Дебіторська заборгованість — це… Визначення, функції, особливості та вимоги

Сьогодні слід вміти розрізняти поняття дебіторської та кредиторської заборгованості. Перший термін необхідно розглядати як борги контрагентів – грошові кошти, які ще не повернуті – перед організацією. Доцільно розібрати всі аспекти даної теми в деталях.

Поняття

Дебіторська заборгованість – це борги контрагентів перед тією або іншою структурою. Іншими словами, це ті кошти, які повинні вашої компанії. Слід зазначити, що дебіторка є активом, так як після погашення заборгованості контрагентом структура може розпоряджатися грошовими коштами на свій розсуд. Дебіторська заборгованість – це актив, до складу якого входять не тільки гроші, але і інші зобов’язання. Наприклад, постачальник зобов’язується передати компанії товарну продукцію або здійснити певну послугу на її користь. Дебіторка є елементом структури використовуваного капіталу, який полягає у:

  • Валютних коштах.
  • Запаси матеріально-виробничого характеру.
  • Неповному виготовленні.
  • Витрати майбутніх періодів.

Освіта дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість – це актив, основною причиною виникнення якого виступають різні дати виконання своїх зобов’язань організаціями, зазначеними у договорі. Наприклад, постачальникові вже відвантажили товарний продукт, однак покупець до того часу не встиг перерахувати грошові кошти. Наявність боргу є невід’ємним моментом бізнесу. Саме тому в будь-якій компанії доцільно налагодити систему управління дебіторською заборгованістю. Природно, всі бажають працювати на умовах передоплати або отримувати грошові кошти при відвантаженні, однак у практичній діяльності це трапляється вкрай рідко. Так, постачальники надають комерційний кредит, іншими словами, відстрочку платежу. Цьому є свої пояснення.

По-перше, далеко не всі клієнти згодні співпрацювати з передоплатою. Щоб не втратити частину ринку збуту, постачальники готові надавати відстрочку у відповідності з обумовленими умовами. Аналіз дебіторської заборгованості в загальному плані передбачає те, що відстрочка платежу є вигідним для обох сторін інструментом. Покупець отримує можливість використання чужого оборотного капіталу, а постачальник може збільшити число споживачів своєї продукції, розширити ринок збуту.

Варто відзначити, що зростання обсягу продажів так чи інакше нерозривно пов’язаний із зростанням дебіторки. Саме тому при проведенні будь компанією аналізу дебіторської заборгованості доцільно виявлення причин зростання числа боргів. Важливо знати, що істотна частка даного показника в активах організації є незадовільним знаком. Чим більше значення дебіторки, тим про більш ризикованою сумі неповернення грошових коштів і фінансових втрат йде мова. На жаль, сьогодні багато компаній стикаються з ситуаціями, пов’язаними з простроченою дебіторською заборгованістю.

Необхідно враховувати, що дебіторами структури можуть виступати як фізичні особи, так і контрагенти інших рівнів. Серед них покупці, постачальники, податкові служби співробітники і так далі. Доцільно навести кілька показових прикладів виникнення простроченої дебіторської заборгованості. Компанія відвантажила аванс покупцю, однак останній не перерахував оплату у встановлені терміни. Організація перевела передоплату продавцеві, який не поставив продукт вчасно. Таких прикладів може бути дуже багато, однак перейдемо до характерних особливостей щодо списання дебіторської заборгованості.

Відмінні риси дебіторки

Дебіторську заборгованість можна охарактеризувати наступними пунктами:

  • З’являється через надмірно сплачених податків, невиконання умовних обіцянок, виданих різних валютних сум, пені, стягнутих зборів.
  • Виникає, якщо неплатник структури ні за яких обставин не бажає або не має можливості виплачувати борг. У такому випадку термін давності дебіторської заборгованості найчастіше перевищений, тож нерідко вирішальну роль відіграє звертання до адвоката або іншому професіоналові даної сфери.
  • Характеризує абстрагування грошових коштів.
  • Має відношення до зворотних активів компанії за межами підпорядкованості з часу її закриття.

Що ж ще потрібно знати про дебіторки?

Дебіторська заборгованість – це актив, який зовні визначає:

  • Сукупність зобов’язань, що виникають як результат економічних (господарських) відносин.
  • Рахунки, які придатні до отримання у взаємозв’язку з поставками в кредит або оплатою на умовах розстрочки.

