Текстові дані, з якими користувач працює перебуваючи за монітором, спочатку зберігаються в числовому вигляді. Для їх перетворення застосовується кодування. В різних системах нумерації одним і тим же числом відповідають різні послідовності букв, цифр та інших символів.

Іноді користувач, що завантажив документ або відкрив веб-сторінку виявляє, що замість звичного тексту документ заповнений незрозумілими символами і «кракозябрами». Це означає, що документ збережено його автором у нерелевантної налаштувань користувача кодуванні. Щоб коректно прочитати документ, потрібно декодувати його одним з методів – використавши онлайн-сервіс, спеціальний додаток або помінявши налаштування в Word.

Варто зазначити, що стандарти в різних країнах не завжди ідентичні, і якщо російський користувач, застосовує в Word звичайну кириличну кодування, намагається відкрити документ створений, наприклад, жителем Південної Америки (і збережений у стандартному для його країни форматі), він не отримає потрібного відображення вмісту документа. Ряд кодувань підходить тільки для відображення символів певної мови.