Що таке електронний підпис, де і як вона використовується? На такі питання має знати відповідь будь-яка ділова людина, яка має справи з цінними і важливими паперами. Підписати будь-який документ електронним підписом можна, використовуючи інструменти Word або інші додатки Microsoft Office, а також спеціальну утиліту Кріптоарм.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис або ЕП (як зазначено в ФЗ №63) – це спеціальний вид електронного шифрування, який допомагає відзначати і ідентифікувати електронні документи та листи. Частіше поняття електронна печатка скорочують до ЕЦП, що означає електронний цифровий підпис.

Така печатка необхідна для того, щоб підтвердити причетність будь-якої особи до документа і захистити його від змін. Згідно федеральним законам Російської федерації така друк прирівнюється до тієї, що залишається від руки. А все ЕЦП поділяють на два типи:

1. Проста, яка має юридичну значимість після нотаріального угоди сторін.
2. Некваліфікована, підтверджує авторство і захищає документ від змін, а також має повну юридичну силу.

Незалежно від типу, її треба вміти ставити, як за допомогою інструментів Microsoft Office, так і з допомогою Кріптоарм, які використовуються найчастіше.

Як підписати документ Word

Перед тим, як вчиться і пробувати ставити печатку треба чітко зрозуміти, що розміщення ЕЦП на документ – це фінальний етап створення, тому для початку треба повністю завершити оформлення і кілька разів перевірити. Будь-яка помилка і помилка може позбавити печатку юридичної сили або змінити зміст трактування документа.

Як тільки буде поставлено підпис, програма Word дозволить тільки читання, також варто зберігати декілька копій, щоб був запасний варіант на випадок помилки.

Щоб зробити електронний підпис в Ворді потрібно виконати наступні кроки:

1. Відкрити потрібний документ і навести курсор на вкладку «Сервіс» або «Файл» (залежить від програми).
2. Після зайти в «Відомості».

   

3. У вікні вибрати вкладку «Безпека» або «Захист документа» (різниця в роках випуску Word).

   

4. Там буде параметр цифрового друку, потрібно додати нову, натиснути «Додати»
5. Після висвітиться вікно, де треба вказати дані людини, чий підпис буде використовуватися.

   

Що робити, якщо документ Word не зберігся

Якщо всі кроки зроблено вірно, то внизу з’явиться новий значок, який свідчить про те, що в документ вставлена підпис.

Також можна встановити на комп’ютер програму Крипто-ПРО, у якій є спеціальний плагін КриптоПро Office Signature для роботи з Microsoft Office. Після встановлення плагіну в меню Файл з’явиться нова кнопка «Підготувати».

Поставити електронний підпис на документі Word можна також, як і в попередньому випадку, за винятком того, що обираємо кнопку зі згадуванням плагіна Крипто-ПРО.

Варто зауважити, що в Office 365 плагін не підтримується, але у всіх інших версіях, аж до Word 2019 все повинно працювати.

Використання Кріптоарм

Кріптоарм – це спеціальна утиліта, яку використовують, щоб виробляти електронне шифрувати і підписувати документи, дотримуючи всі правила і регламенти. Даною програмою часто користуються, щоб підписати вордівському документ, а також повернути свій документ в режим редагування. Для того, щоб встановити електронну печатку треба дотримуватися наступний порядок дій:

1. На комп’ютері утиліта Кріптоарм вже повинна бути встановлена і авторизирована (якщо потрібно).
2. Навести курсор на потрібний файл і клацніть правою кнопкою миші натиснути на нього. Після чого з’явиться список завдань і функцій, серед них вибрати ту, де є іконка Кріптоарм.

   

3. З’явиться нове вікно, де також буде список функцій і завдань. Тут вже потрібно вибрати необхідну дію, а саме вкладку «Підписати».

   

4. Далі буде завантаження і відкриється робоча панель. Тут потрібно вибрати файл, якщо в списку немає потрібного документа, то додати його. У цьому ж вікні можна переглянути файл і перевірити його перед початком процесу.

