Microsoft Office – редактор, який дозволяє створювати і редагувати офісні документи. У ньому також вбудовано додаток, що дозволяє користувачам працювати з базами даних. Бази даних – це, в першу чергу, зручний інструмент для зберігання, систематизації та вилучення потрібної інформації. У цьому матеріалі буде детально розібраний редактор Microsoft Access і опублікована покрокова інструкція по роботі з додатком.

Що таке Microsoft Access

Microsoft Office Access – потужний редактор, який являє собою систему управління базами даних, засновані на реляційній моделі. Також необхідно відзначити, що він використовує динамічну модель обміну між мережевими ресурсами і додатками. При цьому редактор використовує просунуті інструменти для обробки будь-якого типу інформації і представлення їх у вигляді чіткої послідовної структури.

В Access також впроваджена підтримка динамічної бібліотеки ActiveX. Ця технологія, яка допомагає не тільки представляти інформацію у вигляді тексту, а також у вигляді об’єктів мультимедіа. Реляційна модель дозволяє встановлювати зв’язки між базами і контролювати будь-яку зміну, вчасно вносячи корективи.

Деякі користувачі вважають, що один з редакторів Microsoft Office Excel схожий на програму Access, але це омана. Excel є інструментом для роботи з електронними таблицями, а останній, в свою чергу, використовується для створення БД у вигляді таблиць.

Принцип роботи Excel ґрунтується на організації даних всередині окремої таблиці, Access дозволяє виконувати більш складні завдання, працюючи з великим масивом інформації. І у висновку необхідно відзначити важливу особливість, Excel розрахований для одного користувача, так як зміна інформації носить локальний характер, а Аксесс увазі багатокористувацьку роботу з базами.

Навіщо використовується

Редактор застосовується для повної автоматизації роботи з БД в різних сферах діяльності, бізнесі, управлінні кадрами і т. д. Варто зауважити, що завдяки тому, що програмне забезпечення має універсальну структуру, воно допомагає позбутися надлишку даних, коли потрібно змінити потрібний параметр, не шляхом введення нового, а коригуванням старого. Причому зміни позначаться не тільки в основній базі, але і пов’язаних з нею.

Структура програми

Зручність роботи з програмою досягається завдяки наявності елементів, що дозволяють автоматизувати процес створення бази. Далі буде наведено список основних компонентів програмного забезпечення.

Компоненти:

• таблиця. Компонент програми призначений для запису і зберігання даних;
• запит. Елемент призначений для отримання інформації з однієї або декількох таблиць. Є засобом для звернення до пов’язаних БД і сторонньому;
• форма. Об’єкт використовується для представлення введеної інформації в більш зручному для користувача вигляді;
• звіт. Дозволяє отримати кінцевий результат у вигляді готового документа;
• макрос. Він являє собою елемент, що містить у собі послідовне опис для виконання тієї або іншої дії. За допомогою нього можна задати команду, яка буде виконувати певне завдання, наприклад, перевірка зміни даних у таблиці;
• модуль. Компонент, який містить у собі програмне забезпечення, написане на мові програмування Visual Basic. З його допомогою редактор істотно розширює функціонал. Досягається це завдяки використанню функцій і процедур, покликаних реагувати на ті чи інші зміни;
• сторінка доступу. З її допомогою можна отримати доступ до віддалених баз, що зберігаються на інших персональних комп’ютерах.

Взаємозв’язок з іншими СУБД

Access дозволяє не тільки використовувати власну введену інформацію, але і встановлювати взаємозв’язок з іншими СУБД. Також присутня можливість імпорту з інших програм, наприклад, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для зручності користувача реалізована можливість не тільки використовувати імпорт, але і зв’язувати дані з іншими програмами і мережевими ресурсами.

Огляд інтерфейсу користувача

Далі будуть детально розглянуті основні елементи управління при роботі з БД.

Важливо! Огляд інтерфейсу буде проводитися на прикладі Microsoft Access 2013. Проте Access 2007 і 2010 практично ідентичні

Які бувають лапки і як їх поставити на клавіатурі

Інтерфейс у даній версії розроблений з метою підвищити зручність роботи з численними елементами, в його основу закладена стрічка, яка забезпечує швидкий доступ до основних функцій і команд.

