Що таке факсиміле? Відразу потрібно сказати про те, що це штамп з точним відтворенням підпису уповноваженої особи, який досить широко використовується у документообігу організацій. Він просто незамінний в тій ситуації, коли керівника немає на місці і потрібно терміново поставити його підпис на певних документах. Детальніше про все це дізнаєтеся в процесі прочитання цієї статті.

Визначення

Що таке факсиміле? Це дуже цікаве питання, відповідь на який знають, звичайно ж, не все. Закон не містить поняття факсиміле, тим не менш зазначений термін використовується у господарській діяльності багатьох підприємств.

Факсиміле – це штамп, на якому в дзеркальному відображенні розташована підпис відповідальної особи (наприклад, начальника відділу або керівника підприємства). Його наявність дуже виручає в тому випадку, коли на службовій документації необхідно проставляти велике кількості підписів уповноваженої особи. На жаль, не завжди співробітники організацій і навіть самі керівники підприємств знають про те, коли застосування факсиміле допустимо, а коли проставлення відбитка підписи не має юридичної сили. Даний факт потрібно враховувати.

На яких документах ставиться?

Коли ж все-таки допустимо застосування факсиміле? У законодавстві немає чіткої відповіді на дане питання. Організація може самостійно розробити і затвердити положення про факсиміле, а також порядок використання факсиміле.

Підписи такого виду на первинних документах та при укладанні угод можливі тільки у випадках, встановлених законом або угодою сторін. Як правило, цей штамп застосовується для постановки підпису на грамотах, листах подяки, які не належать до бланків суворої звітності. У ряді випадків підпису факсиміле використовуються при підписанні цивільних договорів, але це буває дуже рідко. Хоча комерційні кампанії із-за наявності великої кількості документів просто не можуть обійтися без такого штампа.

Можна використовувати при оформленні довіреності?

Ще раз хотілося б повернутися до питання про те, що таке факсиміле і для чого воно призначене. Відповідь в даному випадку дуже простий. Факсиміле – це точне відтворення підпису уповноваженої особи, виготовлене у вигляді відбитка печатки. Багато громадян і навіть організації іноді не можуть відрізнити проставлений на документах штамп від справжньої підписи. Проте це не означає, що факсиміле можна використовувати на всіх вихідних документах.

Чи можна використовувати цей відбиток підпису посадової особи при оформленні довіреностей? Відповідь на зазначене питання буде негативним. В підтвердження цього є Лист МНС РФ № 18-0-09/000042.

Тому, навіть при оформленні дубліката довіреності, факсиміле використовувати заборонено. Це потрібно знати всім керівникам організацій.

На первинної бухгалтерської документації

Що таке факсиміле? Хотілося б ще раз повернутися до цього питання. Факсиміле називають відбиток підпису керівника, який являє собою невеликий штамп прямокутної форми. Його використання при оформленні первинної бухгалтерської документації заборонено законом. Тому що дані документи повинні бути підписані особисто керівником фірми або головним бухгалтером. В іншому випадку, у податкової служби можуть виникнути обґрунтовані претензії до платника податків. Це потрібно враховувати.

До викладеного

На яких документах можна ставити факсиміле? Відповідь на це питання досить простий. Факсиміле можна ставити на тих документах, які не є фінансовими і не повинні бути передані в податковий орган для звітності. Виняток тут становить довіреність, що видається керівником організації одного з працівників на отримання матеріальних цінностей або ж представлення інтересів організації в державних і судових органах. У даному випадку необхідна справжня підпис начальника.

До речі, якщо організація постійно застосовує факсиміле при підписанні внутрішніх документів, то потрібно окремим наказом виділити тільки тих осіб, які за своєї службової потреби мають право скористатися даними штампом. Наприклад, це може бути інспектор отелення кадрів, який друкує та видає довідки співробітникам фірми.

На яких документах можна ставити факсиміле, крім внутрішньої документації? Дуже часто такий відбиток використовують при оформленні подяк співробітникам, підписання характеристик і грамот.

Важливе

Факсиміле необхідно застосовувати тільки у випадках, коли це не забороняє законодавство. Наприклад, у цивільному договорі є пункт про те, що сторони мають право на використання цього штампа при укладанні угоди.

