Microsoft Office є кращим інструментом для роботи з офісними документами. В даному пакеті присутній додаток, що дозволяє працювати з формулами і графіками – Microsoft Excel. За допомогою засобів роботи з таблицями можливо уявити різні дані не тільки в числових значеннях, але і графічно. У цьому матеріалі буде детально розібрано, як побудувати діаграму Ганта в Excel.
Трохи про діаграмі Ганта
Вигляд діаграми Gantt Diagram названий на честь американського інженера і експерта в області менеджменту Генрі Ганта. Подібний вид графіка з’явився на початку минулого століття в 1910 році. Вона являє собою горизонтальні лінії, які демонструє проект, розібраний на складові, наприклад, дата початку і закінчення відпустки. При цьому вона допомагає здійснити контроль за поставленими завданнями точно по часу, відведеного на їх виконання.
Як побудувати діаграму Ганта в Excel
Далі буде дана детальна покрокова інструкція по побудові графіка Ганта. Необхідно відзначити, що Microsoft Office не передбачає будь-яких шаблонів для створення діаграми. Але при цьому її можна побудувати самостійно, використовуючи функціонал офісного редактора та деяких інструментів форматування.
В нашому випадку буде використовуватися Microsoft Office Excel 2013, розберемо процес на покроковому прикладі.
Створюємо таблицю
Для початку необхідний створити новий проект, де потрібно ввести параметри нової таблиці. В кожної окремої рядку необхідно побудувати чітко структурований робочий план, при цьому вказавши початкову і кінцеву дату проекту, а також його тривалість.
Таким чином потрібно вказати наступні пункти:
- Task (завдання);
- Start Date (дата);
- End Date (дата закінчення);
- Duration (тривалість).
Щоб створити таблицю, необхідно:
- відкрити пустий аркуш Microsoft Excel;
- далі перейти в «Файл» і «Створити»;
- відкрити шаблон «Порожня книга»;
В нашому випадку буде використовуватися графік розробки програмного забезпечення. Для цього буде вказана наступна інформація «Завдання», «Start Date» (початок), «End Date» (закінчення) і «Duration» (тривалість).
У порожніх колонках починаємо прописувати заголовки: Task (завдання), Start Date (дата початку), End Date (дата закінчення) і Duration (тривалість).
Після того, як потрібна інформація була занесена в таблицю, можна приступити до наступного кроку, створення стовпчастої гістограми.
Перетворення в Гістограму
Після того, як таблиця створена, потрібно виконати перетворення в гістограмі гістограму:
- виділяємо стовпець «Дата початку» разом з заголовком та іншою інформацією;
- клікаємо по вкладці «Вставка», переходимо до модулю «Діаграми» і вибираємо лінійну. Для кращої візуалізації будемо застосовувати «Об’ємну з накопиченням»;
- після цього поруч із таблицею з’явиться блок з гістограмою.
Додаємо дату початку
Додати початкові параметри можна так:
- правої кнопки миші клікаємо по порожньому місцю графіка, шукаємо пункт «Вибрати дані»;
- після цього з’явиться нове вікно «Вибір джерела даних»;
- у блоці «Елементи легенди» натискаємо «Додати»;
- у рядку «Ім’я ряду» вводимо «Дата початку»;
- клікаємо по іконці «Значення»;
- далі виділяємо потрібний стовпець;
- розкриваємо діалогове вікно і натискаємо «Ок».
Додаємо тривалість
Далі до дати початку необхідно додати новий параметр – тривалість і зробити це можна наступним чином:
- з допомогою ПКМ клікаєм по порожньому місцю в графіку і встановлюємо пункт «Вибрати дані»;
- після цього з’явиться нове вікно «Вибір джерела даних»;
- у блоці «Елементи легенди» знаходимо «Додати»;
- з’явиться спливаюче вікно «Зміна ряду» і в рядку «Ім’я ряду» вводимо «Тривалість»;
- після цього клікаєм по іконці «Значення» і діалогове вікно зменшиться;
- далі виділяємо потрібний стовпець, як показано на скріншоті;
- розкриваємо діалогове вікно і натискаємо «Ок»;
- після виконаних дій графік набуде нового вигляду.