   

5. Наступне вікно – це панель з налаштуванням формату друку. Найчастіше тут змінювати нічого не потрібно, але якщо є перелік обов’язкових налаштувань, то тут їх слід встановити. Коли все буде готове, треба натиснути «Далі».

   

6. З’являється ще одне вікно налаштувань. Тут настроюється зовнішній вигляд печатки та інші параметри. Тут можна помістити друк сам документ або створити для неї окремий. Також налаштовується з урахуванням індивідуальних потреб.

   

7. Далі вибирається сертифікат для підпису. Якщо він є, то значить друк буде відображатися, якщо немає сертифіката, його потрібно встановити. У вкладці «Подивитися» можна перевірити, як буде виглядати ЕЦП.

   

Установка перенесення слів у Word

У результаті з’явиться вікно, де буде представлений повний перелік всієї інформації. Якщо все гаразд, то треба натиснути «Завершення», якщо є недоречності, то треба повернутися до цього кроку і виправити параметр. Після завершення процесу, на документі буде матися друк і змінити її можна буде тільки за допомогою програми, маючи відповідний доступ.

Як вставити звичайну підпис

Крім використання спеціальної утиліти, можна скористатися базовими інструментами, які вже є у всіх програмах Microsoft Office. В Word є можливість вставити підпис від руки або спеціальну графу для розміщення там друку.

Вставка рукописного підпису

Наявність підпису, яка написана від руки завжди виглядає солідно і офіційно. Крім цього подібний символ має юридичну силу, а значить такий документ буде ще і захищена на законодавчому рівні. Розписатися в вордовском документі просто, але для цього потрібно дотримувати наступні правила:

1. Треба взяти чистий аркуш паперу і розписатися на ньому. Підпис має бути коректною і добре розпізнаваної, щоб її можна було розшифрувати, і вона мала силу.
2. Далі потрібен сканер, на якому цю підпис випливає відсканувати. Коректним форматом для зображення є: GIF, PNG, JPG або BMP.
3. Після цього потрібно відкрити файл і обрізати всю картинку до друку.

   

Залишається вставити в потрібному місці намальовану від руки картинку, і тепер в документі є індивідуальна підпис, написана від руки. При друку відскановане зображення буде виглядати дуже натурально, ніби це ксерокопія з оригінального договору, де вже була індивідуальна відмітка.

Додаємо текст

Щоб на документі був присутній і інший текст на зразок ініціалів, посади, контактної інформації і так далі, то слід використовувати інструмент «Експрес-блоки». А робиться це в такому порядку:

1. Якщо вже є зображення з рукописної відміткою, то нижче цієї картинки треба набрати потрібний текст.
2. Потім виділити текст разом з картинкою, а після цього зайти в параметри «Вставка». Там з’явиться інструмент «Експрес-блоки», він і потрібен.

   

3. Потім буде запропоновано зберегти виділену інформацію в колекції, це потрібно зробити.
4. Після з’явиться нове вікно з налаштуванням нового блоку. Потрібно заповнити поля, як на картинці.

   

Популярні програми та онлайн сервіси для створення візитних карток

Після цього у вкладці «Експрес-блоки» з’явиться готова конструкція, яку можна вставляти в потрібний документ.

Додавання рядка для підпису

При складання документ іноді необхідно зробити місце для підпису, щоб було дотримано всі правила складання ділових паперів. В Word є спеціальний інструмент, за допомогою якого можна зробити необхідну рядок з характерною позначкою для наочності. Щоб все вийшло правильно потрібно зробити наступне:

1. Натиснути лівою кнопкою миші на місце, куди потрібно помістити рядок.
2. Після знайти у пункті «Вставка» інструмент, якої називається «Рядок підпису».

   

3. З’явиться список різних рядків, потрібно вибрати з них ту, що з поміткою Microsoft Office.
4. Далі з’явиться вікно з налаштуваннями зовнішнього вигляду і текстових поміток. Якщо вони потрібні, то потрібно вписати в них відповідні дані.

Потім треба натиснути «Ок» і в тому місці, яке було відзначено, з’явиться відповідний рядок. Її також можна буде налаштовувати і змінювати дані.