Здається, що найкраща подяка – подарунок, а слова лише створюють зайвий шум. Але іноді іронічна приказка «спасибі в кишеню не покладеш» не спрацьовує. Подячний лист – не просто відмінний спосіб висловити вдячність, але обов’язкова частина етикету і важлива частина міжособистісного спілкування. У статті розповімо про те, кому і як відправити скласти запам’ятовується лист-подяку, а також знайомимо з психологічної технікою «Лист з вдячністю».

Що таке лист подяки?

Подячний лист — це послання, яке відправляють, щоб подякувати за співпрацю, допомогу або надану можливість, виразити пошану і вдячність, закріпити дружні або ділові відносини. Лист-подяка також прийнято писати у відповідь на запрошення або подарунок, отриманий поштою. Подячний лист не входить у перелік обов’язкових документів у системі документообігу. Це, швидше, інструмент спілкування та побудови відносин з наставниками, колегами, клієнтами, родичами.

У російськомовній діловій культурі лист подяки частіше розцінюють як спробу дрібного підлабузництва. Але англомовні сайти розповідають про нього як про тонкому мистецтві схоже каліграфії. Отримані «Thank You Letter» (лист-подяка) оформляють у рамки, виставляють на видних місцях, з гордістю додають в кар’єрне портфоліо як доказ навичок комунікації. Це ще й правило хорошого тону. Якщо не відіслати Thank You Letter майбутнього роботодавця після співбесіди, на нову посаду можна не сподіватися.

Але проведена співбесіда не єдиний привід для подячного повідомлення. Є багато інших причин для письмового висловлення вдячності. Дякують керівників, колег, бізнес-компаньйонів, постачальників, нових та постійних покупців, випадкових помічників, організації та окремих людей.

15 несподіваних приводів для вдячних листів.

У кожній книзі про діловому листуванні є розділ про важливість листів подяки. Мова йде не про канцелярської бюрократії, а про щиру турботу про клієнтів. Адже подячний послання:

• Дає можливість налагодити з бізнес-партнерами довгострокові відносини, не витрачаючи гроші на дорогі подарунки.
• Підтримує у покупців інтерес до продаваним товарам чи послугам.
• Вигідно виділяє на тлі конкурентів.
• Викликає почуття вдячності, яке перетворює нових клієнтів на постійних.

Напевно багато писали такі повідомлення або отримували подяки, роздруковані на стандартному бланку. Але мало хто писав чи отримував іменну лист, не пов’язане з заслугами на роботі. А якщо отримував, то і сьогодні згадує про це з посмішкою. Приводів для вдячності існує достатньо, а подячний послання доречно написати:

• Роботодавцю після співбесіди.
• Наставнику за рекомендацією в новій компанії.
• Одному, рекрутеру за допомогу в пошуку роботи.
• Колезі за заміну на роботі під час відпустки або лікарняного.
• Одного за корисну пораду.
• Керівникові за допомогу в побудові кар’єри.
• Підлеглим за позаурочну або відмінну роботу.
• Вчителю або вихователю дітей.
• Одного за класно організовану вечірку.
• Родичу за подарунок на Різдво або день народження.
• Батькам за оплачену навчання.
• Коучу за корисний семінар.
• Гостям за весільні подарунки.
• Знайомим за наданий нічліг або екскурсію по місту.
• Літнім незнайомим людям, які просто чекають уваги.

Складання тексту не займе багато часу. Зате адресату буде приємно дізнатися, що його зусилля оцінили. Особливо приємно отримувати рукописні послання. Виявляється, набагато приємніше відкрити поштову скриньку і знайти запечатаний конверт зі своїм ім’ям, написаним від руки.

Загальні правила складання подячного листа.

Суть листа-подяки не в тому, щоб написати великими літерами слово «СПАСИБІ». Сенс послання у щирому визнання заслуги іншої людини. Якщо перегнути палицю, можна запросто скотитися в іронію або знеособлені конструкції, які не будуть мати ніякого ефекту.

Строгих вимог до формату і змісту немає. Є обов’язковий набір елементів і для кожного – набір шаблонів, які допомагають заощадити час. Але сьогодні багато хто воліє піти від стандартних заготовок і діяти креативно, щоб послання вийшло дійсно незабутнім.