Інтерфейс:

• «Backstage» (створити). Елемент інтерфейсу з’являється після старту програми і дозволяє користувачеві вибрати шаблон для створення БД. У процесі роботи, щоб перейти на вкладку необхідно пройти по шляху «Файл» і «Створити».

  

• «Файл». Дозволяє зберегти, відкрити, роздрукувати готовий документ, а також виставити параметри Access і встановити відповідну тему оформлення.

  

  

• «Стрічка». Є основним елементом при роботі з редактором. Вона містить у собі модулі з інструментами для створення і редагування БД. У неї також входить панель швидкого доступу, на якій розміщені найбільш часто використовувані компоненти.

  

• «Область переходів». Дозволяє побачити результат виконаних дій і відображає структуру БД.

  

• «Діалогове вікно». Елемент інтерфейсу, за допомогою якого користувач може уточнити параметри об’єкта.

  

• «Контекстне меню». Щоб відобразити компонент, потрібно клацнути ПКМ» на елементі об’єкта. У нього входять команди, які залежать від виконуваної задачі.

  

• «Рядок стану». Використовується для перемикання режиму подання документа, і для відображення стану поточної операції.

  

Огляд інтерфейсу був виконаний на прикладі Microsoft Access 2013. У молодших редакціях він може відрізнятися.

Робота з базами даних в Access

Далі будуть детально розглянуті основні нюанси і особливості роботи з базами даних в Access для чайників і початківців.

Створення бази

Створити БД можна кількома способами: з нуля або з використанням готового шаблону. У першому випадку користувачеві необхідно самостійно створювати елементи і об’єкти БД, у другому варіанті все набагато простіше. Запускаємо готовий шаблон і вписуємо свою інформацію. Далі розглянемо детально обидва варіанти роботи з базами.

Чиста база

Почнемо створення нової бази з подальшим наповненням її інформацією:

• запускаємо редактор, після запуску з’явиться «Backstage», де потрібно вказати користувальницький шаблон;

  

• вибираємо один з необхідних об’єктів, наприклад, «Порожня база даних робочого столу»;

  

• з’явиться вікно, де задаємо ім’я документа і клацаємо «Створити».

  

Створення шаблону

Робота з шаблоном виглядає наступним чином:

• переходимо в «Файл» і «Створити»;

  

• Вказуємо потрібний шаблон із запропонованих категорій;

  

• клікаємо по потрібному, в новому вікні задаємо ім’я документа і шлях, куди він буде збережений, клацаємо по кнопці «Створити»;

  

• після цього з’явиться готова БД, де потрібно лише вписати потрібну інформацію.

  

Наповнення бази

Наповнення БД передбачає під собою створення таблиці та внесення до неї потрібної інформації.

Для початку необхідно відзначити, що за допомогою MS Access можна виконати імпорт. Для цього вибираємо вкладку «Зовнішні», клікаєм по іконці «Імпорт». Далі відкриється нове вікно, де потрібно вказати шлях до файлу і натискаємо «Ок». Потім знову з’явиться вікно імпорту, клацаємо «Далі» і задаємо відомості про кожному об’єкті. Задаємо ключ, який допоможе швидко обробити інформацію, і натискаємо «Далі». Після цього об’єкт з’явиться в головному вікні і можна приступати до її створення.

Процес створення:

• клацаємо «Файл» і «Створити»;

  

• відкриється робоча область, де буде відкрита порожня таблиця. Для того, щоб наповнити її, перейменуємо рядки і стовпці;
• далі, переходимо в режим «Конструктор» і вводимо ім’я «Продукція»;

  

• створюємо першу таблицю і вводимо такі параметри, як показано на скріншоті;

  

Необхідно відзначити, що поле «Ціна» має числовий параметр. Це обумовлено тим, що інформація у грошовому еквіваленті, має розмірність, виражену в рублях (якщо використовується офіційна локалізована версія офісного пакету). Якщо ми говоримо про ціну комп’ютерної периферії, то, як правило, для вираження її порівняльної вартості використовуються умовні одиниці. Для такого випадку і застосовується числовий параметр, це дозволить уникнути переналагодження всієї БД.

