При нинішньому темпі життя деколи не залишається часу навіть на те, щоб відповісти на особисту пошту. А пару разів на рік у кожного є відпустка, який хочеться провести з сім’єю і друзями, але, на жаль, не всі колеги і замовники поділяють радість відпочинку і продовжують писати 24/7. У даній статті ми розповімо про те, як створити автовідповідь в outlook.
Автовідповідь в outlook
Автовідповідь в Microsoft Оutlооk
В таких моментах вас виручить можливість створення автоматичної відповіді в Оutlооk, який самостійно зможе відповідати на отримані вами повідомлення. Це можливо завдяки заздалегідь підготовленим і збереженого повідомленням для шаблону. Далі ми покажемо, як підключити, виставити налаштування і відключити функцію автоматичного відповіді Оutlооk у версіях з 2016-го до 2007-ого року з профілем Exchange і без його використання.
Налаштовуємо функцію автовідповіді в Microsoft Outlook
Автоматичний відповідь у всіх версіях Outlook: активуємо функцію «Заступник» з обліковими профілем Exchange
Як правило, обліковий запис Exchange використовують на робочих ПК, а не на домашніх. Для того щоб дізнатися який акаунт у вас, подивіться унизу екрана рядок. Якщо там ви побачите напис «Підключено до MC Exchange», отже у вас однойменний корпоративний обліковий запис.
Так як при різних версіях програми Бавовна підключення автовідповідача трохи відрізняється, ми надамо вам інструкції для всіх версій окремо.
Цікаво! Версія програми Outlook завжди відповідає версії MC Office, яка встановлена на вашому ПК.
Версія 2О1О-2О16
- Коли ви зайдете в основне меню, потрібно клікнути по іконці «Створити повідомлення». У вас відкриється автоматичний режим підготовки макета, в якому створюється заготовлений відповідь.
У вкладці «Головна» натискаємо на іконку «Створити повідомлення»
- В вікно для тексту-шаблону введіть текст повідомлення, яке буде миттєво і без вашої участі надіслано у відповідь на всі отримані імейли.
В полі тексту-шаблону вводимо текстове повідомлення
- Коли все буде готово, перейдіть до вкладки «Файл» і натисніть на рядок «Зберегти як».
Переходимо до вкладки «Файл»
Натискаємо «Зберегти як»
- Файл, який ви зберігаєте, підпишіть, як вам подобається, після чого для нього слід вибрати дозвіл «Шаблон Бавовна» (*oft)».
Задаємо ім’я файлу з розширенням «oft», у полі «Тип файлу» вибираємо «Шаблон Outlook (*oft)»
- Записуємо елемент в пам’ять ПК, клацнувши по кнопці «Зберегти».
Натискаємо кнопку «Зберегти»
- Потім слід повернутися в головне вікно програми, відкрити закладку «Файл» і перейдіть в пункт «Керування оповіщеннями і правилами».
Переходимо до вкладки «Файл»
Переходимо в розділ «Керування оповіщеннями і правилами»
- У відкритому вікні клацніть по опції «Нове».
Вибираємо функцію «Нове правило»
- У вас на екрані з’явиться розділ «Почати з порожнього правила», але вам слід вибрати варіант зі словами «Застосування правила до отриманих мною повідомлень», клацніть «Далі».
Вибираємо варіант зі словами «Застосування правила до прийнятих мною повідомлень»
- У відкритому вікні виберіть умови, коли повинен спрацьовувати автовідповідач, натисніть «Далі».
Відзначаємо галочкою ті випадки, коли повинен спрацьовувати автовідповідач, натискаємо «Далі»
- У нас відкривається перший крок. Вибираємо «Відповісти, використовуючи вибраний шаблон».
Вибираємо «Відповідати, використовуючи вибраний шаблон», натискаємо «Далі»
- У другому блоці в розділі «Крок 2» натисніть на синю напис «Вказаний шаблон».
Клікаємо на синю напис «Вказаний шаблон»
- Натисніть на кнопку «Огляд», щоб вказати шлях до створеного раніше файлу, потім клацніть на кнопку «Відкрити».
Вказуємо шлях до створеного раніше шаблоном, натиснувши кнопку «Огляд», натискаємо «Відкрити»
- У вікні «Завершення налаштування правила» у першому блоці прописуємо назву для новоствореного правила, а в другому вибираємо «Активувати правило». Розділ «Крок 3» потрібен для того, щоб перевірити правильність вказаних даних.
