Бухгалтерський аутсорсинг: види, плюси і мінуси віддаленого ведення бухгалтерії

У будь-якій організації податковий облік залишається важливою частиною роботи всього підприємства. Ось чому багато компаній потребують професійних бухгалтерських послугах. Проте не кожна фірма здатна найняти такого співробітника в штат. В цьому випадку є послуга бухгалтерський аутсорсинг, переваги якого оцінили багато представників бізнесу. Можливо, вам теж варто опинитися в їх числі.

Що це?

Щоб прийняти рішення про доцільність укладення договору на бухгалтерський аутсорсинг, потрібно розуміти, що собою являє ця послуга. Адже тільки розібравшись в її переваги і недоліки, керівник може прийняти правильне рішення.

По суті, це часткова або повна передача бухгалтерських функцій сторонньої організації, яка буде займатися фінансовим і податковим обліком, готувати і відправляти звіти в компетентні органи.

Нерідко аутсорсинг бухгалтерського обліку плутають із запрошенням стороннього фахівця у власну компанію. Але це зовсім не так. Треба чітко розуміти різницю. Адже у випадку бухгалтерського аутсорсингу компанія, навпаки, передає частину власних функцій іншій організації за певну фінансову винагороду.

Актуальність

Кожному, хто веде бізнес, неодмінно потрібно вести облік всіх фінансових операцій. Як мінімум за прибуток доведеться звітувати перед податковою. Ось чому середні і великі компанії воліють наймати цілий штат власних бухгалтерів, чого не можна сказати про дрібних організаціях. Якщо кількість фінансових операцій невелика, економічно невигідно наймати профільного спеціаліста. Ось чому в цьому випадку актуальне аутсорсинг бухгалтерського обліку, що дозволяє економити на зарплаті штатного співробітника.

У Росії ринок цих послуг розвивається відносно недавно. На поточний момент в Москві діє близько півтори тисячі компаній, що пропонують бухгалтерський супровід, аутсорсинг та інші послуги. Це особливо зручно для середнього і дрібного бізнесу. Адже витрати у цьому випадку можуть бути нижчими, ніж на оплату найманого працівника.

Види бухгалтерського аутсорсингу

Пропозиції компаній, що надають цю послугу, можна умовно розділити на чотири типи. Який з них вибрати, кожна компанія приймає рішення самостійно, грунтуючись на фінансових можливостях, поставленої мети і прагнення передати бухгалтерію на віддалене ведення.

Консультування

Це бухгалтерський аутсорсинг в найпростішому його прояві. Компанії замовляють таку послугу в певних ситуаціях. До них відноситься перевірка штатних фахівців, а точніше якості виконуваної ними роботи.

Бухгалтерський аутсорсинг практикується в тих випадках, коли чекають складні завдання, у яких поточні співробітники не мають належного досвіду, а керівник хоче бути впевнений в бездоганній результаті роботи. Наприклад, це відноситься до операцій із зарубіжними партнерами.

Навіть якщо чинний бухгалтер в компанії справляється зі своєю діяльністю, періодичне консультування з боку більш досвідчених колег явно не буде зайвим. Адже в ситуації, коли податкове законодавство регулярно оновлюється, складно встежити за всіма нюансами.

Вибірковий аутсорсинг бухгалтерських послуг

У таких ситуаціях керівництво передає на віддалене обслуговування лише деяку частину всіх функцій. Наприклад, можливі такі варіанти.

  • Розрахунок оплати праці найманих працівників.
  • Складання звітності.
  • Підготовка податкової декларації і т. д.

Часткове ведення бухгалтерського обліку на аутсорсинг передають у тих випадках, коли керівництво не планує повністю втрачати контроль над фінансовим обліком.

Цей варіант також користується попитом серед тих, хто бажає звільнити штатних бухгалтерів від однотипної рутинної роботи або навіть скоротити деяких співробітників. Частково передаючи ведення бухгалтерського обліку на аутсорсинг, деякі функції компанія буде виконувати самостійно.

Повний аутсорсинг

У цій ситуації компанія-замовник всі функції покладає на віддаленого бухгалтера. Такий вид аутсорсингу дозволяє керівництву взагалі не наймати штатних бухгалтерів. Можливо, таким чином вдасться скоротити витрати на утримання співробітників.

Аутсорсинг від особи головного бухгалтера

Такий вид співпраці надає сторонньої організації право підпису. При цьому замовник повністю позбавляє себе від роботи з фінансовою документацією.

Однак такий аутсорсинг бухгалтерських послуг володіє істотним недоліком. Адже власник бізнесу в даному випадку майже повністю втрачає контроль над діями виконавця. Перш, ніж приймати таке рішення про віддаленому веденні бухгалтерії, потрібно ретельно все обдумати.

Особливості

Багато компаній воліють передати бухгалтерський аутсорсинг організації, яка візьме на себе функції фінансового і податкового обліку. Це дозволяє заощадити на організації робочих місць для співробітників. А також на великих податкових відрахуваннях, яких потребує кожен співробітник.