• потім клікаємо по комірці «Ціна» і переміщаємося в нижню частину робочої області до властивостям. Знаходимо параметр «Число десяткових знаків» і встановлюємо «2»;

  

• щоб в подальшому об’єкт був пов’язаний необхідно задати параметр «Ключове поле». Виділяємо поле, наприклад, «Модель» і клацаємо «ПКМ» і в контекстному меню вибираємо «Ключове поле»;

  

• після цього закриваємо конструктор і зберігаємо отриманий результат.

Де завантажити шаблони і теми для PowerPoint безкоштовно

Далі потрібно створити нову таблицю з заголовком «Поставка» і робимо це таким чином:

• «Файл», «Создать» і «Порожня БД»;
• переходимо в режим «Конструктор» і створюємо новий об’єкт з наступними значеннями. Ключові поля задавати не потрібно;

  

• зберігаємо отриманий результат і виробляємо наповнення кожної таблиці;
• закінчивши створення і наповнення, зберігаємо отриманий результат.

Проект №1 «Продукція»:

Проект №2 «Поставка»:

Схеми даних

Зв’язок між таблицями встановлюється з допомогою структури, використаної в проекті. При цьому структура відображається графічно, що дозволяє істотно полегшити обробку даних.

Встановлюємо взаємозв’язок між проектами:

• у стрічці переходимо у вкладку «Робота з БД»;
• вибираємо модуль «Відносини» і клацаємо значок «Схема»;

  

• далі відкриється нове вікно «Додавання» і виділяємо проекти «Продукція» і «Постачання».

  

• Далі, таблиць у вигляді блоків будуть відображені на робочій області;

  

Тепер нам потрібно встановити зв’язок між двома об’єктами, робимо це таким чином:

• закриваємо вікно додавання таблиць;Гкн
• потім переходимо до блоку «Продукція» і виділяємо ключову запис, в нашому випадку «Модель» і перетягуємо в блок «Поставка»;

  

• після цього відкриється вікно «Зміна зв’язків»;

  

• у блоці установки залежного об’єкта вибираємо потрібний (у нашому проекті це «Модель») і натискаємо «Створити». Після цього між таблицями будуть встановлені ключі зв’язку.

  

Створюємо запити

Далі потрібно створити запити, призначені для швидкої обробки та внесення інформації в базу даних.

Класична вибірка

Запит вибірки дозволяє проводити відбір даних у БД за заздалегідь створеним умовам. У нашому проекті буде створена вибірка, що дозволяє знайти товар з його найменуванням. Роботу будемо проводити в БД «Продукція».

Процес виглядає наступним чином:

• переходимо до вкладці «Створення» і до блоку «Запити»;
• далі знаходимо інструмент «Конструктор»;

  

• після цього відкриється нове діалогове вікно, де потрібно додати потрібний проект, в нашому випадку «Продукція» і закриваємо вікно;

  

• внизу з’явиться поле «Бланк», яке необхідно заповнити;

  

• після того, як умови вибірки прописані, переходимо до блоку «Результати» і клацаємо на значку знаку оклику «Виконати».

  

Створення сутності

Запит на створення сутності в Microsoft Аксесс виробляє вибірку з взаємозалежних таблиць і інших раніше створених запитів. На відміну від першого варіанта результат збережеться в новій постійної таблиці.

Процес виглядає наступним чином:

• формуємо новий запит відповідно до вищевказаної інструкції: «Створити», «Конструктор запитів» вибираємо потрібну таблицю;
• закриваємо діалогове вікно і заповнюємо бланк запиту;

  

• далі виконуємо перетворення запиту з вибірки в створення сутності. У стрічці вибираємо інструмент «Створення таблиці»;

  

• у діалоговому вікні вводимо ім’я нового об’єкта, і клацаємо «Ок»;
• натискаємо «Виконати», з’явиться попередження про неможливість скасувати зміни, вибираємо «Так»;

  

• після цього в лівій частині вікна в блоці «Всі таблиці» з’явиться новий створений об’єкт.

  

На додавання, видалення, редагування

Даний вид запитів передбачає під собою створення та виконання якої-небудь дії, в результаті якого зміняться параметри в таблиці.

Створюємо запит наступним чином:

• додаємо класичний запит на вибірку, на основі даних з БД, візьмемо для прикладу «Поставка»;
• далі у верхній частині вибираємо «Видалити» для перетворення запиту;

  

• у бланку прописуємо необхідні умови;

  

• клацаємо «Виконати», з’явиться попередження про видалення.

