Підсумований облік часу роботи – це поняття, яке дуже часто зустрічається в практиці юристів-фахівців у сфері права. Розглянемо далі загальне поняття підсумованого обліку робочого часу і тонкощі, характерні для нього.

Загальне поняття

Спочатку варто відзначити, що російське законодавство дає чітке визначення розглядуваного поняття. Як зазначається у вмісті ТК РФ, підсумований облік робочого часу – це особливий вирахування періоду зайнятості працівників, при якому допускається відхилення тривалості того періоду, протягом якого проводиться виконання трудових обов’язків від тієї, що визначена для конкретної посади, за якою ведеться підведення суми оплати. Важливо відзначити, що при цьому нерідко відбувається погашення днів, в які проводилася переробка часу тими, коли спостерігалася недоробка.

Важливо зазначити, що законодавець визначає необхідність суворого дотримання нормальної тривалості часу, витраченого на виконання трудових обов’язків, яка сумарно за певний період не повинна перевищувати період, визначений законодавцем. Дане правило зазначено у змісті ст. 104 ТК. Що стосується обліку робочого часу при підсумованому обліку необхідно брати в розрахунок загальна кількість відпрацьованого часу не за тиждень, а за більш тривалий термін. В якості даного періоду може виступати квартал, рік або місяць. Важливо відзначити, що при підсумованому обліку робочого часу норма часу, встановлена для окремих категорій працівників може відрізнятися від звичних 40 годин на тиждень. Наприклад, для осіб, що перебувають у віці від 16 до 18 років, для тих, хто зайнятий на важких роботах або працюють у шкідливих умовах, а також для інвалідів I і II груп законом встановлена інша тимчасова тривалість в тиждень, від якої і варто відштовхуватися (24, 36 і 35 годин, відповідно).

Нормативне регулювання

Важливо відзначити, що всі тонкощі застосування підсумованого обліку часу, передбачені актами нормативного характеру, що діють на території РФ. Перелік таких визначає Трудовий кодекс, в якому дається поняття обліку робочого часу при підсумованому обліку, а також певні тонкощі оплати діяльності, її допустима тривалість. Зазначені особливості визначення такого режиму для конкретних посад.

Важливо відзначити, що, крім ТК РФ, підсумований облік робочого часу регулюється деякими актами локального типу, що мають нормативний характер, діють на певному підприємстві. До числа таких належать:

• акт про запровадження підсумованого обліку на певному підприємстві, який повинен бути наданий усім співробітникам для загального ознайомлення;
• трудовий договір, укладений з окремими співробітниками, в якому обов’язково повинні бути прописані відповідні умови.

Коли встановлюється і для чого

Важливо відзначити, що ті роботодавці, що встановлюють змінний графік для співробітників, істотно збільшують імовірність порушення законодавства. Пов’язано це насамперед з тим, що при даному режимі фактично відпрацьований людьми час в істотній мірі перевищує допустимий. У сформованій ситуації, щоб уникнути проблем з законом начальнику рекомендується документально оформити переробку, передбачену змістом ст. 99 ТК.

Зазначена стаття містить лише певний перелік тих професій і посад, щодо яких може бути передбачена можливість нарахування надбавок за переробку. Однак на ділі вчинити щодо тих, чиї посади не включені у вказаний вичерпний перелік? В даній ситуації, щоб уникнути проблем з законом співробітник повинен позначати в документальній формі щогодини переробки і визначити його як добровільний. Варто відзначити, що в розглянутій ситуації допускається не більше 4 годин понаднормової діяльності протягом кількох днів, а також не більше 120 годин протягом року.

Фахівці в галузі юриспруденції нерідко відзначають, що на ділі зазначений вихід зі сформованої ситуації є досить важким і передбачає певні незручності. Саме для уникнення таких складнощів нерідко рекомендується визначення переробки при підсумованому обліку робочого часу.

За загальними правилами, розглянутий режим часу роботи може бути введений як на підприємстві, так і щодо певних посад. Принцип дії такого режиму полягає в тому, що загальна кількість годин допустимої переробки може бути визначено на цілий рік і витрачено за окремим розсуд в залежності від завантаженості. Додатковою зручністю вважається і те, що при встановленні розглянутого режиму не вимагається документальне оформлення переробки часу для окремих співробітників, адже облік ведеться не по окремим дням, а сумарно за весь розрахунковий час.

Як вибирається обліковий період

Як показує практика, працівники відділів кадрового забезпечення на різних підприємствах, як правило, діють однаково: спочатку вони займаються складанням загального робочого графіка, а потім виділяють певний період, який в подальшому буде розглядатися в якості облікового.

Після позначення загального графіка випливає вивчення тих місяців, за які загальний період переробки не перевищує допустимий законом (той, який розраховується при 40-годинному тижні). Звідси робиться висновок щодо визначення деяких місяців в якості облікових.

