Принтер та сканер є досить поширеними видами офісної техніки. Необхідність в них дуже велика, адже відксерити документ або відправити інформацію з принтера на ПК буває необхідно практично кожен день, в особливості, якщо мова заходить про документообіг. У даній статті ми навчимося користуватися додатковими корисними функціями принтера і сканера — дізнаємося, як оптимально ксерокопіювати документи і сканувати їх.

Моделі, здатні копіювати та сканувати документи

Щоб зробити ксерокопію одну копію паспорта або відсканувати важливий документ на комп’ютер, зовсім не обов’язково бігти в найближчий кіоск із вивіскою «ксерокопія-друк», достатньо мати під рукою сучасне обладнання, яке вміє копіювати інформацію. На сьогоднішній день досить багато моделей підтримує таку можливість. Принтер давно вже перестав бути пристроєм з обмеженим тільки печаткою функціоналом. Сучасне МФУ являє собою не тільки сам принтер, але і сканер, і копіювальний пристрій.

Передавати відскановану інформацію на комп’ютер більшість копіювальних апаратів, в їх числі як струменеві, так і лазерні принтери. Щоб дізнатися, чи є в конструкції пристрою сканер і ксерокс, краще всього заглянути в його характеристики. Втім, іноді досить поверхово вивчити корпус. Якщо на верхній частині пристрою є кришка, під якою знаходиться скляна поверхня, то даний прилад володіє вищезгаданими функціями. Принтер, як правило, оснащений тільки лотком-приймачем чистого паперу і роздруковує її вертикально вгору, тоді як у МФУ роздрукована продукція виходить з торця, нижче області сканера.

Підготовка до роботи

Отже, щоб використовувати сканер, необхідно виконати кілька простих дій.

• Перше, що слід зробити – це перевірити, чи підключений сканер до комп’ютера (ПК або ноутбука). USB-кабель найчастіше не входить в комплектацію самого пристрою, так що його покупкою слід потурбуватися заздалегідь.
• Далі необхідно включити сам прилад в мережу і натиснути на кнопку живлення на корпусі.
• Після включення, потрібно вставити в дисковод диск або флеш-накопичувач) з програмним забезпеченням (драйверами). Зазвичай такий диск або флешка поставляються в пакувальній коробці і є частиною комплекту поставки.
• Якщо диска з якоїсь причини немає, то потрібно пройти на сайт виробника, у вікні пошуку ввести повну назву свого сканера, після чого з’явиться список всіх доступних для скачування на комп’ютер драйверів. Вам залишиться обрати найбільш актуальний (за датою релізу), завантажити і встановити його, клацнувши по дистрибутиву з розширенням .ехе подвійним кліком лівої кнопки миші.

Як тільки процес установки драйверів буде завершено, пристрій розпізнається вашою операційною системою. Його завжди можна відшукати у відповідному розділі (принтери й факси і т. д.). Зазвичай ім’ям пристрою служить повне позначення його моделі, включаючи літерний та цифровий індекс. При бажанні назву можна змінити на будь-яке інше через системні налаштування.

Після процесу установки драйверів і синхронізації пристрою з системою необхідно визначитися з тим, яке ЗА ви будете використовувати. Сімейство ОС Windows пропонує програми, вбудовані в них за замовчуванням, але це далеко не єдине рішення. У будь-якому випадку, важливо розуміти, що без спеціалізованої програми, яка буде відповідати за процес сканування, вам не обійтися.

Як сканувати документи на ПК

Коли до ПК/ноутбука підключений сканер або друковане пристрій, оснащений функцією сканування, користувач може оцифрувати необхідні документи, фотознімки. Виконується процедура сканування одним з наступних способів:

• за допомогою системного програми «Майстер роботи зі сканерами», яким володіє операційна система комп’ютера;
• за допомогою сторонніх програм;
• через штатну утиліту Paint.

Обов’язковою умовою успішності створення електронних копій друкованих сторінок є наявність на комп’ютері встановленого драйвера для підключеного пристрою сканування. Перед запуском процесу необхідно перевірити скляну поверхню пристрою під кришкою. При виявленні пилу, дрібного сміття або розлучень слід усунути недоліки. Після включення сканера необхідно переконатися в його активності, розмістити носій інформації видрукуваної стороною до скла і опустити кришку.

Коли необхідна підготовка проведена, можна скористатися обраним способом проведення операції. Сканування за допомогою Майстра є базовим варіантом.

