Розвиток перших ПК будувалося навколо обчислювальних програм, здатних спростити і прискорити роботу з числовими масивами. Ці програми розросталися, ставали все більш складними і ресурсоємними, стимулюючи створення нових апаратних платформ. Не став винятком і Excel, табличний редактор, без якого корпорація Microsoft ніколи не могла б зайняти своє сучасне місце на ринку комп’ютерного ПЗ. Сьогодні ми розповімо, як працювати в MS Excel, та познайомимо вас з основними можливостями програми.
Робота в Ексель з формулами та таблицями для початківців
Формати файлів
Оптимальним співвідношенням продуктивності і системних вимог, на наш суб’єктивний погляд, має Excel 2010. Він відрізняється хорошим швидкодією навіть на застарілих ПК з Windows XP, дружній і інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом.
Інтерфейс програми Excel 2010
Основними форматами файлів, створених за допомогою MS Excel, є XLS (microsoft Office 2003) та XLSX (Office 2007 і новіше). Тим не менше, програма вміє зберігати дані у вузькоспеціалізованих форматах. Повний їх перелік подано в таблиці.
Таблиця форматів MS Excel.
| Назва | Розширення | Особливості |
|---|---|---|
| Робоча книга | .xls, .xlsx | Основний робочий формат, оновлена версія якого являє собою ZIP-архів стандартного каталогу |
| Робоча книга з макросами | .xlsm | Документ із записаними користувачем алгоритмами дій |
| Шаблон | .xlt, .xltx | Структурний документ, який спрощує створення однотипних таблиць |
| Шаблон з макросами | .xltm | Те ж, але з підтримкою програмних алгоритмів |
| Бінарна робоча книга | ..xlsb | Дані, записані в двійковому форматі для прискорення роботи з великими масивами даних (сотні тисяч осередків) |
| Надбудова | .xlam, .xla | Формати, що зберігають додаткові інструменти та програми |
| Документи веб-сторінок | .htm, .html і ін | Багато – або однофайловые інтернет-сторінки |
| Таблиця OpenDocument | .ods | Формат альтернативного ПО OpenOffice, яке розповсюджується безкоштовно і популярний у користувачів ОС Linux |
Формати, в яких програма Ексель може зберігати документи
На практиці найчастіше використовуються формати XLS і XLSX. Вони сумісні з усіма версіями MS Excel (для відкриття XLSX в Office 2003 і нижче потрібно конвертація) і багатьма альтернативними офісними пакетами.
Створення таблиць, види і особливості, що містяться в них даних
Робочий простір аркуша Microsoft Excel поділено умовно невидимими кордонами на стовпці і рядки, розміри яких можна регулювати, «перетягуючи» наведений на кордон повзунок. Для швидкого об’єднання осередків служить відповідна іконка в блоці «Вирівнювання» вкладки «Головна».
У вкладці «Головна» в блоці «Вирівнювання» знаходяться інструменти для об’єднання і вирівнювання осередків
Стовпці позначені літерами латинського алфавіту (A, B, C,… AA, AB, AC…), рядки пронумеровані. Таким чином, кожна клітинка має свій унікальний адресу. Ось приклад виділення комірки C7.
Виділена клітинка має свій унікальний адресу C7, який складається з літери стовпця та цифри рядка
Комірка може містити числове значення, текст із заданим форматом, символи, формули та інші елементи. За промовчанням розташовуються в правій частині комірки, текст – в лівій. При виділенні комірки з формулою остання відображається в рядку «fx».
Комірки можуть містити числове значення, текст, символи, формули та інші елементи
За допомогою інструментів вкладки «Головна» клітинки і саму таблицю можна відформатувати, встановити потрібні розміри і параметри тексту, виділити межі, застосувати заливку комірок, а також виконувати ряд більш складних операцій.
На замітку! Попередньо необхідно виділити ту ділянку, який слід відформатувати.
Виділяємо комірки, у вкладці «Головна» кліком мишки натискаємо на відповідні значки інструментів для форматування
Натиснувши правою кнопкою миші на виділену клітинку або діапазон клітинок, можна викликати контекстне меню. Воно складається з верхнього блоку, дублюючого основні функції вкладки «Головна» і нижнього блоку, в якому зосереджені операції копіювання і вставки тексту, фільтрації і сортування значень, а також деякі інші функції.
