

У діловому середовищі часто застосовується подібний текстовий формат.

Ідея в тому, що в листі описується конкретна відповідь на заявку. Наприклад, керівник відділу робить запит у кадровий підрозділ, з метою виявити дату влаштування працівника на роботу.

Лист з претензіями або вимогами

У випадку недотримання однією стороною встановлених зобов’язань, інша, як суб’єкт листування, має право спрямувати або претензію – вираження невдоволення, або вимога – запит на виконання умов угоди. Дозвіл конфліктів пов’язана з врегулюванням подібних питань.

Лист-вимога

У вимозі зазначається заклик до раніше обговореного дії, яке не було виконано у встановлений строк. В кінці послання вказуються можливі санкції.

В якості прикладу припустимо зазначити повідомлення з банку своєму кредитору, який не вніс оплату за договором.

Лист-претензія

Даний формат – це свого роду скарга на порушення умов і вказівка на необхідність відшкодування збитків.

Наприклад, незадоволений клієнт, який зіткнувся з бракованою продукцією, просить компенсувати йому витрати і моральну шкоду.

Службові відповідні листи

Так як ряд надісланих текстів передбачає відповідь від отримувача, у діловому середовищі були введені форми листів за згодою і відмовою. Вони застосовуються для запитів, пропозицій, прохань і ряду інших текстів.

Лист-відмова

Незгода передбачає відмову від того, що зазначено в посланні.

Приклад – керівництво компанії вирішило не приймати пропозицію маркетингового відділу і відмовило у розробці рекламної компанії.

Лист-згода

Якщо організація зацікавлена в участі в заході або впровадженні будь-якої технології, вона відповідає згодою.

Наприклад, адміністрація фірми підтримала ідею присутності на економічному форумі і погодилася на запрошення.

Службові листи з підтвердженням, гарантією, зобов’язанням

У великих компаніях прийнято оборот кореспонденцією. У більшості випадків бланки мають стандартну форму. Розглянемо ключові приклади службових записок.

Лист-рекомендація

Рекомендації застосовуються в корпоративному світі для оцінки характеристик фізичних та юридичних осіб.

Це свого роду піар об’єкта для інших. В якості прикладу можна зазначити рекомендаційний лист працівникові при звільненні.

Лист-підтвердження

Підтвердження надсилається у випадку, коли потрібно підтвердити отримання яких-небудь даних.

Наприклад, компанія відправила запит на участь, оргкомітет відповів, що прийняв їх заявку, і вона перебуває на розгляді. Листування — запорука того, що звернення не загубиться. Часто такі повідомлення відправляються автоматично при отриманні листа.

Лист-гарантія

Формат передбачає надання відомостей про наявність зобов’язань компанії перед третіми особами. Спрямовується як партнерам, так і споживачам товарів і послуг.

Приклад – фірма-виробник надсилає гарантійні послання клієнтам про те, що у випадку шлюбу вони зобов’язуються компенсувати витрати у подвійному розмірі та запит про погодження умов.

Етикетні листа

Етикетні листи, як правило, також мають стандартизовану форму і використовуються багаторазово для типових ситуацій. В зразок вставляються персональні дані одержувача і дата. Вони не так формалізовані, як розпорядче, але теж володіють структурою.

Вдячність

На особливі заслуги перед компанією допустимо використання різних позитивних санкцій. Найпростіша – лист подяки.

Наприклад, за високі показники по обороту співробітникові відправили електронний текст, висловивши словами вдячність і обґрунтування подяки.

Привітання

Невеликого формату текстовий файл, що включає добрі слова і побажання особі, у якої урочиста подія.

Приклад – секретар керівника регулярно розсилає привітання з днем народження співробітникам підприємства від імені директора.

Вибачення

Такий варіант часто застосовується у відношенні клієнтів керівництвом компанії.

Приклад – споживач не задоволений якістю наданих послуг і повідомив про це відділу по роботі з клієнтами. У відповідь на це уповноважені співробітники відправили вибачення у письмовій формі.

Співчуття

Коли в сім’ї людини трапляється нещастя, прийнято направляти тексти, які виражають співчуття.

Застосовується у разі смерті працівника або когось з його рідних.

Які бувають листи на пошті

Поштова система існує декілька століть. З ростом населення зростала і кількість спрямовуються повідомлень. Сьогодні велика частина кореспонденції переходить у відкриту онлайн середу. Але як і раніше актуальні різновиди текстових посилань.

Просте

Стандартний варіант передбачає використання конверта, марок і фіксації відомостей про відправника та одержувача.

Недолік – шанс втрати послання, тому не рекомендується застосовувати для відправки важливих документів.

Замовне

Перевага рекомендованого листа у тому, що відправник отримає повідомлення про те, коли об’єкт його отримає.

Формат надійніший, особливо, якщо бланк з інформативним додатком.

Замовлене з врученням

Найважливіші матеріали варто передавати з рекомендованим листом з врученням.

Співробітник буде зобов’язаний проконтролювати, що повідомлення в конверті отримав саме той, хто має, і не буде порушений процес діловодства.

Замовлене з описом вкладення

Якщо є необхідність проконтролювати, щоб ніщо з відомостей не загубилося, використовується пояснювальний текст з описом.

Співробітник пошти разом з відправником становить два примірники, кожен з учасників забирає собі по бланку.

Письмо як вид мовленнєвої діяльності

У двадцять першому столітті лист набуває все більшу роль у спілкуванні між людьми, витісняючи навіть живе взаємодія, в тому числі і в бізнесі. Соціальні мережі служать одним з головних інструментів комунікації.

Сучасні компанії не можуть працювати без електронного обміну даними. Вихідне повідомлення направляється і партнерам і клієнтам, і відомствам.

Лист Діду Морозу

Однією з традиційних форм тексту є послання Діду Морозу, що пишуть діти. Особливість у відсутності чіткої структури повідомлення.

Зміст, як правило, пов’язано з бажаннями подарунків. Особливістю є те, що воно не носить договірний характер і не прив’язане до конкретного стилю і пишеться у вільній формі.

Сьогодні існує безліч різновидів текстів. Ключові відмінності пов’язані зі змістом та структурою текстових повідомлень. У корпоративному світі все більшу популярність набирає оборот електронними листами з додатками.