Функція проміжних підсумків в Excel використовується, якщо потрібно підрахувати результат або підсумувати окремі категорії. Тут важливо, щоб необхідні значення були складені як список або базу даних. Сама група формул для такої операції знаходиться в категорії «Структура», у вкладці «Дані».
Як обчислити проміжні підсумки
Щоб функція дала вірний результат, необхідно дотримуватися деяких правил:
- таблиця повинна виглядати як звичайний список;
- не повинно бути порожніх рядків або стовпців;
- у першій рядку потрібно вказати назву стовпців;
- повинні бути повторювані значення.
Розглянемо на прикладі. Потрібно підрахувати суму виручки певних груп продукції, візьмемо наступний список товару:
Спочатку потрібно виділити весь список продукції і відсортувати його в алфавітному порядку. Для цього існує спеціальний значок сортування. Однотипні назви повинні опинитися поруч.
Далі активувати будь-яку комірку (досить вибрати одне значення). Перейти у «Дані», зробити підрахунок проміжних результатів, використовуючи параметр «Структура».
У новому вікні потрібно вибрати функцію суми.
В результаті, можна буде побачити підсумовані підсумки кожної категорії товарів. Також з’являться нові можливості для цієї таблиці. У лівій частині програми висвітяться іконки «-» в розгорнутому вигляді і «+» у згорнутому. Залежно від дій будуть видні ті або інші результати роботи функції розрахунку проміжних підсумків.
Розгорнутий вигляд
Згорнутий вигляд
Також можна згорнути інформацію повністю і показати виключно загальний показник.
Використання формули для розрахунків
Такий метод зручно використовувати, якщо результати підрахунку бажано вивести в іншу комірку редактора, за кордон самої таблиці.
Після активації потрібної клітини, натиснути кнопку вставки функції. Вона називається Fx. Далі знайти функцію ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ.
У вікні аргументів слід вписати номер_функції:. Для прикладу використаємо 9-ту операцію – підсумовування. Також існують і інші номер функцій:
Способи повного видалення пакета Microsoft Office
Також, обов’язково потрібно вибрати інше поле, щоб не було помилок при видачі результатів.
Наступний крок – виділення значень. Тобто просто вибрати мишкою діапазон зі значеннями з однаковою назвою. І формула автоматично порахує проміжний показник, який з’являється в обраній комірці.
У прикладі наведено варіант складання формули проміжних підсумків для однієї категорії продукту. Для офіційної подачі документа або для зручності можна по черзі вибрати кожну групу товарів, а їх результат сформувати в іншу таблицю. Тоді буде чітко видно які показники має продукт. Відповідно при зміні основних показників автоматично будуть підводитися підсумки.
Розрахунок через зведену таблицю редактора
Щоб порахувати проміжні підсумки зведеної таблиці Ексель, слід вибрати потрібні дані у меню «Вставка» використовувати інструмент Таблиця. Потім — створення зведеної таблиці і виберіть потрібний варіант.
Редактор автоматично порахує і покаже всі результати. Для їх редагування слід двічі клікнути мишкою по полю продажів. У новому вікні змінити функцію. Відповідно зміниться назва поля і сама колонка з обчисленнями.
Після всіх дій, таблиця буде виглядати так, як показано на зображенні нижче.
Формування одночасно декількох результатів
Щоб показати кілька результатів підрахунку або, додатково, середнє значення продажів в одному файлі, потрібно дотримуватися наступної інструкції:
- За основу береться список з уже наявним розрахунком. Далі слід знову активувати будь-яку комірку з товаром і знову використовувати параметр «Структура». І знову вибрати функцію проміжних підсумків.
- Взяти будь-яку іншу функцію з операцій. Зверніть увагу, що потрібно обов’язково зняти позначку з пункту заміни поточних підсумків. Потім натиснути ОК.
- Після цих дій, можна буде побачити ряд значень проміжних підсумків за обраними категоріями, як наведено на зображенні нижче.
Типи посилань в Excel – як використовувати абсолютну, відносну і змішану адресацію
Як видалити проміжні підсумки
Іноді, для роботи і аналізу даних в інших напрямках подібні підсумки не потрібні, і їх слід прибрати. Дії, по суті, ті ж, що і при створенні розрахунків. Для початку потрібно вибрати всі клітини таблиці зі значеннями і знову звернутися до меню структури.
У вікні просто натиснути на клавішу «прибрати всі». Після цього таблиця прийме свій первісний вигляд.