Пишемо ім’я правила, ставимо галочку на пункт «Включити правило»
- Коли ви перевірите і будете точно впевнені, натискаємо «Готово». Створення автоматичного відповіді закінчено і функція активована. Вітаємо!
У блоці «Крок 3», перевіряємо дані, натискаємо «Готово»
Версія 2ОО7
- Відкрийте розділ «Файл», далі переходимо в «Створити» => «повідомлення».
Відкриваємо розділ «Файл», далі переходимо в «Створити», потім «Поштове повідомлення»
- Пишемо повідомлення, яке надалі буде приходити в якості відповіді всім вашим співрозмовникам.
Пишемо відповідь, який в подальшому буде приходити в якості відповіді всім співрозмовникам
- Тепер потрібно зберегти текст, скориставшись функцією «Зберегти як».
Натискаємо на значок програми, вибираємо «Зберегти як»
- Називаємо файл як завгодно, і задаємо для нього тип «Шаблон Бавовна (*oft)».
Називаємо файл як завгодно, вибираємо для нього формат «Шаблон Бавовна (oft)»
- Повертаємося до MC Outlook і вибираємо розділ «Сервіс».
Повертаємося до MC Outlook і вибираємо розділ «Сервіс»
- У ньому нам потрібна опція «Правила й оповіщення».
Натискаємо по функції «Правила й оповіщення»
- У відкритому вікні клацаємо по функції «Нове».
У вікні вибираємо функцію «Нове правило»
- Перед вами з’явиться розділ «Почати з порожнього правила», де вам потрібно клікнути по «Застосування правила до отриманим мною повідомленнями».
Вибираємо пункт «Застосування правила до отриманим мною повідомленнями», натискаємо «Далі»
- Відзначте умови, в яких повинен спрацювати автовідповідь.
Ставимо галочку на потрібний варіант, натискаємо «Далі»
- У першому блоці клацніть по опції «Відповісти, використовуючи зазначений шаблон».
Вибираємо функцію «Відповідати, використовуючи зазначений шаблон»
- У другому блоці натисніть на синю напис «Вказаний шаблон».
У другому блоці клікаєм на синю напис «Вказаний шаблон»
- Вказуємо місцезнаходження створеного раніше повідомлення.
Натискаємо на кнопку «Огляд», вибираємо шлях де зберігається шаблон повідомлення, натискаємо «Відкрити»
- У вас відкриється нове вікно «Завершення налаштування правила». У першому блоці вкажіть назву для новоствореного правила, а в другому поставте галочку біля «Включити правило». У третьому блоці ви перевіряєте інформацію на правильність вказаних даних.
Заповнюємо поле з назвою, натискаємо «Активувати правило»
- Залишилося натиснути на кнопку «Готово». Автовідповідь готовий і активований.
У блоці «Крок 3» перевіряємо інформацію, натискаємо «Готово»
Для тих, хто звик налаштовувати по відео, рекомендуємо переглянути дане відео.
Відео — Як включити автовідповідач у Microsoft Outlook 2007
Активуємо функцію «Заступник» без аккаунта Ехсһапде
Коли ви авторизувалися і не використовували обліковий запис Exchange, ви можете використовувати такі методи для створення автоматичної відповіді.
Версія 2О16-2О1О. Спосіб 1
- Відкриваємо меню вкладку «Файл».
Переходимо у вкладку «Файл»
- Вибираємо розділ «Відомості».
Вибираємо розділ «Відомості»
- Із запропонованих функцій вибираємо Автовідповідей.
Вибираємо функції Автовідповідей
- Включаємо функцію, при цьому зазначивши такий параметр, як «Відправляти автоматичний відповідь при відсутності».
Відзначаємо галочкою параметр «Відправляти відповідь про відсутність»
- Ще ви зможете встановити часовий проміжок, коли опція автоматичного відповіді повинна працювати, а можете прибрати галочку біля варіанту «Здійснювати відправку лише протягом подальшого періоду» і видалити всі тимчасові рамки.
Ставимо галочку на пункт «Відправляти тільки протягом наступного періоду», виставляємо параметри або знімаємо галочку з цього пункту і очищаємо всі поля
- Коли ви готуєте повідомлення для колег, вибираємо пункт «В межах організації», а для інших – «За межами організації (Вкл)». Далі вводимо текстове повідомлення для автоматичної відповіді. Все готово!
Вибираємо вкладку «В межах організації», вводимо текст повідомлення
Вибираємо вкладку «За межами організації (Вкл.)» вводимо текстові повідомлення, натискаємо «Готово»
Версія 2О16-2О1О. Спосіб 2
- Відкриваємо розділ «Файл» і натискаємо на автовідповідь.
