Цікавить питання, як правильно написати лист? Вивчення формату і тону подачі офіційного запиту – необхідний життєвий навик. На щастя, ділові листи зазвичай пишуть за певним шаблоном. Як тільки ви вивчіть правильну техніку, з написанням листів не буде проблем. У статті розглянуті правила ділової переписки та приклади оформлення.

Основи написання листа

Перш за все, потрібно ставитися з турботою і повагою до співрозмовника. Хороше ставлення до одержувача листа в більшості випадків допоможе вирішити робочі питання. Цікавить, як правильно написати лист? Більшість ділових листів відповідають встановленим, простого в освоєнні формату. Його ви можете адаптувати для будь-якого типу тексту. Такий документ завжди повинен містити дату, інформацію про відправника та одержувача і ще кілька основних параграфів.

Структура ділового листа

• Реквізити відправника повинні бути в шапці листа (Ф. В. О. або назва організації, фактична та поштова адреса та контактні дані).
• Далі потрібно вказати те ж про одержувача, крім контактів.
• Потім слід заголовок тексту («Шановний Ігор Васильович», «Лист-прохання» тощо).
• Після заголовка йде основна частина. Тіло є центральною частиною листа, і воно повинно бути передано не більш ніж в трьох абзацах. Якщо у вас більше, значить, ви не лаконічні. Прочитайте ще раз і приберіть зайве. Заявіть про намір написати лист в першому абзаці. У другому наведіть конкретні приклади, які підкреслять ваше бажання для складання документа. В останньому абзаці основної частини наведіть виклад про вигоди співпраці з вами. Це лише один приклад, у статті докладно розглянемо, як правильно написати лист, зразки документів.
• В кінці ставиться підпис відправника. Якщо це юридична особа, то потрібно поставити печатку і підпис уповноваженої особи.

Які бувають офіційні листи

Офіційні листи включають в себе листи-заяви, супровідні листи, рекомендаційні листи, листи про відставку, листи-підтвердження, листи-запити, коригувальні листи і листи-скарги. Незважаючи на різну цільову аудиторію, всі ці документи мають схожість, коли справа доходить до форматування і стилю. Ви хочете потрапити на співбесіду або зустріч, але не знаєте, як правильно написати лист? Далі ви знайдете поради по оформленню формальних листів, щоб повідомлення передавалося правильним чином.

Лист-прохання

Розберемо, як правильно написати лист-прохання. Цей документ відноситься до некомерційного типу. Частіше всього одна компанія звертається з проханням до іншого про надання будь-якої послуги. Метою можуть бути: прохання описати продукцію, узгодження яких-небудь дій, зустріч відрядженого і т. п.

Такий лист є офіційним і повинно бути написано з дотриманням правил ділової кореспонденції:

• Потрібно звертатися до співбесідника по імені та по батькові.
• На початку документа може міститися причина, мета або посилання на телефонну розмову, показники виробництва тощо).
• В головній частині міститься сама прохання. Ввічливо і ясно скажіть, що вам потрібно: «можливо…», «я був би вдячний, якби Ви погодилися…», «прошу Вас…».
• Не включайте в текст непотрібну лестощі або вибачення.
• Вкажіть всю необхідну інформацію, наприклад, тимчасові рамки.
• Якщо потрібно отримати відповідь на конкретний термін, обов’язково позначте це.

Тепер ви знаєте, як правильно написати лист-прохання, зразок можна знайти нижче.

Супровідний лист

Цей односторінковий найчастіше відправляють разом з резюме. Його мета полягає в тому, щоб переконати менеджера по персоналу розглянути ваше резюме.

Ситуація така, що російські роботодавці не надають великого значення таким документам. Вони розглянуть ваше резюме в будь-якому випадку. Це пов’язано з низькою якістю написання подібних документів. Найчастіше здобувачі не можуть грамотно скласти супровідний лист. Але є і хороша сторона. З-за цього при правильному оформленні документа ви отримаєте додатковий шанс прийому на роботу.

Мета – привернення уваги до резюме. Потрібно зробити так, щоб роботодавець захотів ознайомитися з ним. Гумор доречний тільки для творчих посад. Не потрібно писати жарт, якщо ви не впевнені в ній. Як правильно написати супровідний лист?