Важливо відзначити, що обліковий період також визначається змістом укладеного колективного договору, чинного в конкретній компанії. У відповідності з вимогами, поданими трудовим законом, тривалість часу може рівноцінно змінюватись як в меншу, так і в більшу сторону, але на ділі загальна кількість відпрацьованих годин не може перевищувати дозволене час.

Як складається графік

При вивченні даного опитування неодмінно слід приділити увагу тому, як складається графік обліку робочого часу при підсумованому обліку, з яких, згідно з правилами, повинен бути ознайомлений кожен працівник. Важливо відзначити, що законодавець не встановлює чітких строків, протягом яких має бути здійснено ознайомлення, але на ділі він зобов’язаний перебувати у межах норми.

На підставі положень, закріплених Трудовим кодексом, готовий документ (графік) повинен бути представлений як в електронній формі, так і на паперовому носії. Більш того, він неодмінно повинен бути підписаний керівником і закріплений у наказовому порядку.

Чого варто дотримуватися при складанні графіка обліку робочого часу при підсумованому обліку? Законодавством визначений певний перелік вимог та умов, у рядку яких варто виділити наступні:

• сумарна кількість годин, призначених для відпочинку працівника, повинно бути не менше 48;
• виключення можливості попадання декількох змін підряд;
• прийняття до уваги щорічної відпустки, загальна тривалість якого має становити не менше 28 днів;
• обов’язковість встановлення робочого перерви, тривалість якого може досягати двох годин, але не менше півгодини.

Оплата

Важливим питанням, яке хвилює багатьох юристів-початківців, є особливість розрахунку заробітної плати, що підлягає як виплати працівникові.

Важливо відзначити, що норма трудового часу може бути визначена виходячи з тривалості загального періоду (максимально до року). При цьому загальний коефіцієнт часу за аналізований період не повинен перевищувати того, що припустимо законом. Більш того, на підставі ст. 91 Трудового кодексу РФ для окремих категорій працівників така норма може бути визначена в індивідуальному порядку.

У тому випадку, якщо для співробітника була встановлена система оплати праці по окладу, то розрахунок оплати повинен проводитись за певною системою. Вона передбачає прирівнювання кількості відпрацьованих годин до нормативного, але при наявності фактичної переробки підлеглому належить доплата. Якщо ж спостерігається недоробка при підсумованому обліку робочого часу, то в такій ситуації розрахунок проводиться виходячи з погодинної ставки, визначеної тарифом. В даній ситуації будь-якому бажаючому дізнатися свою ставку за годину можна звернутися в бухгалтерію підприємства.

Практика показує, що при використанні підсумованого обліку виплата зарплати відбувається на підставі тарифної ставки. Її розрахунок здійснюється за досить простою формулою, що передбачає множення суми ставки на загальну суму відпрацьованих годин.

Як відбувається оплата нічних змін при розглянутому виді обліку робочого часу? У даній ситуації важливо розуміти, що в процесі нарахування заробітної плати працівнику має бути присуджена доплата за всі відпрацьовані періоди. В тому числі і з 22:00 до 06:00. Законодавець зазначає, що сума такої може бути визначена окремо для кожної категорії працівників. Так, наприклад, для медиків така доплата встановлена в розмірі 50%, а при підсумованому обліку робочого часу сторожі мають право на отримання заробітної плати, розмір якої буде на 40% більше того, що встановлений за денною годину.

Деякі професії через своїх особливостей вимагають встановлення підсумованого обліку часу, зайнятого трудовою діяльністю. Нерідко така практика спостерігається при веденні підсумованого обліку робочого часу водіїв. Пов’язано це насамперед з тим, що зазначена професія нерідко вимагає виходу в нічний час, що особливо характерно для далекобійників.

Практика показує, що проведення розрахунку суми оплати при підсумованому обліку робочого часу у святкові та вихідні дні на ділі відбувається досить складно. Адже, як правило, такі дні відразу не позначаються в складеному графіку. Що стосується правил обчислення, то відповідно до норм Трудового кодексу РФ, за роботу в зазначені дні повинна бути виплачена сума вдвічі більша за ту, що встановлена по зазначеному тарифу.

Як бути у випадку переробки при підсумованому обліку робочого часу? Якщо спостерігається перевищення дозволеного числа годин, установленого відповідно до положень МК, то вони повинні бути оформлені у вигляді переробки. Варто відзначити, що законодавець допускає її на період не більше 120 годин на рік для кожного окремого співробітника підприємства. Будь-який керівник повинен пам’ятати про те, що в разі порушення встановленого правила він буде підданий відповідальності (адміністративної чи кримінальної). Що стосується суми доплати, то за перші 2 перероблені години покладається нарахування заробітної плати в полуторному розмірі від встановленої ставки, а за всі наступні – в подвійному.

