Мова цифр занадто сухий і складний, тому він мало підходить для відображення наочної інформації про хід процесів, зміну показників у часі або зв’язку один з одним. Виправити це допомагають графічні об’єкти: діаграми, гістограми, графіки. У програмній оболонці MS Excel можна створювати об’єкти різного типу, редагувати області даних, змінювати геометричні параметри малюнка і його колірні схеми. Запрошуємо дізнатися більше про можливості програми.
Як побудувати графік і діаграму в Excel?
Види діаграм
Для кожного виду інформації важливо підібрати найбільш наочний спосіб графічного відображення. Повний список доступних для побудови графічних об’єктів Ви побачите, виконавши наступну послідовність дій в Excel:
- На верхній панелі інструментів, виберіть вкладку «Вставка». Як бачите, у підпункті «Діаграми» запропоновані найпопулярніші види графічних об’єктів. Можна вибрати один з них, а можна викликати розширене меню.
На верхній панелі інструментів вибираємо вкладку «Вставка»
- Щоб переглянути повний перелік доступних об’єктів, викличте розширене меню, клацнувши на значок в правому нижньому кутку підпункту.
Натискаємо на значок в правому нижньому кутку підпункту
- Відкриється нове вікно «Вставка діаграми», в якому буде представлено понад 40 різновидів графічних об’єктів, об’єднаних в укрупнені групи. Після того, як Ви виберіть підходящий об’єкт, залишиться лише натиснути «ОК», і він додасться на робочий аркуш документа.
У вікні вибираємо один з варіантів діаграму, клацнувши на нього лівою кнопкою миші натискаємо «ОК»
Розглянемо групи діаграм, запропоновані у спливаючому вікні, і подумаємо, для яких випадків вони краще всього підійдуть:
- гістограма відображає ряд або кілька рядів чисел, пов’язаних один з одним і залежать від загального показника, наприклад, доходів і витрат за розрахунковий період;
Гістограма
- графік – найбільш наочно свідчить про зростанні або зниженні функції, використовується для візуалізації математичних виразів, фінансової звітності, біржових котирувань і т. п.;
Графік
- кругова діаграма – показують частку приватного загалом, зручна для візуалізації процентних співвідношень;
Кругова діаграма
- гістограма – являє собою, по суті, обернутий на 90 градусів гістограму, використовується, коли змінено пріоритетність осей;
Гістограма
- з областями – графік, що відображає не тільки лінію, але і весь сегмент, обмежений цією лінією і осями координат, отримав широке застосування в бухгалтерських документах;
Діаграма з областями
- точкова – вказує на розташування не пов’язаних між собою ніякої залежністю величин на загальній координатної сітки;
Точкова діаграма
- біржова – назва говорить сама за себе, це класичні «свічки», що використовуються у біржовій діяльності;
Біржова діаграма
- поверхня – використовується в математичних візуалізаціях тривимірних функцій;
Діаграма «Поверхня»
- кільцева – нагадує кругову і використовується для тих же цілей;
Кільцева діаграма
- бульбашкова – відображає не тільки розташування показника на сітці координат, але і його «вагомість», значимість для загальної цілі, знайшла широке застосування в промисловій, транспортній, екологічній середовищі;
Бульбашкова діаграма
- пелюсткова – складна діаграма з безліччю осей для відображення залежних один від одного інформаційних поверхонь, найчастіше застосовується в психології, політології, соціології.
Пелюсткова діаграма
Вибравши вид діаграми і додавши її на робочий аркуш, можна приступати до заповнення областей даних. Розглянемо найпоширеніші види діаграм.
Побудова гістограми з двома рядами даних
Перед тим, як приступати до редагування гістограми, слід ввести вихідні дані. Їх краще розташувати стовпцями.
Підготовлені дані для діаграми краще розташувати стовпцями
Після того, як з заповненням стовпчиків буде покінчено, можна зробити наступне:
- Клікніть правою кнопкою миші по області побудови діаграми. У контекстному меню виберіть пункт «Вибрати».