  

WPS Office – найкраща безкоштовна альтернатива відомих офісних пакетів

Запит на додавання:

• додаємо запит на вибірку через конструктор;
• потім у верхній частині стрічки вибираємо «Додавання»;

  

• після цього з’явиться діалогове вікно де потрібно ввести нове ім’я;

  

• натискаємо «Ок» і в бланку прописуємо необхідні умови;

  

• натискаємо виконати, з’явиться попередження про додавання в існуючу таблицю нових даних.

Редагування:

• додаємо класичний запит;

  

• перетворимо запит до «Оновлення» вибравши відповідний інструмент стрічці;

  

• далі в бланку запиту вказуємо умови і натискаємо «Виконати»;

Створення та оформлення форм

Форми є одним з елементів, які призначені для правильної організації зберігання даних.

Для чого потрібні форми:

• призначення форм полягає у виведенні даних на екран у зручному для користувача вигляді;
• управління запуском. В цьому випадку головним призначенням форм є запуск макросів;
• показ діалогових вікон. За допомогою форм можна виводити на екран попередження про можливі помилки.

Використовуємо «Майстер форм» для створення об’єкта:

• Відкриваємо вкладку «Конструктор форм»;

  

• у рядку «Таблиці і запити» і «Доступні поля» вибираємо потрібні елементи, клацаємо далі;
• потім вибираємо тип форми: «в один стовпчик», «стрічковий» і т. д., натискаємо «Готово».

  

Після цього перед користувачем з’явиться нова вкладка, де таблиця буде представлена у вигляді форми. Як можна помітити, сприйняття інформації стало набагато зручніше.

Розглянемо варіант створення форм через Конструктор:

• додаємо стандартну форму через «Майстра»;
• у лівому стовпці навігації знаходимо створену форму і клікаєм по ній «ПКМ»;
• у контекстному меню вибираємо «Режим конструктор»;

  

• відкриється нове вікно в режимі конструктора. Щоб покращити навігацію, додамо кнопки;
• на панелі інструментів вибираємо «Кнопка» та розміщуємо її в потрібну комірку;

  

• далі у вікні вибору операції для елемента вибираємо, наприклад, «Наступний запис».

  

Створюємо форму з нуля за допомогою «Конструктор форм». За допомогою цього варіанту, можна налаштувати оформлення, змінити заливку поля, додавати файли мультимедіа, і т. д.

Процес:

• переходимо до вкладці «Конструктор форм» і відкриваємо її;
• на екрані з’явиться порожнє поле, куди потрібно помістити необхідні об’єкти;
• вибираємо інструмент «поле» і виділяємо комірки, в яких потрібно розмістити дані;

  

• далі налаштуємо оформлення, переходимо у вкладку «Властивості» на панелі інструментів, попередньо виділивши потрібне поле;
• у параметрах «Колір фону», «Оформлення», «Шрифт», «Колір тексту» можна налаштувати бажаний дизайн;

  

• також можна додати файл мультимедіа, на панелі інструментів відшукуємо «Малюнок» і виділяємо потрібні комірки під його розміщення;

  

• далі відкриється вікно «Вибір малюнка» і поміщаємо його у форму.

  

Для малюнка також можна налаштувати необхідні параметри: «Колір фону», «Тип фону», «Межі» і т. д.

Формуємо звіти

Для роботи зі звітами будемо використовувати «Майстер звітів»:

• Відкриваємо вкладку «Створення» і вибираємо «майстер звітів»;
• потім вибираємо потрібну таблицю і необхідні для звіту поля;

  

• далі додаємо рівні групування та сортування;
• потім потрібно вибрати макет звіту і його орієнтацію, наприклад, макет «Ступінчастий» і орієнтація «Книжкова»;

  

• Потім потрібно вибрати варіант дії «Переглянути звіт» або «Змінити».

  

Звіт за допомогою Конструктора:

• переходимо до панелі інструментів вибираємо «Конструктор звітів»;
• у верхньому колонтитулі прописуємо заголовок;
• у правій частині екрану у вікні «Список полів» додаємо потрібні поля;

  

• потім переходимо до вкладки «Режим» і вибираємо «попередній Перегляд». Тут користувач може задати необхідне для оформлення звіту.