Компанії, що надають послугу бухгалтерського супроводу (аутсорсинг), мають у штаті чимала кількість різних фахівців. Всі вони володіють високою кваліфікацією. Це не тільки бухгалтери, а й менеджери, фахівці у сфері права, податкові експерти і т. д.

Бухгалтерський аутсорсинг (ведення податкової та фінансової звітності) настільки активно розвивається, що багато організацій з задоволенням переходять на віддалене обслуговування.

Завдяки інтернет-технологіям, всі дані можуть зберігатися на хмарному сервісі. Що це означає для користувачів? Керівник організації-замовника або іншої її співробітник в будь-який момент можуть переглядати бухгалтерську звітність. Це зручно і дозволяє контролювати діяльність аутсорсингової компанії у будь-який час.

Цікавий той факт, що при використанні хмарного сховища контролюючі органи не зможуть отримати інформацію, навіть якщо з якихось причин вирішать вилучити комп’ютери. Для когось ця особливість може виявитися важливою.

Плюси віддаленого ведення бухгалтерії

  • Скорочення витрат на штатних бухгалтерів. Адже кожному співробітнику потрібно окреме робоче місце. Попередньо його потрібно обладнати, закупивши стіл, комп’ютер та іншу оргтехніку, а також встановити набір необхідних для виконання бухгалтерських функцій програм. Крім цього, за кожного працівника потрібно робити істотні податкові відрахування. Це не тільки ПДФО, але і виплати в Пенсійний фонд наприклад. Аутсорсингова компанія вже має всю потрібну для виконання бухгалтерських функцій техніку, а оплата віддаленої бухгалтерії – це витрати, на який замовник може отримати відрахування ПДВ.
  • Якість. У компанії, що пропонує аутсорсингові послуги, всі бухгалтерські процеси вже налагоджені. Не потрібно витрачати час на підбір персоналу та його навчання. У компанії-аутсорсере працюють різні фахівці, не тільки бухгалтери. Тому виникають у процесі роботи питання вирішуються досить швидко. Виконана робота проходить внутрішню перевірку більш кваліфікованими співробітниками, перш ніж потрапляє до кінцевого замовника. Це дозволяє не турбуватися за результат.
  • Відповідальність. Всі аутсорсингові послуги надаються на підставі договору. Його умови потрібно уважно вивчити перед підписанням. Серед аутсорсингових компаній вважається нормальною практика нести відповідальність за втрату документів, допущені помилки і т. д. Тому виникли з його вини штрафи та інші витрати аутсорсер має покривати самостійно.
  • Конфіденційність. Укладений договір повинен включати пункт про нерозголошення інформації. Адже всі фінансові дані, які отримує спеціаліст, фактично становлять комерційну таємницю і не повинні розголошуватися і ставати доступні стороннім особам.

Мінуси віддаленого ведення бухгалтерії

На підставі перерахованих вище переваг може здатися, що аутсорсинг фінансового і податкового обліку – ідеальна послуга. Однак життя змушує тверезо дивитися на речі. Не варто випускати з виду можливі недоліки. Адже тільки зважене рішення приносить гідний результат. Отже, мінуси:

  • Недостатній контроль. На відміну від штатного співробітника, фахівці аутсорсингової бухгалтерської компанії не знаходяться в сусідньому кабінеті, тому спостерігати їх роботу у режимі онлайн проблематично. Однак при використанні інтернет-технологій цей недолік мінімізується, дозволяючи замовнику перевіряти документи з будь-якого пристрою, підключеного до Всесвітньої мережі.
  • Розголошення інформації. Навіть незважаючи на пункт про конфіденційність, завжди існує ризик його порушення. Фінансову інформацію теоретично можуть передати третім особам, а просто «злити». Не виключено, що за певну винагороду. Але потрібно розуміти, що в цьому випадку аутсорсеру доведеться нести відповідальність за таку недбалість, а великі компанії і зовсім не стануть займатися такою нісенітницею, ризикуючи власною репутацією, яка приносить значно більші доходи.
  • Незнання особливостей бізнесу. У кожній сфері є власні нюанси. Співробітник аутсорсингової компанії, навіть досконало володіє тонкощами бухгалтерського обліку, може не знати елементарних речей, пов’язаних з професійною діяльністю організації-замовника. Однак потрібно розуміти, що більша частина дій фінансово обліку універсальні, тому названий недолік не можна вважати істотним.
  • Низька якість. Є ймовірність стати клієнтом некомпетентних бухгалтерів, використовують недосконалі технології. Наприклад, зміни фінансового та податкового обліку потрібно відстежувати постійно. Якщо нехтувати цим рутинним дією, можна допустити помилки у веденні бухгалтерського обліку, що знижують якість послуг, що надаються аутсорсингової компанією.

Висновок

Кожному керівнику доводиться вирішувати питання про організації фінансового обліку у власній компанії. Вибирати доводиться між наймом штатного бухгалтера і аутсорсинговим супроводом. Перевага другого варіанта в скороченні витрат. Крім того, компанії пропонують клієнтам кілька варіантів обслуговування. Наприклад, це може бути повне або часткове бухгалтерський супровід. Від обраної послуги залежать подальші витрати.