Таким чином, факсимільний підпис дозволено застосовувати в наступних випадках:

• для закріплення цивільно-правових відносин;
• при наявності угоди сторін про те, що вони не заперечують, щоб при оформленні документів був використаний штамп з відбитком підпису відповідальної особи;
• якщо вона прирівнюється до особистого підпису сторони угоди.

Ці моменти слід враховувати керівникам організацій.

У тому випадку, якщо факсимільний підпис буде поставлено на документах, направлених в державні органи, або на тих папери, які є документами первинного бухгалтерського обліку, на товарних накладних або на довіреності, то цей штамп не буде мати юридичної сили. Це потрібно запам’ятати.

Невелика характеристика

Факсиміле на документах може замінити особисту підпис уповноваженої особи лише у тому разі, коли це передбачено законом або визначеним угодою сторін при укладенні угоди. Наприклад, якщо муніципальне заклад надає освітні послуги на безоплатній основі, то при укладенні угоди виконавець, як одна із сторін договору, може скористатися факсиміле. В цьому немає нічого протизаконного.

Тим не менш, якщо мова йде про підписання документів для податкової служби чи інших державних органів, то використання факсиміле буде незаконним. Тому що в цьому випадку необхідно особистий підпис керівника організації.

Використання факсиміле при оформленні довіреностей також є неприпустимим. Це пов’язано з тим, що довіреність – важливий юридичний документ, який містить у собі повноваження однієї особи представляти інтереси іншого перед державними органами і організаціями. З цього випливає, що довіреність може бути підписана тільки керівником організації особисто, без використання ким-небудь факсиміле. Дане правило є дуже важливим і його дотримання допоможе уникнути багатьох неприємностей.

Де можна виготовити?

У тому випадку, якщо директор кампанії прийшов до висновку, що він не може особисто підписувати всі вхідні папери або внутрішні розпорядження організації через занадто великого обсягу документації, то йому в роботі просто не обійтися без використання факсиміле.

Виготовленням такого відбитка займаються приватні компанії, які виготовляють печатки і штампи. У невеликих містах такі послуги надаються навіть у друкарнях. Вартість і терміни виготовлення будуть залежати від складності підпису та дизайну факсиміле. Як правило, на створення такого штампа йде не більше тижня, якщо у компанії багато замовників. Краще всього звертатися в ті фірми, які вже давно займаються виготовленням печаток і штампів та мають велику кількість постійних клієнтів.

Потрібно чи ні?

У тому разі, якщо керівник організації сумнівається в тому, що йому потрібно факсиміле в якості аналога підпису, не варто поспішати і замовляти цей штамп. Тим більше, якщо в організації не так багато паперів та начальник постійно перебуває на місці і може в будь-який момент особисто підписати службовий документ.

При наявності відбитка підписи керівника, даними штампом можуть скористатися підлеглі у своїх особистих цілях. Це також необхідно враховувати.

У трудових договорах

Друк факсиміле іноді використовується при оформленні на роботу нового співробітника, коли керівника немає на місці і заповненням всіх паперів займається фахівець з кадрів. Законно чи застосування даного відбитка підписи в цьому випадку? Дане питання є спірним. Деякі юристи стверджують, що підписувати трудовий договір з працівником керівник повинен тільки особисто. У такому документі мова йде не тільки про тривалості робочого дня співробітника, але і його заробітної плати. А це вже фінансове питання. Отже, факсиміле тут застосовуватися не повинно.

Тим не менше багато кадровики впевнені в тому, що закріпити трудові відносини сторін таким штампом цілком можливо. Тим більше, якщо працівник і роботодавець це узгодили між собою.

Треба сказати ще і про те, що правила підписання даного документа таким способом ніде не зафіксовані. Тому говорити про якусь заборону застосування факсиміле в трудових договорах не є розумним.

Висновок

Кожен керівник підприємства повинен брати безпосередню участь у підпису будь-яких документів фірми. Навіть якщо в останнього є факсиміле з відбитком його підпису, це зовсім не означає, що даний штамп може перебувати в руках у будь-якого співробітника. В організації потрібно обов’язково зробити положення «Про використання факсиміле» та затвердити вичерпний перелік посадових осіб, які за родом своєї діяльності можуть їм скористатися. Наприклад, дуже часто факсиміле потрібно в кадрах для проставлення підпису уповноваженої особи на певних документах, що видаються працівникам. Крім того, нерідко даний відбиток використовують при секретарі керівників проставлення підпису начальника на грамотах, вітальних листівках або вдячних листах.