Необхідно зазначити, що найважливішими критеріями забезпечення сталого та достовірного економічного стану структури є наступні складові:

  • Грамотне управління дебіторською заборгованістю. Іншими словами, мова йде про доречному її стягнення у тому числі. Якщо борг не погашено за певний відрізок часу, доцільний його переведення в ранг зобов’язань підозрілого характеру, згідно з якими здійснюється формування запасів в цілях отримання задовільного результату після інвентаризації. У відповідності з даним положенням виділяється проводка дебіторської заборгованості 82 «Резерви згідно малоймовірним боргами».
  • Відокремлений вага дебіторки простроченого характеру. Так, якщо сукупна сума грошових коштів, що належать до простроченному боргу, збільшується, то її відокремлений вага зменшується.

Функціонал

В даний час прийнято виділяти такі функції дебіторської заборгованості:

  • Визначення і подальше досягнення адміністративних і економічних цілей, у тому числі стратегічного значення.
  • Мотивація співробітників, які беруть участь у процесі управління заборгованістю.
  • Контрольна функція.
  • Аналіз результатів.

Учасники дебіторки

Варто відзначити, що дебіторською заборгованістю керують різні структурні підрозділи та посадові особи. Серед них:

  • Виконавчий апарат (основне керівництво та директора нижчестоящого ланки).
  • Відділ продажів і комерційний філія (керівник відділу продажів, клерки).
  • Фінансовий відділ, що здійснює облік дебіторської заборгованості (фінансовий директор, менеджер).
  • Юридична служба.
  • Відділ безпеки.

Стягнення дебіторської заборгованості

Найчастіше термін дебіторської заборгованості перевищується. Тоді доцільно приймати певні заходи. Важливо відзначити, що вирішення спорів, пов’язаних з погашенням (стягненням) заборгованості, можна класифікувати на претензійну (досудове) та судовий. При списанні дебіторської заборгованості з терміном компанія повинна документально довести безнадія щодо вирішення даного питання. Серед підтверджують паперів ефективними можуть бути такі:

  • Визначення судових органів щодо завершення конкурсного виробництва і ліквідації структури-боржника.
  • Рішення судових органів або повідомлення комісії з ліквідації про те, що вимоги дебітора не будуть задоволені через майнової недостатності ліквідованої компанії.
  • Акс виконавця судових органів влади про неможливість стягнути борг з компанії-боржника.
  • Виписка з ЄДР, яка підтверджує ліквідацію фірми-боржника.
  • Інші документи, які можуть застосовуватися у разі минулого терміну давності дебіторської заборгованості.

Важливо доповнити, що після списання боргу дебітор повинен зберігати підтверджуючу документацію.

Види дебіторки

Далі доцільно розглянути існуючі на сьогоднішній день різновиди дебіторської заборгованості. Борги структури можна класифікувати у відповідності з різними підставами. Наприклад, для бухгалтерського обліку особливу важливість відіграють терміни погашення заборгованості. Саме тому дебіторка ділиться на два різновиди в залежності від періоду погашення:

  • Довгострокова заборгованість. Важливо відзначити, що погашення таких боргів очікується, як правило, більш ніж через рік після того, як сторони уклали відповідний договір.
  • Короткострокова заборгованість. Надходження грошових коштів за цими боргами структура очікує менш ніж через рік після оформлення договору. Необхідно доповнити, що друга назва такий дебіторки – поточна.

Коли період погашення боргу, який спочатку був довгостроковим, стає менше дванадцяти місяців, заборгованість переходить в другу категорію. Крім цього, прийнято виділяти два різновиди дебіторської заборгованості в залежності від надходження виплат:

  • Термінова заборгованість. В даному випадку період погашення в відповідності з договірними зобов’язаннями ще не настав. Друга назва такого боргу – нормальний.
  • Прострочена заборгованість. Тут мова йде про зобов’язання, які контрагентами не виконані у встановлений термін. Варто доповнити, що дата платежу в будь-якому випадку встановлюється у договорі. Прострочена заборгованість класифікується на безнадійну і сумнівну. Остання передбачає наявність боргу, який з високим рівнем ймовірності не буде погашений контрагентом частково або повністю. Необхідно доповнити, що борг перетворюється в сумнівний не тільки при простроченні платежу з боку контрагента. Ще однією досить поширеною на сьогоднішній день причиною є інформація, що надійшла зі ЗМІ або інших джерел, щодо фінансових труднощів відповідної структури. Саме тому за боргами сумнівного типу в податковому та бухгалтерському обліку, як правило, формуються резерви. Безнадійною заборгованість стає тоді, коли стягнення грошових коштів виявляється нереальним. Тут може відігравати визначальну роль одна з двох причин. По-перше, закінчення строку позовної давності. Важливо зауважити, що обчислювати цей період доцільно з дати, коли компанія дізналася про порушення власних прав. Приміром, якщо згідно з договором покупець повинен оплатити товарну продукцію не пізніше 1 листопада, то прострочення починається з наступного дня. Другий приклад припускає, що в договорі позики не виявлено терміни повернення коштів. Тоді кредитор має повне право вимагати повернення, а покупець зобов’язується повернути грошові кошти протягом тридцяти календарних днів. По-друге, зобов’язання в даному випадку вважається припиненим через неможливість його втілення. Наприклад, контрагент виключений з ЕГРЮЛ, а пристави оформили постанову щодо неможливості стягнення заборгованості.

Необхідно доповнити, що правило, пов’язане з виключенням із державного реєстру, поширюється виключно на юридичних осіб. Таким чином, ІП навіть після зняття з обліку не припиняє нести відповідальність за власними боргами всім майном, яке йому належить, згідно зі статтею 24 ГК РФ.

Контроль дебіторської заборгованості

Важливо відзначити, що до управління заборгованістю гранично необхідний грамотний підхід. Деякі керівники чітким чином формують бізнес-процеси, що відносяться до надання відстрочки платежу контрагентам, інші – пускають питання на самоплив. Однак якщо компанія не приділяє належної уваги діяльності, пов’язаної з дебіторською заборгованістю, найчастіше її чекає неприємний підсумок.

Дебіторка є складовою оборотного капіталу. Вона характеризує відволікання коштів з обороту компанії і застосування їх дебіторами. Якщо розглянути питання з юридичної точки зору, під заборгованістю слід розуміти права майнової природи, які являють собою об’єкт цивільних прав у відповідності зі статтею 128 чинного на території РФ цивільного законодавства. Так, вимоги фірми до контрагентів, які своєчасним чином не сплатили товарну продукцію, надані послуги або реалізовані роботи, є стандартними і найбільш поширеними прикладами дебіторки.

Що буде, якщо не управляти дебіторською заборгованістю?

В даний час на території Російської Федерації безліч компаній нехтує контролем дебіторської заборгованості. Як правило, це призводить до наступних наслідків:

  • Втрата грошей. Дана проблема обумовлена наявністю фірм-одинаків, які одержали відстрочку платежу без будь-яких логічних обгрунтувань, однак не повернули борг.
  • Втрата стійкості у фінансовому плані. У разі непогашення дебіторської заборгованості компанії нічим оплачувати свої витрати обов’язкового характеру, куди входять податки, зарплата персоналу і так далі.
  • Низька ефективність використання ресурсів організації. Повертають борги компанії зазвичай багато працівників: директор, менеджери, юристи. Так чи інакше на це йде час, який можна застосувати більш ефективно, наприклад, на розвиток нових проектів. Крім цього, не варто забувати про судові витрати в разі стягнення боргів, які можуть становити досить значні суми грошових коштів.
  • Погіршення або втрата ділової репутації. У бізнесі важливу роль грають практично всі аспекти, однак відносин з клієнтами і репутації доцільно приділити пильну увагу. Якщо фірма відвантажила товарний продукт одному клієнту, значить, він не дістався іншому (або дістався, однак набагато пізніше). Результатом в даному випадку є погіршення відносин з покупцями.
  • Втрата переваг конкурентного плану. Дебіторська заборгованість так чи інакше вважається замороженими грошовими коштами. Причому вони можуть бути як власними, так і позиковими. Однак у будь-якому випадку з’являються витрати додаткового характеру, що не є «добре» для компанії.

За допомогою ретельного аналізу можна виявити і наявність інших проблем. Щоб їх уникнути, досить грамотно вибудувати процес управління дебіторською заборгованістю в компанії. Лише так вдасться виключити додаткове навантаження на бізнес і забезпечити його процвітання в деякому плані.