Натиснувши правою кнопкою миші на виділену клітинку або діапазон клітинок, викликаємо контекстне меню для їх форматування
Вибравши в контекстному меню пункт «Формат ячейки», Ви отримаєте розширені можливості форматування вибраного масиву даних.
Клацаємо за пунктом «Формат осередків»
З допомогою нового вікна можна максимально точно налаштувати всі особливості подання інформації в комірках і табличних блоках.
Вікно «Формат ячеек» з інструментами для більш точного налаштування і форматування комірок
Крім того, можна застосувати вже готові стилі, згруповані у пунктах «Умовне форматування», «Форматувати як таблицю» і «Стилі комірки».
У групі «Параметри» на вкладці «Головна» можна вибрати готовий стиль
Контекстні меню цих пунктів містять шаблони з контрастними, градієнтними і багатьма іншими схемами форматування, за допомогою яких можна швидко привести табличний блок в потрібний вид.
Готові шаблони пункту «Форматувати як таблицю»
Крім вже розглянутих груп «Шрифт», «Вирівнювання» і «Стилі», вкладка «Головна» містить кілька менш популярних, але все ж необхідних у ряді випадків елементів. На ній можна виявити:
- «Буфер обміну» – іконки копіювання, вирізання та вставки інформації (вони дублюються сполученнями клавіш «Ctrl+C, Ctrl+X» і «Ctrl+V» відповідно);
Група «Буфер обміну», що містить іконки для копіювання, вирізання та вставки інформації
- «Число» – забезпечує швидке перемикання між текстовим, числовим, процентними та іншими форматами відображення інформації, а також прості операції формалізації даних, наприклад, зміна кількості знаків після коми в десяткових числах;
Група «Число» забезпечує швидке перемикання між різними форматами відображення інформації
- «Клітинки» – містить команди додавання та видалення рядків, стовпців, масивів, а також прості функції форматування їх розміру і видимості;
Група «Клітинки» містить інструменти для видалення або додавання клітинок і стовпців, а так само інші інструменти для їх форматування
- «Правка» – спрощує пошук, сортування та фільтрування даних, включає кілька швидких формул, виконує команди автозаповнення і очищення.
Група «Редагування» і її інструменти
Стрілки в нижньому правому куті більшості блоків вкладки «Головна» викликають розширені контекстні меню або спливаючі вікна, в яких містяться більш точні і повні переліки можливих команд.
Маленька стрілочка вниз, поруч з назвою груп, викликає діалогове вікно з більш розширеною інформацією або функціями
Основи роботи з формулами
Оскільки головним завданням програми Excel є спрощення обчислювальних операцій, в ній передбачені потужні математичні інструменти. Більшість з їх цікавить лише професіоналам в тій чи іншій галузі, але деякі бувають корисні і звичайним користувачам.
Формула починається зі знака рівності. Для простих обчислень можна використовувати класичні математичні оператори, згруповані на клавіатурі.
Ставимо знак «=» в комірці або в рядку формул «fx»
Ось приклади таких формул:
- додавання – «=A1+A2»;
- віднімання – «=A2-A1»;
- множення – «=A2*A1»;
- поділ – «=A2/A1»;
- зведення в ступінь (квадрат) – «=A1^2»;
- сложносоставное вираз – «=((A1+A2)^3-(A3+A4)^2)/2».
У формулі-адреса клітинки не обов’язково вводити вручну, достатньо просто клікнути лівою кнопкою миші на потрібну клітинку. Знаючи це, можна легко і швидко ввести безпосередньо в комірку або в рядок «fx» будь-яке просте висловлення, використовуючи тільки математичні знаки та цифри. Більш складні функції задаються за допомогою буквених команд-операторів.
Лівою кнопкою мишки виділяємо комірки зі значеннями між ними ставимо потрібний математичний знак з клавіатури
Важливо! Не забувайте, що будь-яка зміна даних у вихідних клітинках призведе до автоматичного перерахунку всіх пов’язаних з ними формул. Якщо формат комірки, на яку посилається формула, не числовий, програма видасть помилку.