Як бути при оплаті понаднормових при підсумованому обліку робочого часу? Фахівці в галузі юриспруденції досить часто відзначають те, що при оплаті такого розрахунок береться виходячи з подвійної погодинної ставки за весь той час, який було позначено як понаднормового. Важливо відзначити, що процедура підрахунку суми оплати за понаднормово відпрацьовані години при підсумованому обліку проводиться в самому кінці звітного періоду. Всім керівникам варто звернути свою увагу на те, що законодавчо суворо забороняє компенсувати години праці, віднесені до категорії понаднормових, шляхом надання відгулів. Також варто відзначити, що в процесі ведення підрахунку суми виплати за понаднормові роботи, виконані в святкові дні (або у вихідні), ця діяльність не враховується. Так як даний час за фактом так і оплачується у подвійному розмірі.

Як розраховуються відпускні при підсумованому обліку

Для того щоб зробити правильний розрахунок відпускних виплат за умови ведення підсумованого обліку часу роботи, може бути використана лише схема, представлена нижче.

Для підрахунку відпускних необхідно виділити суму середнього заробітку, встановленого за годину і помножити його на середню тривалість відпрацьованого на тиждень часу. Після цього число, отримане в результаті обчислень, треба помножити на загальну кількість днів, протягом яких людина буде перебувати на заслуженому відпочинку.

Особливості заповнення табеля обліку часу

Нескладно здогадатися про те, що процес ведення діловодства в бухгалтерії у справах працівників, працюючих на умовах підсумованого обліку часу, зайнятий трудовою діяльністю.

У першу чергу варто відзначити те, що процедура заповнення табеля нічим не відрізняється від тієї, що встановлена для трудящих у рамках класичного режиму підрахунку. У його графах повинні бути відображені всі виходи працівника, а також ті дні, коли з якихось причин він був відсутній на робочому місці (із зазначенням таких) і, звичайно ж, планові вихідні.

Важливо розуміти, що саме на підставі даних, представлених в табелі обліку робочого часу, буде провадитися оплата фактичного праці особи, а також нарахування йому законних надбавок.

Нюанси введення сумарного обліку

Важливо відзначити, що процедура введення підсумованого обліку робочого часу та норми часу при ньому, має певні нюанси і тонкощі, на які нерідко звертають увагу роботодавців фахівці-юристи у сфері трудового законодавства. Розглянемо далі деякі з них.

Першим і особливо важливим нюансом є необхідність дотримання визначеної законом сумарної норми часу тієї, що позначена для певного робочого періоду. Для цього при виробленні такого графіка треба строго визначати загальне число штатних одиниць, щоб у кінцевому підсумку у працівників не було перевищення норми.

Як показує практика, використання підсумованого обліку часу на підприємстві не тягне за собою будь-яких особливих труднощів. Єдиним серйозним недоліком режиму вважається наявність труднощів, що виникають при виклик працівника для виконання обов’язків у святкові дні.

На більшості сучасних підприємств використовується змінний графік. Головною особливістю є те, що в процесі його створення співробітникові відділу кадрового забезпечення треба враховувати ковзні вихідні, позначені для працівників. Фактично відпрацьований працівником час неодмінно має бути зазначено в табелі обліку робочого часу, який ведеться на кожного трудящого і є основним документом, за даними якого відбувається нарахування плати. При встановленні змінного графіка в ньому відбувається облік часу для кожної зміни окремо.

Що робити, якщо період відпрацьований не повністю?

Ситуація може розвиватися по-різному, в залежності від тих причин, в результаті яких вона виникла.

Так, якщо недоробка виникла з вини керівника, то оплата повинна бути виплачена йому в повному обсязі. Зовсім по-іншому ситуація може розвиватися, якщо недолік норми виникає з вини робітника. Розглянемо її більш детально.

Якщо працівник перебував на лікарняному, у результаті чого було встановлено недостатню кількість робочих годин, оплата буде проводитися, виходячи із загальної кількості годин, фактично відпрацьованих ним. Тільки після цього може бути проведений розрахунок посібники, покладеного по тимчасовій непрацездатності за всі дні, пропущені через хворобу.

Недоробка певної кількості годин може спостерігатися і через перебування працівника у відрядженні. В даному випадку для нарахування плати може бути використана як погодинна, так і окладна ставка, в залежності від того, яка з них є більш вигідною для роботодавця. Як показує практика, частіше всього для проведення розрахунку самих відрядних виплат проводиться множення середньої оплати, встановленої за годину ведення працівником трудової діяльності на загальну кількість годин, протягом яких він перебував у відрядженні.