Опис завдань
Після того, як була додана інформація про тривалості, потрібно вказати список завдань:
- клацаємо правою кнопкою миші по порожньому місцю графіка і в контекстному меню вибираємо «Вибрати дані»;
- у вікні Вибір джерела даних» потрібно перейти до модулю «Підписи і горизонтальні осі» і клацнути по вкладці «Змінити»;
- відкриється маленьке діалогове вікно «Підписи осі» і після цього виділяємо перший стовпець «Завдання», як було при додаванні тривалості;
- після цього натисніть «Ок» для застосування змін.
Типи посилань в Excel – як використовувати абсолютну, відносну і змішану адресацію
У висновку цього кроку необхідно видалити легенду, натискаємо «ПКМ» по порожньому місцю і вибираємо «Видалити». Основні моменти побудови графіка закінчені.
Додаткове форматування
Для того, щоб виконати перетворення, потрібно застосувати форматування. Завдання полягає в тому, щоб видалити сині ділянки ліній і залишити помаранчеві. Помаранчеві лінії є задачами в рамках створеного проекту.
Процес форматування виглядає наступним чином:
- клікаємо по синьої частини лінії для їх виділення і тиснемо праву кнопку миші, щоб викликати контекстне меню;
- у списку вибираємо «Формат ряду даних».
- У вікні, що відкрилося, переходимо в модуль «Межі» і вибираємо «Немає ліній». В розділі «Заливка» ставимо позначку в чекбоксі «Немає заливки»;
- далі потрібно розташувати елементи в правильному порядку. Переходимо в розділ «Формат осі», в модулі «Параметри осі» відзначаємо чекбокс «Зворотний порядок категорій».
Після цього діаграма Ганта придбає правильне розташування елементів, і лінія осі переміститися в верхню частину.
Далі потрібно виконати додаткове форматування, щоб поліпшити її зовнішній вигляд. Необхідно перемістити жовті блоки максимально близько до вертикальної осі:
- переходимо до стовпця «Дата початку» та вибираємо перше значення. Клацаємо правою кнопкою миші відкриваємо «Формат ячеек».
- У модулі «Числовий формат» вказуємо «Загальний». У рядку «Зразок» буде представлений числовий параметр зазначеної дати, запам’ятовуємо його;
- закриваємо вікно, клікнувши «Скасувати». Клацаємо «ПКМ» по даті, відображеної у верхній частині графіка, в контекстному меню вибираємо «Формат осі»;
- у діалоговому вікні налаштовуємо наступні параметри: «Основні ділення», «Проміжні ділення». У рядку «Мінімум» вводимо значення, яке було отримано в результаті зміни числового формату. В нашому випадку були встановлені наступні значення, налаштування можна виставляти на свій розсуд:
Далі поміняємо розташування блоків:
- для початку виділимо блоки з допомогою ПКМ;
- у контекстному меню вибираємо «Формат ряду даних» і пересуваємо повзунок «Фронтальний зазор» до 100%, в свою чергу, для «Бічний зазор» виставляємо 0%.
Гістограма є динамічною і до неї можна вносити корективи, які будуть відображатися на лініях графіка.
Завершення форматування — декілька порад
Що можна порадити:
- для кращої візуалізації, рекомендується використовувати різні ефекти. 3D ефекти застосовуємо так: клацаємо «ПКМ», відкриваємо «Формат ряду даних» і в діалоговому вікні в блоці «Фігура» можна задати вид для ліній;
- в цьому ж вікні перейшовши в пункт «Ефекти» можна вибрати наступні опції: «Тінь», «Підсвічування», «Згладжування» і «Формат об’ємної фігури».
Якщо вибраний стиль повністю влаштовує, його можна зберегти в якості шаблону для майбутніх проектів: «Файл», «Зберегти як», у списку вибирати «Шаблон Excel».
Пропонуємо ознайомитися з відео по створенню графіка Ганта:
Де ще можна побудувати діаграму Ганта
Використовуємо PowerPoint
Інструмент для створення презентацій від Microsoft дозволяє не тільки вставити готові фото діаграми, але і створити його самим. Процес цей досить простий і не вимагає від користувача якихось умінь працювати з таблицями. Приклад буде складено в Microsoft PowerPoint 2013.