Майстер роботи зі сканером

 

• Натиснути «Пуск» на екрані комп’ютера.
• Знайти в переліку стандартних засобів Windows 10 утиліту «Факси й сканування і запустити. В ОС Windows 7 і 8 потрібну утиліту слід шукати, перейшовши до вкладки меню «Пуск» – «Панель управління» → «Обладнання і звук»→«Пристрої та принтери». Далі слід активувати ярлик підключеного ПРИНТЕРА/сканера і запустити майстер «Сканувати документ або зображення».
• У вікні майстра потрібно налаштувати параметри операції: чорно-біле, кольорове сканування, яскравість, дозвіл, шлях для збереження результату і т. д. Тут в попередньому перегляді можна побачити, як буде виглядати відсканований документ.
• Активувати процес натисканням на кнопку «Сканувати», після завершення сканування зберегти результат в пам’ять ПК (кнопка «Зберегти»).

 

Завершення роботи Майстра

Використання сторонніх програм для сканування

Сторонній софт для сканування цікавий користувачам розширенням функціоналу: розпізнавання тексту, конвертування з одного формату в іншій, можливістю відправлення електронного образу поштою, факсом і т. д. Використання будь-якого такого додатка передбачає факт його установки на комп’ютер. Для запуску програми використовується ярлик, розміщений на робочому столі або в меню «Пуск».

Перед початком використання стороннього софту рекомендується ознайомитися з керівництвом користувача.

Після запуску у вікні програми виконуються необхідні параметри, після чого можна запустити сканування, а також використовувати інший функціонал.

 

• Додаток ScanLite. Продукт відрізняється простим лаконічним інтерфейсом. Користувальницькі налаштування мінімальні: потрібно вказати ім’я файла і папку для збереження результату сканування. Операція сканування запускається при натисканні відповідної кнопки.
• ABBYY FineReader. Програма, що дозволяє перенести друкований документ в електронний формат і розпізнати текст для подальшого редагування. Софт платний, передбачений ознайомлювальний тестовий період.

  Можливості ABBYY FineReader

• WinScan2PDF. Безкоштовна програма, сумісна з ОС Windows, що дозволяє зберігати відскановані документи в файл виключно у форматі PDF. Софт відрізняється простотою експлуатації.
• RiDoc. Додаток з підтримкою великої кількості форматів. Підходить для користувачів, яким необхідно зберігати електронні образи документів в різних форматах.
• Xerox Easy Printer Manager. Фірмовий додаток для розмножувальної техніки Xerox. Easy Printer Manager крім функції оцифровки надає користувачам інструменти для поліпшення якості зображень.

 

Сканування за допомогою програми Paint

Програма Paint входить в стандартний набір засобів Віндовс. Це додаток оснащений підтримкою сканування. Користувачеві досить через меню «Пуск» знайти додаток у переліку програм і запустити. У вікні слід відкрити вкладку «Файл», де вибрати пункт підменю «Зі сканера або камери». Після цього вибрати необхідні для процесу сканування налаштування, а також визначити файловий формат для збереження образу. Ініціюється процес оцифровки натисканням на відповідну кнопку.

Сканування в Paint

Способів отримати електронний образ друкованого документа або фотографій досить багато. Користувач має право вибрати той варіант, який оптимально підходить під його потреби.

Параметри сканування в режимі тексту або фотографії

Незважаючи на те, що драйвера у всіх виробників відрізняються і не мають однієї універсальної схеми, існує ряд базових налаштувань, які присутні у всіх без винятку апаратах.

Перше, про що варто згадати, це DPI. Цей пункт при роботі з текстом не повинен знаходитися в значенні нижче 300 (однаково з принтера або МФУ). Чим він вище, тим точніше вийде картинка. При високому значенні DPI сканування займе трохи більше часу, зате з більшою ймовірністю текст буде читатися, не доведеться вдаватися до його розпізнавання. Оптимальне значення 300-400 DPI.

Друге, на що слід звернути увагу – насичення кольором (кольоровість). Тут існує лише три варіанти: варіант сканування чорно-білого тексту, сірого і кольорового (журнали, документи, плакати тощо). Чим вище кольоровість, тим, відповідно, більше часу буде потрібно для сканування.

У режимі фото найголовніше – уникнути смазанности картинки, а також переконатися, що всі краї рівно лежать на поверхні. Кольоровість і тональність задаються параметри налаштувань в режимі попереднього перегляду, перш ніж почати процес сканування з принтера.

Слід зазначити, що для оцифровки фото важливий не тільки сам процес сканування, але і процес пост-обробки готового матеріалу з використанням спеціалізованих програм.

Для сканування фото бажано використовувати максимальні налаштування чіткості, це зведе до мінімуму можливі неточності під час самого процесу, хоч і займе на 10-15 секунд більше.

Робимо ксерокопію на принтері

Одна з самих найбільш часто зустрічаються офісних завдань – це ксерокопія документів. Копіювати необхідно документи (паспорт, водійське посвідчення і т. д.), важливі папери, книги, конспекти. Навчитися копіювати досить просто, для цього необхідно дотримуватися наступного алгоритму дій.