Пошук і використання потрібних виразів
Кілька швидких команд автоматичного підрахунку даних доступно в пункті «Редагування» вкладки «Головна». Припустимо, що у нас є ряд чисел (вибірка), для якої потрібно визначити загальну суму та середнє значення. Виконаємо наступне:
Крок 1. Виділяємо весь масив вибірки і натискаємо на стрілку біля знаку «Сигма» (обведено червоним).
Виділяємо весь масив вибірки і натискаємо на стрілку біля знаку «Сигма»
Крок 2. В розкрився контекстному меню вибираємо пункт «Сума». У комірці, розташованої під масивом (в нашому випадку це осередок «A11») з’явиться результат обчислення.
В розкрився контекстному меню вибираємо пункт «Сума»
Крок 3. Тепер у рядку формул відображається вираз, вибране системою для розрахунку. Цей оператор можна вписати вручну або знайти в загальному каталозі.
У рядку формул відображається вираз, вибране системою для розрахунку
Крок 4. Знову виділимо вибірку і натиснемо на знак «Сигма», але в цей раз виберемо пункт «Середнє». У першій вільній клітинці стовпця, розташованої під результатом попереднього розрахунку, з’явиться середнє арифметичне значення вибірки.
Виділяємо вибірку, тиснемо на знак «Сигма» і вибираємо пункт «Середнє»
Крок 5. Зазвичай з вкладки «Головна» здійснюють тільки прості розрахунки, проте в контекстному меню можна відшукати будь-яку потрібну формулу. Для цього виберемо пункт «Інші функції».
Натискаємо на знак «Сигма» і вибираємо пункт «Інші функції»
Крок 6. У вікні «Майстер функцій» задаємо категорію формули (наприклад, «Математичні») і вибираємо потрібний вираз.
У вікні «Майстер функцій» задаємо категорію формули, вибираємо потрібний вираз
Крок 7. Читаємо стисле пояснення механізму дії формули щоб переконатися, що вибрали потрібний вираз. Та натиснути кнопку «ОК».
Читаємо стисле пояснення механізму дії формули, натискаємо «ОК»
Крок 8. Вибраний оператор з’явиться в рядку формул, після чого Вам залишиться лише виділити клітинку або масив з даними для розрахунку.
На замітку! Крім пункту «Редагування», вибрати оператор можна безпосередньо на вкладці «Формули».
Вибрати потрібний оператор можна безпосередньо на вкладці «Формули»
Тут вираження також зібрані в ряд категорій, кожна з яких містить формули заданого порядку. Після вибору конкретної формули вам запропонують ввести аргументи. Можна задати значення з клавіатури, а можна вибрати комірку або масив даних мишею.
Довідка! З часом основні оператори залишаться в пам’яті, а для їх використання буде достатньо поставити знак рівності, затиснути «Caps Lock і ввести скорочене найменування функції.
Ще один важливий нюанс, здатний істотно полегшити роботу з формулами – автозаповнення. Це застосування однієї формули до різних аргументів з автоматичною підстановкою останніх.
На малюнку нижче наведена матриця числових значень і розраховано кілька показників для першого рядка:
- сума значень: =СУМ(A3:E3);
- добуток значень: =PRODUCT(A3:E3);
- квадратний корінь частки суми у творі: =КОРІНЬ(G3/F3).
Таблиця з розрахунками декількох показників для першого рядка
Припустимо, що аналогічний розрахунок потрібно виконати і для інших рядів. Для цього комірки з формулами послідовно потягнемо за правий нижній кут вниз до кінця числових значень.
Виділяємо комірки з формулами, і тягнемо за правий нижній кут вниз до кінця числових значень
Зверніть увагу, що курсор перетворився в «плюс», а клітинки за ним виділяються пунктирною рамкою. Відпустивши кнопку миші, отримаємо розраховані за рядками значення показників. Автозаповнення можна застосовувати як до окремої рядку або стовпцю, так і до великих масивів даних.
Висновок
Тепер у Вас є необхідні базові навички роботи з MS Excel. Сподіваємося, що отримана інформація була цікавою і корисною для Вас. Бажаємо удачі в освоєння обчислювальної техніки в цілому і табличних редакторів зокрема!