Натискаємо правою кнопкою миші по області побудови діаграми, в меню вибираємо «Вибрати дані»
- Очистіть поле «Діапазон даних для діаграми» (там можуть бути старі дані або запропоновані за замовчуванням), після чого натисніть на кнопку «Додати» над лівим робочим вікном («Елементи легенди»).
Видаляємо у полі «Діапазон даних для діаграми» значення
Натискаємо на кнопку «Додати» над лівим робочим вікном, під пунктом «Елементи легенди»
- Відкриється вікно «Зміна ряду». У його верхній рядок введіть назву першого масиву даних. Потім очистіть другу рядок (за замовчуванням там стоїть одиниця) і виберіть перший стовпець на аркуші. Посилання на нього буде додано в другу рядок вікна. Натисніть «ОК».
В поле «Ім’я» вводимо назву першого масиву даних, а в поле «Значення» вибираємо перший стовпець на аркуші, натискаємо «ОК»
- Знову натисніть на кнопку «Додати». Відкриється вікно «Зміна ряду». У його верхній рядок введіть назву другого масиву даних. Потім очистіть другу рядок (за замовчуванням там стоїть одиниця) і виберіть другого стовпця на робочому аркуші. Посилання на нього буде додано в другу рядок вікна. Натисніть «ОК».
В поле «Ім’я» вводимо назву другого масиву даних, у друге поле вибираємо другого стовпця на робочому аркуші, натискаємо «ОК»
- У разі необхідності, змініть підпису горизонтальній осі. Для цього натисніть на кнопку «Змінити» над правим робочим вікном. Ми виходимо з того, що дані горизонтальної осі додано на робочий лист.
Натискаємо на кнопку «Змінити»
- Відкриється вікно «Підпис осі» з єдиною рядком. Встановивши в ній курсор, виділіть потрібні клітинки. Підписи тут же додадуться на гістограму. Натисніть «ОК».
Встановивши в полі «Діапазон підписів осі» курсор, виділяємо необхідні комірки, натискаємо «ОК»
- Перевірте коректність введеної інформації у вікні Вибір джерела даних» і знову натисніть кнопку «ОК».
Перевіряємо всі введені дані, натискаємо «ОК»
- Перейдіть на вкладку «Робота з діаграмами». У ній Ви знайдете три додаткових меню:
Переходимо на вкладку «Робота з діаграмами»
- у меню «Конструктор» можна змінити стиль діаграми (спробуйте використовувати іншу тему);
У меню «Конструктор» можемо змінити стиль діаграми
- меню «Макет» допоможе додати заголовок, підписати вісі і виконати просте форматування області побудови;
Меню «Макет» допоможе додати заголовок, підписати вісі та інші параметри
- у меню «Формат» можна змінити шрифти і розмір діаграми, виконати інші базові операції.
У меню «Формат» можна змінити шрифти і розмір діаграми та інші параметри
На цьому побудова гістограми закінчено. У такому вигляді її можна додати в презентацію PowerPoint, на веб-ресурс, в текстовий документ і т. д.
Міняємо тип графічного об’єкта
Якщо після побудови діаграми Ви вирішили, що вона недостатньо наочна, можна змінити тип об’єкта всього в пару кліків. Розглянемо цей процес на прикладі побудованої вище гістограми руху фінансових коштів. Припустимо, що вона повинна стати графіком.
- У меню «Конструктор» вкладки «Робота з діаграмами» виберіть пункт «Змінити тип діаграми».
У меню «Конструктор» вкладки «Робота з діаграмами» вибираємо пункт «Змінити тип діаграми»
- У вікні, виберіть пункт «Графік» і натисніть «ОК».
Вибираємо пункт «Графік» і натискаємо «ОК»
- Готове. Тепер замість стовпчиків гістограми на малюнку видно класичні лінії графіка.
Результат класичного графіку
Врахуйте, що не вдасться замінити складну діаграму на більш просту без втрати частини даних. Так, однією кругової діаграми не вистачить для відображення інформації з гістограми з двома рядами.