Розберемо процедуру створення:
- для початку створюємо нову презентацію «Файл», «Создать» і «Порожня презентація»;
- далі переходимо у вкладку «Вставка» і у блоці «Ілюстрації» вибираємо «Діаграма»;
- у модулі «Всі» вказуємо «Гістограма» і «Об’ємна гістограма з накопиченням»;
- далі з’явиться спливаюче вікно, яке являє собою середовище для роботи з таблицями Excel;
- вводимо потрібну інформацію і в результаті виходить такий графік. Для того, щоб він набув більш наближений класичний варіант, потрібно провести додаткове форматування;
- наводимо курсор і клікаєм по значку «Фільтри»;
- у блоці «Ряди» знімаємо позначку з усіх чекбоксов, крім «Закінчення», клацаємо «Застосувати».
Використовуємо функцію «Якщо» в Excel
Другий спосіб передбачає імпорт з Excel в PowerPoint:
- створюємо діаграму в Excel за допомогою інструкції, наведеної вище;
- виділяємо одержаний графік, переходимо у вкладку «Головна» і вибираємо пункт «Копіювати»;
- відкриваємо PowerPoint, вибираємо пункт «Вставити» і «Зберегти вихідне форматування і зв’язати дані».
LibreOffice Calc
Програма, яка призначена для роботи з таблицями і графіками. LibreOffice Calc має достатній функціонал для побудови динамічних діаграм.
Процес створення виглядає наступним чином:
- створюємо таблицю, де вводимо числові параметри. Варто зазначити, що створення та наповнення таблиці в цій програмі майже таке ж, як і в Excel;
- далі виділяємо стовпці з потрібними значеннями і переходимо в «Вставка»;
- вибираємо тип «Лінійчатий»;
- після цього задаємо потрібний порядок розташування елементів: «Формат», «Формат осі», «Масштаб» і «У зворотному напрямку». Для того, щоб встановити дати у верхню частину графіка, робимо наступне: «Формат осі», «Числа» та вибираємо формат дати. Потім переходимо в розділ «Масштаб» і знімаємо галку з чекбокса «Автоматично»;
- далі з’явиться нове вікно «Вісь», де необхідно проставити дані «Мінімум» початку першої задачі і «Максимум» час закінчення останньої. Після задаємо основний інтервал. Якщо графік має на увазі під собою виконання невеликих завдань і час на їх виконання відводиться небагато, то крок встановлюємо не більше 1.
Microsoft Project
Програма була створена для управління різними проектами. У Microsoft Project вбудовані інструменти, що дозволяють працювати з таблицями, презентаціями, графіками і т. д.
Важливо знати, що шаблон вбудований в дане ПЗ, тому жодних труднощів у користувачів виникнути не повинно.
Процес побудови:
- переходимо в «Файл»;
- відкриваємо «Параметри» і «Настроїти стрічку»;
- у діалоговому вікні вибираємо «Проект» і «Створити групу»;
- далі відкриваємо «Налаштування стрічки» і вказуємо команду Команди на стрічці»;
- прокручуємо списку і відшукуємо пункт «Майстер»;
- выделаем пункт, натискаємо «Додати»;
- переходимо у вкладку «Проект», де з’явиться новий блок;
- щоб створити графік, клікаємо по кнопці «Майстер діаграм Ганта» і слідуємо підказкам.
OnlyOffice
Функціональне програмне забезпечення для управління проектами. OnlyOffice не тільки дозволяє працювати з документами, таблицями та презентаціями, але і з електронною поштою. Процес автоматизований, користувачеві потрібно лише внести необхідну інформацію і діаграма буде створена з урахуванням правильного розташування елементів.
Процес виглядає так:
- переходимо в «Проекти»;
- створюємо новий документ, де вводимо всю відповідну інформацію, яка буде використовуватися в проекті;
- після того, як інформація була вказана, у правому верхньому куті екрану клікаєм по вкладці «Діаграма Ганта». Завдання, які були виконані, пофарбовані в зелений колір, помаранчевим прострочені, синій колір буде свідчити про те, що завдання знаходяться в стадії виконання.
Де знайти шаблони
Далі будуть розглянуті способи, де користувачі можуть завантажити шаблони для побудови Діаграми Ганта в Excel.
Excel 2013
Шаблон з’явився в Microsoft Office 2013 під назвою «Планувальник». Мета його створення полягає в контролі за виконання поставлених завдань у відведений проміжок часу.