Переходимо у вкладку «Файл»
Вибираємо функції Автовідповідей
- У вікні клацніть по опції «Отруюємо автовідповідей. Якщо потрібно, можете встановити певний інтервал часу. Далі натискаємо на «Правила».
Вибираємо функцію «Отруюємо автовідповіді», призначаємо інтервал, натискаємо на кнопку «Правила»
- На екрані з’явиться вікно з назвою «Правила автовідповіді», натискаємо на «Додати».
Натискаємо на «Додати»
- Потім необхідно проставити галочки навпроти таких пунктів, як «Надіслані особисто мені» і «Переслати». У полі «Кому» вибираємо адресата.
Ставимо галочки на пункти «Відправляти мені особисто», далі «Переслати», в полі «Кому» вибираємо адресат
- Після виконаних маніпуляцій і натискання на що підтверджує кнопку «ОК» у вас буде повідомлення про те, що ви не підключили автовідповідь.
- Клікніть по кнопці «Так», і тоді «Заступник» буде функціонувати без підключеного автовідповіді.
Натискаємо «Так»
Версія 2ОО7
- Відкриваємо розділ «Сервіс» в меню.
Відкриваємо розділ «Сервіс» в меню
- Знаходимо пункт «Заступник» і клацаємо по ньому.
Клацаємо за пунктом «Заступник»
- Включаємо функцію, при цьому зазначивши такий параметр, як «Відправляти автоматичний відповідь при відсутності».
Відзначаємо галочкою параметр «Відправляти відповідь про відсутність»
- Ви також зможете встановити часовий проміжок, коли опція автоматичного відповіді повинна працювати, а можете прибрати галочку біля варіанту «Здійснювати відправку лише протягом наступного періоду» та прибрати всі тимчасові рамки.
Ставимо галочку на пункт «Відправляти тільки протягом наступного періоду», виставляємо параметри або знімаємо галочку з цього пункту і очищаємо всі поля
- Коли ви готуєте повідомлення для колег, вибираємо розділ «В межах організації», а для інших – «За межами організації (Вкл)».
Вибираємо вкладку «В межах організації», вводимо текст повідомлення
- Пишемо текстове повідомлення для автоматичної відправки.
Вибираємо вкладку «За межами організації (Вкл.)» вводимо текстові повідомлення, натискаємо «Готово»
Відключаємо функцію автоматичної відповіді
Якщо відпала необхідність у використанні автоматичної відповіді, ви можете її відключити. Для цього є два способи відключення, вибір яких залежить від того, як ви її підключали – з обліковим записом Exchange чи ні.
В профілі з обліковим записом
- Відкриваємо в меню розділ «Файл».
Переходимо у вкладку «Файл»
- Переходимо до функції Керування оповіщеннями і правилами».
Натискаємо по функції «Правила й оповіщення»
- У відкритому вікні ви побачите всі правила створені вами раніше. З варіанту, який ви бажаєте вимкнути, достатньо лише прибрати паличку.
Прибираємо галочку з варіанту, який хочемо відключити, натискаємо «ОК»
В профілі без облікового запису
- Відкриваємо в меню розділ «Файл».
Відкриваємо в меню розділ «Файл»
- Клікаємо на розділ «Відомості».
Клікаємо на розділ «Відомості»
- Натискаємо на іконку «Автовідповідей.
Натискаємо на іконку «Автовідповіді»
- Клікаємо на перший рядок «Не відправляти автовідповідь». Потім підтвердіть дію, натиснувши «ОК».
Клікаємо на перший рядок «Не відправляти автовідповідь», далі підтверджуємо дію, натиснувши «ОК»
Заступник – чудова функція для ділових людей, яким необхідно бути на зв’язку навіть тоді, коли вони відсутні на робочому місці ніж потім переглядати величезну кількість імейлів. Відповідати автоматично набагато зручніше, ніж вручну.
Важливо! Відповідь буде надіслано користувачеві одноразово, а на інші повідомлення відповідати не зможе. Якщо ви запустіть Outlook, дані лічильника будуть обнулені.
Усунення неполадок: немає параметра «Автовідповідь»
Якщо ви намагалися виконати наведені вище кроки, але в меню не знаходили функцію автовідповіді, то найімовірніше, ви використовуєте обліковий запис Gmail, POP, Yahoo, IMAP або якусь іншу, у якої не підтримуються автовідповіді у Бавовна. У вас є можливість налаштувати відповідь на отримані повідомлення, але для цього програма повинна постійно функціонувати, тобто бути відкритим на вашому ПК.
