Делегування: що це таке і як делегувати завдання?

У менеджменті популярна історія про Генрі Фордом, який несподівано відвіз все керівництво в круїз. Після повернення керівники підрозділів, робота в яких зупинилася, були звільнені. Ті, хто зумів організувати злагоджений робочий процес, підвищили. Тому що делегування – ключовий навик управління.

Ця стаття розповість про те, як делегувати рутинні і стимулюючі завдання на роботі чи вдома, допоможе пройти через процес безболісно й ефективно.

Що таке делегування?

Делегувати — це слово, яке в перекладі з латини буквально означає «посилати», «відправляти», «передавати». Це поширене поняття в менеджменті, юриспруденції, політиці, біології. В юриспруденції делегують повноваження, тобто довіряють кому-небудь виконання складних завдань на основі договору. У політиці направляють делегацію (послання або посольство) – представлення якої-небудь держави або делегата – людини, наділеної повноваженнями. В біології процесами делегування завідують гени, коли передають частину функцій структурам мозку.

У менеджменті делегування – це процес, в якому обов’язки чи повноваження передаються від керівника підлеглому або розподіляються між підлеглими. Передоручення робочих завдань – один з базових навичок спільної роботи, який дає короткострокові та довгострокові переваги перед конкурентами. Взагалі вміння делегувати – найважливіший навик керівника будь-якого рангу. На жаль, в більшості організацій сам принцип делегування практично відсутній або слабо виражений.

У побуті слово делегування замінюють на «розподіл домашніх обов’язків». Але таке стратегічне вміння однаково важливо в господарстві та в організації. Учасників сімейної команди найняти або звільнити не вийде, значить, потрібно навчитися розпізнавати і розвивати їх найкращі якості. Делегувати можна не тільки сімейні обов’язки, але домашню роботу, яку не хочеться, немає часу або сил виконувати самостійно. Наприклад, доручити прибирання території, вигул собак, чищення килимів або прибирання будинку людям, які виконають її на 80% краще і тільки на 20% дорожче.

У всіх випадках делегування – акт довіри. Передаючи іншому свої завдання, ви даєте йому зрозуміти, що вірите в його здібності, не обмежувати свободу дій і розраховуєте на взаємну довіру.

Один з головних законів лідерства: можливості підлеглих домагатися результату визначаються умінням керівника делегувати обов’язки. Але навик делегування виручає незалежно від посади і сфери життя. Це той момент, до якого підходять бізнесмени, менеджери роздрібних продажів, стартапери і батьки.

Дивіться також:  Ентузіазм: що це таке і як його розвинути?

Делегування на роботі.

Передача завдань іншій людині – складний психологічний процес. Але його необхідно пройти хоча б один раз. Передумов для делегування багато, але воно необхідно компанії, якщо:

  • Керівник доручає завдання, але потім виконує їх сам.
  • Підлеглі вміють працювати тільки тоді, коли начальник «стоїть над душею».
  • Робота з підлеглими заважає керівнику виконувати свої прямі обов’язки.
  • Підлеглі відмовляються брати на себе обов’язок або підводять з виконанням завдань.
  • Організацію очікує інтенсивне розширення бізнесу.

В реальності процес передачі повноважень наштовхується на психологічні бар’єри. Люди воліють знайти десятки виправдань, щоб не робити цього. Керівник побоюється витратити свій час на навчання, а в підсумку отримати молодого конкурента і втратити відчуття власної незалежності. Якщо керівник використовує інструменти довіри без дріб’язкової опіки і щохвилинного контролю, переваги отримують всі учасники процесу:

Керівник (делегатор). Підвищує рівень довіри і налагоджує комунікацію з персоналом. Отримує можливість зайнятися вирішенням дійсно важливих стратегічних завдань. Передає частину роботи того, у кого погодинна ставка нижче.

Підлеглий. Отримує авансом довіру, автономію, шанс розкрити свій потенціал і проявити себе як підготовленого співробітника. Підсилює особисту мотивацію для підвищення по службі.

Компанія в цілому. Оптимізує робочі процеси. Економить ресурси завдяки правильному розподілу завдань. Отримує грамотних співробітників, готових очолити відділення у разі форс-мажору або зростання компанії.

Клієнти. Отримують якісний пакет послуг, продовжують співпрацю, довіряють та рекомендує компанію іншим.

Як правильно делегувати завдання?

Книг про мистецтво делегування написано чимало. Якщо зібрати головні поради успішних менеджерів і тренерів тайм-менеджменту, можна скласти золотий список, який допоможе правильно розв’язувати свої завдання підлеглим.

1. Відсуньте в бік своє его.

Эгоцентрическая модель керівництва – головний психологічний гальмо розвитку компанії. Але головна мета бізнесу – приносити прибуток. Якщо хочете, щоб бізнес залишався на плаву в будь-яких ситуаціях, спробуйте перебудувати керівництво і передоручити невирішені справи підлеглих.

2. Не перетворюйте делегування до покарання.

Передача повноважень за принципом «Ти мені не подобаєшся, тому я загружу тебе роботою» загрожує як мінімум конфліктом. Передоручати обов’язки доцільно того, хто готовий і хоче показати себе з кращого боку.

3. Контролюйте в міру.

Іноді передача повноважень потрібна для перевірки співробітника. У такому разі посилений контроль необхідний. Але тотальна недовіра демотивує. Тому іноді правильніше залишити співробітника в спокої, щоб надати стовідсоткову відповідальність.