Він здатний вести моніторинг за такими параметрами: «Фактичний початок», «Планове початок», «Фактична тривалість», «Планова тривалість» і «готово».
Створення списку в Excel
Знайти шаблон можна наступним чином: відкриваємо «Файл», «Создать» і відшукуємо у списку «Планувальник проекту». Якщо він відсутній, завантажуємо його на офіційному сайті розробника.
Де завантажити шаблони
Далі будуть наведені огляди декількох шаблонів для побудови діаграми.
Шаблон №1
Шаблон представлений командою сайту Vertex42. Він має підтримку більшості офісних програм, таких як: Excel 2003, 2007, 2010 і 2013, OpenOffice Calc і Google Doc. Користувачеві досить ввести дані проекту і динамічний графік буде автоматично створений.
Шаблон №2
Безкоштовний шаблон для редакторів Microsoft Excel. З його допомогою можливо не тільки швидко побудувати відповідний графік, але і вибирати режим перегляду в залежності від періоду виконання поставлених завдань.
Шаблон №3
Редагований шаблон для Excel. Він розроблявся для здійснення контролю за виконанням завдань у різних сферах діяльності. При цьому необхідно відзначити, що він вже налаштований і для користувача це стане плюсом, так як потрібно ввести тільки числову та текстову інформацію.
Процес використання:
- у першу чергу потрібно перейменувати завдання. Клацаємо курсором по потрібної рядку і вписуємо значення;
- далі задаємо параметри початку та закінчення виконання завдань. Значення тривалості розраховуються автоматично.
Інші налаштування, як зміна кольору, форми ліній, меж, осередків задаються стандартно, з допомогою функціоналу MS Excel.
Діаграма Ганта онлайн
Побудувати діаграму можна не тільки за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, але і онлайн сервісів. Далі будуть детально розглянуті ресурси, де користувачі зможуть в пару кліків створити потрібний графік.
Smartsheet
Умовно-безкоштовний сервіс для створення графіків і діаграм. З допомогою Smartsheet користувачі можуть створити потрібну гістограму за кілька хвилин.
Процес виглядає наступним чином:
- після переходу на ресурс, користувачеві буде запропоновано реєстрація, шляхом введення адреси електронної пошти або автоматичного входу за допомогою Google-аккаунта;
- після цього відбудеться переадресація на сторінку редактора, де потрібно прийняти ліцензійну угоду;
- далі вибираємо з представленого списку потрібний проект, в нашому випадку «Список завдань»;
- далі заповнюємо свій робочий профіль;
- після цього вводимо відповідні значення у таблицю;
- вибираємо «Подання Ганта» і праворуч від таблиці відобразиться діаграма.
GanttPRO
Редактор є умовно-безкоштовною і являє собою робоче середовище для створення і управління різними проектами. У GanttPRO користувачу доступна можливість багатозадачності – створення декількох проектів і здійснення контролю за їх виконанням.
Після того, як користувач пройде реєстрацію на ресурсі, йому буде запропоновано пройти анкетування, де потрібно вказати дані компанії для вибору оптимального шаблону. Шаблон можна просто відредагувати або з нуля створити власний.
Comindware
Умовно-безкоштовна програма, призначена для управління бізнес проектами. З допомогою Comindware доступна можливість створення різних діаграм, які будуть відображати виконання поставлених завдань і відсоток їх готовності. Для доступу до безкоштовного пробного періоду знадобиться дозвіл менеджера. Для користувачів З розроблена корпоративна соціальна мережа. Варто зауважити, що програма підтримує можливість імпорту Excel і MS Project.
Google Таблиці
Google Таблиці – безкоштовний інструмент для роботи з таблицями і графіками. Але в даному офісному пакеті присутні деякі обмеження.
Побудова виглядає наступним чином:
- вносимо необхідні дані в таблицю. У перших трьох стовпах розміщуємо «Завдання», «Початок» і «Кінець»;
- пропускаємо один стовпець і у верхній частині розміщуємо дати проекту праворуч від таблиці;
- після виділяємо рядок між таблицею і розміщеними зверху датами, клікаєм ПКМ і відкриваємо «Умовне форматування»;
- переходимо до пункту «Форматування коміроку списку вибираємо «Ваша формула»;
- далі вводимо параметри початку і завершення проекту.
