У більшості випадків набір даних у таблицях Excel виглядає однаково, і досить важко виявити загальну картину або закономірність. Але при використанні умовного форматування можна візуалізувати цифри в таблицях так, щоб вся інформація виглядала наочно.

Що таке умовне форматування

Умовне форматування в Excel 2003, 2007, 2010, 2013 – це інструмент, створений для візуалізації даних таблиці. Його зручно використовувати, щоб виділити певні цифри, які будуть відразу кидатися в очі. Також цей інструмент має набір умов, які вже вбудовані в програму. Крім цього, користувач може самостійно встановити параметри для візуалізації інформації Excel.

Як зробити умовне форматування

Щоб використовувати цей інструмент в Ексель, необхідно зробити наступне:

1. Кнопка для активації інструменту знаходиться на верхній панелі у вкладці стилів.

   

2. При кліці на стрілку з’явиться випадаюче меню, в якому можна вибрати вже існуючі функції або створити власну.

   

3. Для прикладу можна порівняти числові значення комірок з константою. Такий тип функції найбільш затребуваний і включений в пункт виділення значень. Необхідно ввести деякі числа в стовпець.

   

4. Для візуалізації потрібно виділити діапазон і використовувати його. Наприклад, можна вибрати умову «більше».

   

5. Відкриється вікно для введення параметра, за яким будуть відібрані числа. У цьому віконці необхідно вставити число, цифри більше якого будуть виділені кольором, його також можна задати.

   

Після чого потрібно клацнути на ОК і вікно закриється. Числа, які підходять під умову будуть виділені кольором.

Варіанти

До варіантів візуалізації відносяться наступні рішення:

• гістограми;

  

• колірна шкала;

  

• значки.

  

Створення правил

У програмі є певний набір умов, за яким можна виділяти числа:

1. Виділення (більше, менше, дорівнює, тим, що повторюється).

   

2. Відбір перших і останніх.

   

Крім цього, користувач може самостійно створити індивідуальні параметри і формули для виділення чисел. Це можна зробити через меню інструмента.

Закріплення рядків, стовпців і областей в Excel

При кліці на підпункт «Створити правило», з’явиться вікно, в якому можна вибрати один з типових варіантів.

А також у цьому вікні можна задати і інші функції, як, наприклад, стиль формату (знаки або колір) і відбір.

Правилами можна управляти через відповідну функцію. Його можна змінити на свій розсуд, скасувати або повністю видалити.

У вікні буде показано, яке правило застосоване до відповідних клітинок. Цікаво те, що, якщо задати суперечать один одному умови, буде використано тільки останнє.

У меню керування осередком у якої вже задано правило, його можна змінити, просто помінявши місцями вже наявні.

Форматування за значенням іншої клітинки

Для прикладу потрібно зробити так, щоб в таблиці курсу долара підсвічувалися ті значення, які менше попереднього. Для завдання виділення за даними іншого значення потрібно зробити наступне:

1. Виділити значення і задати правило «менше».
2. У віконці, що з’явилося, необхідно вставити посилання на попередню комірку, вибрати колір і натиснути на OK.

   

3. Потрібно знову виділити число з заданим умовою і перейти до його управління. Треба його змінити.

   

4. У вікні необхідно видалити знак долара.

   

5. Залишається тільки присвоїти функцію до всієї таблиці за допомогою інструменту «Формат за зразком».

   

Використання декількох правил

Можливо застосувати відразу кілька правил до одній клітинці. Для прикладу можна взяти таблицю з температурою. Для зручності необхідно застосувати таку умову, яке зафарбує числа з показником понад 10 в зелений, 20 – жовтий, 30 – червоний. Для цього потрібно зробити наступне:

1. Виділити таблицю і застосувати умову «Більше» і задати кожному значенню відповідні параметри. Тобто необхідно задати три параметра (10, 20 і 30 градусів). Але незважаючи на те, що було задано відразу три правила для всієї таблиці, значення будуть зафарбовані зеленим, оскільки з’являється суперечність, всі числа завжди будуть більше 10.

   

2. Потрібно клікнути по будь-якого числа і знову перейти до меню умовного форматування. Але на цей раз треба вибрати керування. З’явиться вікно з усіма раніше заданими параметрами. Їх треба поставити в спадаючому порядку і на перших двох поставити галочки «зупинити, якщо істина». Це дозволить не застосовувати їх, якщо перше вірно.

   

3. Залишається зберегти зміни та застосувати їх. Після цього таблиця забарвиться згідно трьом умовам.

   

Програма Excel: основи роботи з листами

Формат дати

Правило дати можна застосувати до тих клітинок, в яких відображено календарний день. Щоб застосувати умовне форматування необхідно просто виділити комірку і натиснути на інструмент, далі вибрати умова – дата.

Це відкриє вікно в якому можна вибрати день тижня (сьогодні, завтра, через 7 днів тощо) і колір заливки певної комірки.

Таким чином за допомогою цього інструменту можна виділити дати за певним правилом.

Видалення форматування

Якщо було застосовано правило, яке не підходить і його потрібно видалити або скасувати, необхідно виконати наступні дії:

1. Виділити клітинки з форматуванням.
2. Клацнути по кнопці умовного формування.
3. Вибрати видалення або з виділеної частини, або всього документа.

   

Крім цього, видалити форматування можливо через меню керування правилами.

Умовне форматування активно або не працює

Досить часто ця функція не працює з простої причини — в книзі стоїть заборона на зміни. Також можливий варіант, що документ доступний тільки для читання. Це можна вирішити шляхом створення нового документа і копіювання інформації, або пересохранением поточного зі зміною розширення.