• Краще всього звертатися до конкретного адресата. Зазвичай вакансії вказують контактна особа.
• Напишіть, звідки ви дізналися про вакансії. Наприклад, на офіційному сайті організації або від співробітника.
• В основній частині листа потрібно чітко і зрозуміло викласти інформацію про себе, чому ви зацікавилися даною вакансією і що відрізняє здобувача від інших кандидатів.
• Не вказуйте інформацію про свої амбіції та кар’єрному зростанні. Це може відлякати.
• Уникайте акцентувати увагу на слабких сторонах. Наприклад, якщо ви не працювали тривалий час. Це можна розповісти на співбесіді.
• Потрібно уникати банальностей і шаблонних фраз («Я стресостійкий, комунікабельний» і т. д.).
• На закінчення листа вкажіть про готовність пройти співбесіду і ваші контактні дані.

При гарному оформленні листа менеджер по персоналу зацікавиться вашою кандидатурою.

Лист в податкову

Кожному підприємцю потрібно знати, як правильно вести документальне звернення в податкову інспекцію. Компанії повинні регулярно звітувати про рух грошових коштів. Для подачі документів також необхідно супровідний лист.

Як правильно написати лист в податкову. Щоб викласти інформацію в документі, перш за все потрібно керуватися правилами ділового листування:

• В шапці вкажіть реквізити організації, що відправляє лист. Також ви можете скористатися фірмовим бланком компанії.
• Далі вкажіть найменування податкового органу і Ф. В. О. особи, кому призначається лист.
• Напишіть заголовок.
• Потім слід основна частина.

Для кожного окремого випадку лист в податкову пишеться по-різному. Наприклад, обговорення термінів сплати податків, список надісланих документів, повідомлення про зміну реквізитів компанії і т. п. Такі листи можуть використовуватися в суді, необхідно викласти всю необхідну інформацію.

Лист президенту

Кожен громадянин Росії має право свободи слова та може звертатися в будь-які державні органи з питаннями, які відносяться до їх компетенції. Це означає, що президентові теж можна відправити лист.

Як правильно написати лист президенту РФ? Для цього потрібно зайти на його офіційний сайт і знайти потрібний розділ. Він так і називається: «Відправити лист». Вам нададуть перелік варіантів, виберіть потрібний. Також на сайті ви знайдете всі необхідні вимоги для написання листа. Скласти подібний документ зовсім не складно:

• Не можна оформляти документ, використовуючи ненормативну лексику або образи. Такі листи не будуть розглядатися.
• Можна надсилати разом з листом скани довідок, виписок та інші документи.
• Вкажіть ваш повну і точну адресу для відповіді.
• У випадку судових розглядів відправляти листи президенту не потрібно. Це не входить в його компетенцію.
• У всьому іншому керуйтеся правилами ділового листування.

Можна відправити листа в електронному вигляді або поштою. Адреса для надсилання поштових листів ви знайдете на офіційному сайті. У відповідності із законами РФ звернення президенту має бути розглянута протягом 30 днів з моменту отримання.

Лист про співпрацю

Цей документ являє собою пропозицію про спільну роботу двох компаній на взаємовигідних умовах. Головна задача листа полягає в тому, щоб потенційний партнер виявив зацікавленість і зробив подальші дії. Такі документи можуть бути початком перед укладенням договору або угоди.

Розберемо, як правильно написати лист про співпрацю:

• Документ можна скласти у довільній формі, стандартного шаблону не існує.
• Дізнайтеся заздалегідь Ф. В. О. і посаду людину, яка може прийняти рішення про пропозицію.
• Заголовок вказувати необов’язково, але, якщо він необхідний, напишіть. Неправильний заголовок може обернутися проти відправника.
• В основній частині листа необхідно уникати розмитих і незрозумілих формулювань. Викладіть суть пропозиції чітко і лаконічно.
• Зробіть акцент на перевагах співпраці з компанією чи фізичною особою. Перерахуйте плюси вашої організації. Наприклад, тривалий термін існування компанії, відомі партнери і т. д.
• Текст не повинен бути нав’язливим, але намагайтеся підштовхнути одержувача до дії.
• Чим менше обсяг листа, тим краще. Багато компаній отримують щодня тонну листів з різними пропозиціями і витрачають на перегляд кожного небагато часу. Ви повинні укластися в одну сторінку, щоб адресат міг швидко оцінити вигоду роботи з вами.
• Можна прикласти додаткові документи до листа. Але не забудьте згадати про них.

Якщо лист зацікавить, одержувач зв’яжеться з вами для запиту комерційної пропозиції або для інших завдань.

Останній крок

Більшість людей забувають перевірити в готовому документі граматичні помилки. Цей важливий крок не слід пропускати, оскільки в ділових листах безграмотність непрощенна.