 

• Переконатися, що пристрій увімкнено в мережу.
• Перевірити драйвера на принтер.
• Перевірити стан документів на предмет забруднень, замятости, затертостей і відбитків пальців.
• Відкрити верхню кришку пристрою.
• Акуратно помістити туди документ копіюється стороною вниз. Простежити, щоб папір лягла рівно по мітках на приладі.
• Натиснути кнопку «старт» (на принтері чи ксероксі) або «копіювання», у разі, якщо це МФУ, а потім «старт». Забрати готові копії з лотка-приймача, витягти ісходник з скануючого відсіку.

 

Важливо: кількість копій регулюється апаратно, за допомогою кнопок (частіше всього у вигляді стрілок).

На принтері присутні і ряд додаткових можливостей. Наприклад, можна зробити кілька копій сторінок, умістивши їх на одному аркуші. Як зробити ксерокопію паспорта на одній сторінці найпростіше буде дізнатися з наступного відео:

Що робити, якщо пристрій не сканує

Причин, за якими це відбувається не так вже й багато.

 

• Не відповідає програма. Тут все просто, перезавантажуємо пристрій, і чекаємо завантаження системи. Якщо завдання повторилася, то вимикаємо його не менш, ніж на 60 секунд, потім включаємо.
• Помилка. Якщо в роботі вашого сканера допущена помилка, то слід усунути її, попередньо дізнавшись її код. Для того, щоб дізнатися код помилки, необхідно провести діагностику, яка у кожної моделі проходить по-різному. Важливо пам’ятати, що сканер може працювати в сервісному режимі, щоправда, сканувати і ксерити такий МФУ не зможе, принаймні до того моменту, поки не буде усунена помилка. У сканерів марки Canon для активації такого режиму необхідно п’ять разів натиснути кнопку скидання.
• Ваш пристрій в даний момент виконує іншу поставлене завдання. МФУ може очікувати копію, поставлену в чергу на друк як раз в той момент, коли вам потрібно щось відсканувати. Для цього просто завершити поточну задачу і почніть нову.
• Злетів драйвер сканера. Якщо зазначені вище методи не допомагають, спробуйте перевстановити драйвер сканера, можливо, справа в ньому.
• Проблема підключення шнура. Висмикніть шнур з ПК і сканера, потім знову підключіть, в деяких випадках це може допомогти вирішити проблему.
• Можливо, пошкодився загальний драйвер пристрою (і на принтер, і сканер). У такому разі слід перевстановити всі ЗА. Найлегше відшукати його на сайті виробника.
• Скидаємо налаштування. Якщо нічого з перерахованого вище не допомагає, можна спробувати оживити прилад за допомогою скидання налаштувань до заводських. Робиться це в меню ОС, кліком по відповідному пункту «скидання», або апаратно (див. інструкцію).

 

Перед тим, як нести пристрій сервіс, спробуйте підключити його до іншого ПК, встановити драйвери і відсканувати що-небудь. Якщо не виходить, то поломка, можливо, серйозна, і усунути її підручними засобами важко.

Техніка експлуатації сканерів, МФУ

Важливо пам’ятати, що сканер коштує грошей, і не малих, тому для того, щоб він прослужив вам максимально довго, потрібно дотримуватись деяких правил. З чого ж почати? Будьте максимально обережні в роботі зі скляним покриттям — це найбільш чутливий елемент сканера. Якщо на ньому будуть затертости, подряпини і бруд, це неодмінно позначиться на якості оцифрованого матеріалу. Періодично протирайте скло від пилу м’яким матеріалом (наприклад, синтетична замша).

 

• Всякий раз, коли ви збираєтеся відсканувати той чи інший документ, переконайтеся, що чистий листок паперу, і на ньому немає бруду і пилу. Ні в якому разі не можна сканувати брудні предмети, а так само використовувати абразив.
• Навіть якщо ваш пристрій не сканує, не поспішайте виправляти помилки самостійно.
• Не натискайте і не натискайте на скляну поверхню.
• Ніколи не намагайтеся очистити скло порошком або більшою кількістю вологи, перше може подряпати поверхню, а друге намочити електрику.

 

Найкраще підготувати сканований документ заздалегідь. Наприклад, якщо документ не зберігся в дуже хорошому стані, то при високому дозволі на ньому будуть видні всі вади. Вивчіть стан документа, перш ніж задавати необхідний дозвіл. Так само переконайтеся, що на листку паперу відсутні шматки клейкої стрічки або інші скріплюючі матеріали (дужки і т. д.). Якщо на папері присутні явні відбитки пальців, то краще всього буде видалити їх за допомогою ластику або фланелевою тканини.

Навчитися грамотно використовувати всі можливості сканування та ксерокопії не так складно, досить проявити наполегливість і терпіння, і тоді вам підкориться будь-яка техніка. Якщо ви не впевнені в собі, на першому етапі краще буде дотримуватися простих інструкцій, поки не відчуєте, що можете користуватися сканером та ксерокопією самостійно.