Сортування в Excel – як відсортувати таблицю в Ексель за алфавітом або упорядкувати і розташувати числа за зростанням або спаданням

Часто при виконанні тієї або іншої роботи, яка пов’язана з таблицями, потрібно зробити акцент або виділити конкретний кусок інформації. Наприклад, в одному випадку, потрібно отримати кількість мешканців у будинку, в іншому – їх прізвища. Зазвичай заново переписувати дані не хочеться, тому розробники Excel включили безліч засобів для сортування даних, в залежності від побажань користувача та можливостей сортування в Excel вкрай багато.

Стандартна сортування

Відсортувати таблицю в Excel можна стандартно, процедура включає в себе 3 варіанти:

  • за алфавітом (від А до Я);
  • зростанню;
  • спаданням.

Це зручно при роботі з конкретними і великими блоками інформації. Наприклад, обсяги продажів або підрахунок доходів або витрат. Звичайно, в таблиці 4х4 користувач зможе швидко знайти потрібну цифру, але з розмірами 44х44 це зробити складніше – в цьому випадку і використовують сортування.

Зміна чисел або інших даних за зростанням або спаданням просте. В першу чергу слід визначити наявність в таблиці формул. Якщо вони є, то найкраще перенести дані на новий аркуш, щоб не збити налаштування осередків. Після завершення всіх підготовчих операцій потрібно виділити потрібну таблицю, і перейти в панель «Дані«. У цьому меню розташовано пункт «Сортування«.

При виборі цього меню відкриється список з параметрами даних, вибираємо конкретний стовпець для аналізу і варіант потрібної сортування – зростання чи спадання. Далі підтверджуємо дія, за результатами якого відобразиться таблиця з потрібними параметрами.

Дивіться також:  Як розпізнати текст з картинки у Word - кращі способи

Рада! Якщо в таблиці є формули, то необхідно поставити хрестик біля рядка «Мої дані містять заголовки«.

Впорядкувати текст за алфавітом можна так само, тільки слід вибрати відповідний параметр фільтра (у різних версіях Excel він підписаний по різному: A-Z або А-Я).

Excel — підготовка до друку та варіанти друку документа

Кілька осередків

Для сортування даних в Excel за кількома стовпцями або осередкам варто скористатися пунктом «Настроюваний список» і вибрати пункт меню «Додати рівень«. Тут слід вказати для кожного стовпця необхідний параметр редагування. Саме в такому випадку інформація в таблиці зміниться для кожного стовпця окремо.

В підменю можна створювати окремі рівні, і робити конкретну ієрархію по якій здійснюється редагування.

Також слід звернути увагу на формат чарунок, у яких знаходиться інформація, він повинен бути числовий.

За кольором

Форматування даних за датою або за кольором мало чим відрізняється один від одного. Потрібно виділити таблицю, зайти в меню «Сортування» і вибрати «Параметри«. У підрозділі слід вибрати параметрСортування за кольором«. Після цього у відповідному вікні потрібно виставити відтінок кольору з якого буде починатися сортування (тобто він буде знаходиться вгорі або внизу таблиці). Редактор після підтвердження дії видасть відредаговану таблицю, в якій вказаний колір буде розташований вгорі або внизу.

Дивіться також:  Формат DOCX, як відкрити - найкращі програми

Таким чином особливо важливі або критичні моменти можна позначати відповідним кольором, щоб надалі вивести їх на видне місце.

За датою

Для сортування за датою в Excel виділяємо потрібну таблицю, далі порядок дій стандартний – меню «Дані«, розділ «Сортування«. Стандартний функціонал в Excel дозволяє зробити таку роботу в один клік – потрібно вибрати «Сортувати від старих до нових» або ж на «від нових до старих«. Подібна функція автоматично відсортує всі дані, відповідно до встановленого параметру.

Часом трапляються збої, тому іноді потрібно виконати дію кілька разів. Для зручності є кнопка «Повторити повторно«, в ній закладено алгоритм повторення функції, яка була виконана до цього.

Робота зі зведеними таблицями в MS Excel

Важливо! Проблеми з вибором даного фільтра можуть бути обумовлені некоректним форматом клітинок. Наприклад, якщо дата буде введена простим числами у форматі 01.01.2011, без зазначення формату комірки «Дата».

Сортування рядків

У стандартній коригування даних у Excel спочатку виставлений параметр по стовпцях, але іноді потрібно змінити таблицю помінявши рядка.

Дивіться також:  Як поміняти мак-адресу компютера - детальна інформація

Проходимо стандартний шлях – «Дані» – «Сортування«. Вибираємо меню «Настроюється«, «Параметри«. Для перемикання варіанти сортування зі стовпців рядка слід перемістити галочку на «стовпці діапазону«.

Важливо! У цьому підпункті є два перемикача: «рядки діапазону» і «стовпці діапазону». На перший погляд потрібно вибрати перше, тому що там є слова рядка, але це не так. Слід вибрати другий пункт.

Таким чином можна відсортувати рядки.

Випадкова і динамічна сортування

Випадкове редагування проводиться за допомогою функції RAND. Воно підійде для випадкового форматування різних чисел. Для цього слід виділити потрібні числа, після чого ввести функцію =RAND(). В дужках вказати потрібний діапазон.

Динамічне редагування підійде для автоматичного оновлення таблички. Для цього в сусідній комірці ставимо курсор і вводимо =НАЙМЕНШИЙ(А:A;РЯДОК(А1)). В якості діапазону потрібно вибрати повний стовпець, а в якості коефіцієнта – РЯДОК з посиланням на початкове значення.

Не працює сортування в Excel

Найчастіше проблема полягає в форматі осередків. Дати не можна відформатувати, якщо вони знаходяться в клітинку «Рядок», і т. д. У випадку збою програми може допомогти – перезапуск Excel, перезавантаження комп’ютера або переустановка офісного пакету. Але найчастіше винне саме некоректне заповнення, неправильні налаштування або формат клітинки.