Поради для складання ідеального подячного листа:

• Не відкладайте. Пишіть відразу після події.
• Розберіться в тонкощах складання. Якщо немає особистого, можна перечитати готові приклади. Вони допоможуть розібратися в обов’язкових пунктах, обсязі тексту, правила оформлення, розкладці тексту, стилістики.
• Виберіть правильний формат. Повідомлення можна надіслати в електронному варіанті, роздрукувати на фірмовому бланку компанії, написати від руки на готовому художньо оформленому на бланку.
• Підберіть коректне привітання. Переконайтеся, що правильно пишете назву фірми або прізвище та ім’я адресата. Якщо ви добре знайомі з одержувачем, можна використовувати тільки ім’я.
• Виразіть свою подяку, починаючи зі слів «Дякую…» або «Я вдячний за…».
• Зробіть послання єдиним і неповторним. Якщо дякуйте за послугу, конкретно розкажіть, як адресат допоміг вам впоратися з вашою проблемою. В листі-подяки за подарунок поділіться емоціями. Якщо це були гроші, опишіть, куди збираєтеся їх витратити.
• Повторіть подяку, починаючи зі слів «Ще раз спасибі за…».
• Завершіть послання однією з варіацій шанобливого звернення підписатися.
• Уважно перечитайте, щоб переконатися у відсутності помилок.

Додаткові поради про те, що зробить лист дійсно подячним:

• Жива мова без фамільярності, зайвої емоційності і бюрократії.
• Відсутність у діловому повідомленні фактів з особистого життя і навпаки.
• Похвала, але без грубих лестощів.
• Турбота не про свою користь, а про користь адресата.
• Індивідуальний стиль і дизайн.
• Персоналізація повідомлення і щира подяка.

Ще одна деталь: краще писати на мові, зрозумілій одержувачу. Якщо ви задумали подякувати літнього родича, не використовуйте слова молодіжного сленгу. Пишіть короткими, лаконічними фразами без складних про обертів. Обов’язково збільште розмір шрифту, виберіть контрастні чорнило, приберіть з букв завитки, які ускладнюють читання.

Психологічний ефект від листа-подяки.

Якщо немає часу або бажання ходити до психотерапевта, лист з подякою може стати швидкою психологічною допомогою. Навіть якщо воно залишиться неотправленным, виражена в словах вдячність допоможе відпустити накопичені емоції.

Техніка виконання:

• На підготовчому етапі складіть список всіх значущих людей в своєму житті, яких хочеться щиро подякувати. Поставте собі дедлайн, до якого всі послання повинні бути відправлені.
• Безпосередньо перед написанням створити для себе комфортні умови: усамітніться, вимкніть телефон, приготуйте ручку та папір.
• Згадайте людини або пов’язану і ним ситуацію з усіма подробицями.
• Примусьте себе почати писати. Швидше за все, це буде складно.
• Пишіть все, що думаєте, пишіть настільки барвисто, наскільки дозволяє ваш талант красномовства.
• В кінці висловіть подяку.
• Прислухайтеся до себе: що відчуваєте?
• Обов’язково запечатайте у конверт та надішліть.
• Будьте готові отримати зворотний зв’язок.

Що дає ця техніка:

• Ви робите дорогих для вас людей трішки щасливішими.
• Ви долаєте власний страх, нерішучість.
• У відповідному посланні ви дізнаєтеся реальне, а не вигадане думку про себе.
• Ви знижуєте рівень тривожності, підвищуєте рівень оптимізму.
• Ви відчуваєте зв’язок з іншими людьми.

Головна цінність техніки – вона допомагає всім і без спеціальної підготовки. Причому дякувати можна навіть того, хто заподіяв біль. Важливо витягнути з себе болючі спогади, щоб прийти до результату очищення, заспокоєння. Але таке послання краще спалити. Це ще одна частина терапевтичної практики.

Висновки:

• Подячний лист – відмінний спосіб висловити щиру вдячність, підтримати відносини, нагадати про себе і отримати нову роботу.
• Головні правила листи-подяки: персоналізація, щирість, стислість і деталі.
• Якщо вам є кого подякувати, просто напишіть йому. Це стане терапевтичною практикою і приводом поговорити з близькою людиною.