Дивіться також:  Уява: що це таке і як її розвинути?

4. Страхуйте, якщо цього вимагають обставини.

Ні в якому разі не можна відбирати доручену роботу, а тільки допомагати при необхідності. Крім того потрібно відстежувати та припиняти не узгоджені з вами доручення працівникові від колег чи керівників інших підрозділів.

5. Перепоручайте проблему, а не спосіб вирішення.

Право вибору альтернативних рішень не дозволяє керівнику ставати доглядальницею для співробітника. Цей мудрий крок дає можливість випробувати якісь нововведення, поліпшити робочий процес, заощадити бюджет.

6. Організуйте зворотний зв’язок.

Це необхідно для правильної оцінки роботи підлеглого. Разом з довірою начальник передає працівникам шанс максимально проявити свої компетенції. Вимагаючи, він підвищує необхідність відповідати за якість, обсяги і терміни виконання.

7. Виділяйте час на навчання.

Розглядайте час на навчання як довгострокову інвестицію. Будьте готові ввести помічника в суть питання, перевірити чи правильно він зрозумів завдання, терпляче відповідати на запитання. А ще – дати підлеглому необхідні ресурси (паролі, програми, накази, звіти).

8. Балансуйте між рутинними і творчими завданнями.

Якщо ви хочете підготувати собі грамотного заступника, разом з обов’язками доведеться передати і повноваження для виконання поставлених завдань. Якщо рутини накопичилося занадто багато, краще розподілити її між кількома працівниками. Це посилить атмосферу команди.

9. Виразіть вдячність.

Своєму співробітникові, якщо він це заслужив. Тут спрацьовує несправедливе на перший погляд правило: всі «шишки» дістаються керівнику, а бонуси в разі успіху – підлеглому. Важливо висловлювати вдячність підлеглому у присутності інших працівників. Люди з більшою ймовірністю захочуть допомагати, якщо знають, що їх цінують.

10. Допоможіть матеріально.

Цілком справедливо, що за відмінне виконання нового завдання підлеглому покладається більш комфортне робоче місце, надбавка до зарплати, підвищення по службі. Це стимулюватиме інших працівників проявити ініціативу.

В реальності процес делегування часто зводиться до наступного: підлеглому просто «скидають» роботу керівника. При цьому керуються принципом «впорається, значить зможе». А єдиним мотиватором стає страх звільнення. Але таке спотворене розуміння передачі повноважень провокує конфлікти і не приносить ніякого результату.

Делегування в побуті.

Домашнє делегування – процес делікатний. Від того, як він сформульований буде залежати ефективність спільної роботи. Домашнє господарство – сфера, де правила розподілу завдань ще не прописані. Тому можна використовувати основні принципи менеджменту організацій. Але з деякими доповненнями:

  • Привчайте дітей до чистоти з самого раннього віку. Перше завдання батьків – навчити малюка простим навичкам: вмиватися, слідкувати за одягом, прибирати іграшки. А потім вже можна просити про допомогу.
  • Доручаючи завдання дітям, переконайтеся, що вони з ними впораються. Маленькі діти не вміють ходити по магазинах. Зате скласти речі в пральну машину їм по силам. У міру дорослішання можна ускладнювати обов’язки і батькам і дітям на благо.
  • Вимкніть перфекціонізм. У страху «неідеальності» і криється небажання передоручати домашні справи іншим. Зменшіть вимоги до якості домашньої роботи, особливо спочатку. Або змиріться з тим, що все доведеться виконувати самостійно.
  • Заздалегідь обговоріть обов’язки на сімейній раді. Не розподіляйте справи в пориві злості або втоми. Тим самим можна отримати зворотний ефект. Зате узгоджені і схвалені членами сім’ї обов’язки виробляють почуття відповідальності і важливості.
  • Не нехтуйте будь-якою допомогою. Активно залучайте родичів, які пропонують погуляти з дітьми або привезти продукти з ринку. При можливості купуйте побутові електроприлади, здатні полегшити домашні справи: мультиварку, робот-пилосос, парова праска.
  • Створіть традицію спільної прибирання. Цей корисний ритуал повинен створюватися з позитивними емоціями: придумайте маленьке змагання або веселу гру. А після закінчення можна закріпити ефект спільним чаюванням з солодощами, прогулянкою або романтичним ввечері.
  • Підтримуйте ентузіазм. Дозволяйте рідним самостійно вибирати домашні справи і засоби, здатні полегшити домашню працю. Заохочуйте будь-яку творчість. Дякуйте за будь-яку допомогу. Підкреслюйте важливість всього, що вони зробили.
Дивіться також:  Перинатальна психологія: що це таке і як мама впливає на дитину

Розподіл обов’язків і ролей у кожній конкретній сім’ї залежить від сімейного стажу і віку членів сім’ї. Але головне пам’ятати – кожен з нас щасливий отримати підтримку, мати можливість займатися улюбленою справою, виховати самостійних дітей і бути коханим чоловіком.

Висновки:

  • Делегування – мистецтво досягати результату зусиллями інших людей.
  • Головна мета передачі повноважень – спростити собі життя.
  • При делегуванні на роботі важливо пам’ятати про відповідність повноважень з досвідом, знаннями, бажанням працівника.
  • Навичка домашнього делегування допоможе зберегти мир в сім’ї і полегшити життя рідних людей.